11 Bestandteile eines Risikoregisters (mit Definition und Tipps) • BUOM

Ein Risikoregister ist ein Buch, das mögliche Gefahren aufzeichnet, die die Leistung und den Erfolg eines Projekts beeinträchtigen könnten. Projektmanager können diese Dokumente verwenden, um die Zukunft vorauszusehen, Eventualfälle zu planen, Teams erfolgreich zu halten und Haftungsrisiken in ihrem Unternehmen vorzubeugen. Wenn Sie Projektmanager, Teamleiter oder anderer Unternehmensleiter sind, kann es hilfreich sein, sich mit der Funktionsweise des Risikoprotokolls vertraut zu machen. In diesem Artikel besprechen wir die Definition eines Risikoregisters, untersuchen seine Komponenten und geben Tipps für die Implementierung und Verwendung in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein Risikoregister?

Ein Risikoregister, auch Risikoprotokoll genannt, ist ein Dokument, in dem Fachleute potenzielle Risiken aufzeichnen und planen, darauf zu reagieren. Dieses Tool hilft den am Projektmanagement Beteiligten, Risiken zu verwalten und für die Zukunft zu planen, und unterstützt so den finanziellen Erfolg ihres Unternehmens. Durch die Vorbereitung auf die potenziellen Auswirkungen von Risiken können diese Auswirkungen abgemildert oder ganz verhindert werden. Es kann auch die Anpassungsfähigkeit des Teams optimieren und seine Fähigkeit zur Bewältigung von Herausforderungen verbessern.

Bestandteile eines Risikoregisters

Die Bestandteile eines Risikoregisters sind die Elemente, die der Projektmanager für jeden Eintrag erfasst. Risikoregister können folgende Informationen in tabellarischer Form enthalten:

1. Risikoidentifikationsnummer

Der erste Schritt zum Ausfüllen des Risikoregisters ist die Erfassung der Risikoidentifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um eine Zahl, die ein Risiko einer bestimmten Kategorie zuordnet und einem Unternehmen dabei hilft, den Überblick über verschiedene Einträge und Reaktionen zu behalten. Abhängig von der Größe des Projekts und der Unternehmensstruktur kann es sich dabei um ein einfaches Zahlensystem oder einen alphanumerischen Code handeln. Die Nummer hilft Lesern, Risiken beim Scannen einer Zeitschrift schnell zu erkennen.

2. Datum der Einreise

Beim Ausfüllen von Unternehmensformularen ist es wichtig, das Datum der Eintragung zu erfassen. Dies wird zukünftigen Lesern helfen, den zeitlichen Ablauf der Projektrisiken und die Fortschritte bei der Reaktion darauf zu verstehen. Es hilft dem Projektmanager auch dabei, den Überblick über die Aufzeichnungen zu behalten und eine zeitnahe Risikoberichterstattung sicherzustellen. Das Risikomanagement ist ein wichtiger Schritt am Anfang, in der Mitte und am Ende des Projektmanagements.

3. Beschreibung des Risikos

Einer der wichtigsten Teile eines Risikoregisters ist der Abschnitt mit der Risikobeschreibung, in dem die Ersteller die Art des Risikos erläutern, auf das sie sich beziehen. Dabei kann es sich um alle mit dem Projekt verbundenen Risiken handeln, darunter Kosten, Verbrauchermärkte, Qualität von Produkten oder Dienstleistungen, Leistung oder Technologie. Risiken sind häufig die Folgen des Scheiterns von Projekten, wie z. B. der Verlust von Geld, Ressourcen, Zeit und Aufwand. Die Berechnung des ROI und die Durchführung von Risikoanalysen können Projektmanagern dabei helfen, eine gute Vorstellung davon zu bekommen, wie realisierbar ein Projekt für das Unternehmen ist.

Hier finden Sie eine Vorlage und ein Beispiel für eine Risikobeschreibung:

(Projektaktivität) hat Potenzial (Risiko). Dies liegt daran (Risikogrund).

Die Installation eines neuen HR-Systems kann für die Mitarbeiter störend sein. Dies liegt daran, dass die Installation einige Zeit in Anspruch nehmen kann und die Mitarbeiter möglicherweise nicht verstehen, wie sie mit der neuen Software umgehen sollen.

4. Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos

Nachdem Sie Ihr Risiko beschrieben haben, können Sie ihm auch eine Wahrscheinlichkeitsbewertung zuweisen. Dies kann eine numerische Skala von eins bis fünf, eins bis 10 oder eins bis 100 oder eine Skala wie niedrig, mittel und hoch sein. Die Wahrscheinlichkeit kann je nach den Fähigkeiten und Ressourcen Ihres Teams und Unternehmens variieren. Beispielsweise kann ein großes Unternehmen mit mehr Kapital und Erfahrung Risiken leichter vorbeugen. Im Gegensatz dazu kann ein Startup neuer sein und weniger Erfahrung mit einem bestimmten Projekttyp haben, was bedeutet, dass es über mehr Lernerfahrung verfügt.

5. Mögliche Auswirkungen des Risikos

Die Beschreibung der potenziellen Auswirkungen eines Risikos ist ein wichtiger Bestandteil des Risikoregisters, da es Aufschluss darüber gibt, wie ein Unternehmen darauf reagieren kann. Mögliche Konsequenzen wirken sich oft auf die Finanzen oder die Leistung eines Unternehmens aus, können aber auch Auswirkungen auf Mitarbeiter, Kunden, Investoren und andere Stakeholder haben. Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen und holen Sie Feedback ein, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was Sie in diesem Abschnitt schreiben sollten.

