Запрос на продление дедлайна на работе: советы и примеры

Основные выводы:

• Попросите продление, как только узнаете, что оно вам понадобится.

• Встретьтесь со своим руководителем лично, если это возможно, чтобы объяснить ситуацию.

• Предложите веские причины, по которым вы просите о продлении, и способы, которыми вы пытались поддерживать проект в нужном русле.

• К уважительным причинам относятся обстоятельства, которые были неожиданными или неподконтрольными вам.

Хотя сроки необходимы, вы можете столкнуться с препятствиями, которые помешают вам сдать работу вовремя. Если вам нужно больше времени, чтобы уложиться в срок на работе, вы должны сообщить об этом своему руководителю и запросить продление. Профессиональный запрос на продление срока может помочь вам сохранить хорошие отношения с вашим руководителем и хорошо выполнять свою роль.

В этой статье объясняется, когда и как просить о продлении срока на работе, а также приводятся примеры, которые помогут вам сделать собственный запрос.

Когда просить о продлении срока

Вам следует запросить продление, как только вы узнаете, что не сможете уложиться в первоначальный срок. Ваш крайний срок может повлиять на другие части проекта, например на способность других членов команды завершить свою работу, а также на официальную дату завершения проекта. Запрос на продление как можно раньше может дать вашему руководителю больше времени, чтобы скорректировать график проекта и рабочий процесс. Некоторые ситуации, в которых вам может понадобиться запросить продление срока, включают:

• Проект требует больше работы или исследований, чем предполагалось.

• Первоначальный график проекта не учитывал всех факторов.

• Вы ждете необходимые материалы для завершения своей части проекта.

• Вы должны были отдать приоритет завершению другого проекта.

• У вас не было доступа к необходимому оборудованию.

• Вы столкнулись с личной чрезвычайной ситуацией, которая помешала вам работать.

Как попросить отсрочку на работе

Используйте эти шаги, чтобы сделать эффективный запрос на продление срока:

1. Определите важность крайнего срока

Прежде чем официально запрашивать продление срока, оцените характер срока. Попробуйте спросить, являются ли сроки проекта гибкими. Если крайний срок установлен на 25-е число, вы можете спросить, является ли это жестким сроком или цель состоит в том, чтобы завершить проект к концу месяца. Ответ вашего руководителя может дать больше информации о том, необходимо ли запрашивать продление.

2. Решите, как спросить

Способ, который вы используете для подачи запроса, может повлиять на то, насколько хорошо его воспримет ваш руководитель. Если вы обычно общаетесь с менеджером проекта по электронной почте, сделайте запрос по электронной почте.

Вы также можете задать вопрос лично или по телефону. В любом случае вы также должны отправить последующее электронное письмо после разговора, чтобы подтвердить новый крайний срок и любую другую дополнительную информацию, которую вы обсуждали.

Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо

3. Укажите конкретную причину

Рассмотрите обстоятельства, при которых вы запрашиваете продление, и укажите конкретную причину. Объяснение того, что проект требует больше исследований, чем ожидалось, или является более сложным, чем предполагалось, может быть эффективным способом начать обсуждение нового срока. Вескими причинами могут быть личная чрезвычайная ситуация или смягчающие обстоятельства, но всегда будьте честны со своим руководителем.

Связанный: Хорошие и плохие оправдания для пропуска работы

4. Покажите свою преданность

Постарайтесь сообщить о своей приверженности проекту, когда просите о продлении. Объясните, что вам нужен еще один день, чтобы убедиться, что продукт соответствует стандартам клиента, что вы ждете материалов для точного завершения работы или что вы собираетесь работать сверхурочно, чтобы уложиться в новый срок. Показывая своему руководителю, что вы работаете для достижения наилучшего возможного результата в проекте, несмотря на то, что вам нужно больше времени, вы можете поддерживать с ним позитивные отношения. Они могут с большей вероятностью удовлетворить вашу просьбу и доверить вам проекты в будущем, если ваша преданность делу очевидна.

5. Предложите поделиться своим прогрессом

Если возможно, предложите поделиться завершенной частью проекта или первым черновиком отчета. Вы можете использовать это доказательство своего прогресса, чтобы продемонстрировать своему руководителю и команде, как далеко вы продвинулись в выполнении своей работы, и даже предоставить им любые необходимые материалы, которые могут им понадобиться для работы над своей частью проекта.

По мере того, как вы работаете, чтобы уложиться в новый срок, сообщайте своему руководителю о новых версиях вашей работы или уведомлениях о прогрессе. Эта стратегия показывает, что вы максимально используете это дополнительное время.

6. Установите разумный новый срок

Ваш запрос на продление должен точно указывать, сколько времени вам потребуется и к какому сроку вы завершите свою работу. Попробуйте обратиться к своему руководителю с упреждающим решением, включенным в ваш запрос на продление. При назначении новой даты учитывайте потребности супервайзера или клиента, а также шаги, которые вам еще предстоит предпринять для завершения работы. Вы можете измерить, сколько времени займет каждый шаг, чтобы установить новый достижимый срок. Предлагаемый вами крайний срок также демонстрирует вашу приверженность своим обязанностям и помогает вам поддерживать доверие со своим руководителем.

7. Выражайте благодарность

В конце вашего запроса и после получения продления выразите признательность за дополнительное время и понимание вашего руководителя. Быстрое извинение за задержку или неудобство может помочь руководителю или клиенту любезно принять новый крайний срок.

Связанный: Руководство по благодарственным письмам

Примеры запросов на расширение

Используйте следующие примеры запросов на продление, которые помогут вам сделать запрос на новый крайний срок:

Пример диалогового запроса

«Здравствуйте, Мария, бюджетный отчет за этот месяц сложнее, чем обычно, из-за двух новых маркетинговых кампаний и обучения новых сотрудников. Если хотите, я могу выслать вам уже готовые порции, но если бы у меня было еще два дня, чтобы закончить полный отчет, тогда я смог бы дать вам более точный анализ».

Пример официального запроса по электронной почте

Тема: Запрос на продление проекта

Дорогая миссис Эрнандес,

Я пишу по электронной почте, чтобы запросить продление срока для проекта исследования рынка. Доступ к правильным источникам занял больше времени, чем я ожидал, но несколько поставщиков сообщили мне, что свяжутся со мной на этой неделе. Я считаю, что задержка приведет к более точному и всестороннему отчету.

Я хотел бы представить проект в пятницу, 16 августа, вместо понедельника, 12 августа. Я был бы рад представить предварительный отчет до этой даты, если вы хотите его увидеть.

Приносим извинения за задержку и благодарим вас за понимание в этом вопросе.

Искренне,
Эллисон Иваско

Пример отслеживания по электронной почте

Тема: Крайний срок проекта 16 августа.

Дорогая Мария,

Это электронное письмо является продолжением нашего предыдущего разговора и подтверждает, что крайний срок для отчета о бюджете за этот месяц был изменен с 14 августа на 16 августа.

Еще раз спасибо за расширение; Я ценю ваше понимание и гибкость.

Искренне,
Джейми Ламассо