6. Risikointensität

Sie können die Intensität eines Risikos messen, indem Sie seine Wahrscheinlichkeit und mögliche Auswirkung bewerten. Je höher die Wahrscheinlichkeit und je größer die möglichen Konsequenzen, desto höher ist die Intensitätsbewertung, die Sie zuweisen können. Die Intensität drückt die Bedeutung des Risikoplans aus und hilft Projektmanagern, Risikomanagementstrategien zu priorisieren und Aufgaben entsprechend zu delegieren.

7. Verantwortlich für die Risikoreaktion

Für die Anpassung eines Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, einen „Risikoreaktionsverantwortlichen“ zu etablieren, also die Person, die für die Bearbeitung des Risikoplans und die Leitung des Reaktionsteams verantwortlich ist. Der Eigentümer kann sich auf ein Risikothema spezialisieren und bei der Ausführung von Vorgängen und der Einhaltung von Protokollen großen Wert auf Details legen. Sie können die Kontaktinformationen des Eigentümers angeben, falls Interessenten Fragen zu einem bestimmten Beitrag haben. Ideale Eigentümer sind Experten für Führung und Problemlösung.

8. Vorbeugende Maßnahmen

Neben der Beschreibung des Risikos und der Erläuterung der Auswirkungen ist der Abschnitt „Präventive Maßnahmen“ ein wichtiger Bestandteil Ihres Risikoprotokolls. In diesem Abschnitt können Sie angeben, wie Sie den Eintritt des Risikos verhindern möchten. Dazu kann gehören, das Risiko anzunehmen und anzunehmen, das Risiko auf Versicherungsgesellschaften oder ähnliche Unternehmen zu übertragen oder das Risiko ganz zu vermeiden.

9. Notfallplan

Notfallpläne dienen dazu, die Folgen eines Risikos zu bewältigen, wenn es tatsächlich eintritt. Sie zielen in der Regel darauf ab, die Auswirkungen des Risikos auf den Projektfortschritt und die Arbeit des Teams zu verringern. Notfallpläne sind wirksame Notfallpläne, bei denen die Sicherheit und das Wohlbefinden der Teammitglieder im Vordergrund stehen.

10. Fortschrittsaktualisierungen

Die Risikoüberwachung kann einem Unternehmen dabei helfen, sich auf mögliche unvorhergesehene Umstände vorzubereiten und schnell auf neue Situationen zu reagieren. Wenn ein Risiko bereits eingetreten ist, zeigen Aktualisierungen des Risikoprotokolls außerdem die Phasen und den Erfolgsgrad der ersten Reaktion oder des Notfallplans an. Projektmanager können Fortschrittsinformationen aktualisieren, wenn sie in regelmäßigen Abständen oder in Teambesprechungen Risikoregister überprüfen.

11. Risikostatus

Nachdem Sie alle Details zum Risiko und Ihren Plan zur Vorbereitung aufgeschrieben haben, können Sie den Status des Risikos markieren. Dies könnte eine Unterscheidung wie „offen“, „ausstehend“, „geschlossen“ oder „in Bearbeitung“ sein, um den Lesern die Dringlichkeit des Risikos zu verdeutlichen. Während einige Risiken bestehen bleiben, sind andere vorübergehender Natur. Während beispielsweise die Kundenzufriedenheit ein dauerhaftes Risiko für die Projektleistung darstellen kann, können bestimmte Arten von schlechtem Wetter einmalige Ereignisse sein, die sich auf den Projektfortschritt auswirken können.

Tipps zur Verwendung eines Risikoregisters

Wenn Projektmanager Risikoregister richtig verwenden, können diese Protokolle ein großartiges Werkzeug für die Führung von Teams und die effiziente Erledigung von Aufgaben sein. Hier sind einige Tipps für die Verwendung dieser Technik:

• Überprüfen Sie die Risikoregister bei jeder Teambesprechung. Damit Risikoregister ordnungsgemäß funktionieren, ist es wichtig, dass Projektmanager sie in Teambesprechungen überprüfen, am Ende jeder Phase des Projektlebenszyklus überprüfen und bei Bedarf anpassen. Dies kann die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglichen und sicherstellen, dass Ziele realistisch und erreichbar sind.

• Teilen Sie das Risikoregister zwischen den Teams. Der digitale Austausch von Risikoregistern über Cloud-Plattformen kann eine gute Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass sie allen Beteiligten jederzeit und von überall aus zugänglich sind. Sie können sie auch mit Experten, Beratern und erfahrenen Abteilungsleitern teilen, um sicherzustellen, dass Ihre Ansätze für den Projekterfolg ausreichen.

• Passen Sie Ihre Risikomanagementpraktiken im Laufe der Zeit an. Die wichtigste Methode zum Erfolg besteht darin, Herausforderungen und Risiken mit dem Wunsch anzugehen, sich kontinuierlich zu verbessern. Auch wenn Fehler häufig vorkommen, kann Ihnen die Anpassung Ihrer Risikomanagementpraktiken im Laufe der Zeit dabei helfen, aus Fehlern zu lernen und Ihre Workflow-Strategien zu optimieren.