Все, что вам нужно знать об управлении временем в рамках управления проектами

11 декабря 2021 г.

В управлении проектами есть несколько элементов, которые вместе помогают командам разрабатывать успешные проекты. Тайм-менеджмент — это аспект управления проектами, который включает в себя множество процессов и инструментов, полезных для любого проекта. Понимание тайм-менеджмента может помочь вам реализовать стратегии, которые в конечном итоге могут повысить производительность и эффективность вашей команды. В этой статье мы обсудим тайм-менеджмент в управлении проектами и рассмотрим советы по эффективному управлению временем.

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

В управлении проектами тайм-менеджмент — это эффективное использование времени для выполнения отдельных задач в рамках проекта и завершения проекта в целом. Менеджер проекта отвечает за внедрение политик и процедур управления временем и обеспечение понимания всеми членами команды целей, графика и требований проекта. Менеджер проекта должен организовывать, координировать и контролировать каждый аспект проекта, а иногда и несколько проектов одновременно.

Почему тайм-менеджмент важен в управлении проектами?

Управление временем является важнейшим компонентом разработки проекта, поскольку эффективное управление временем гарантирует, что команда завершит проект в соответствии с графиком и в рамках бюджета, что также помогает повысить удовлетворенность клиентов. Тайм-менеджмент повышает продуктивность членов команды, позволяя им сосредоточиться на общих целях проекта и своих индивидуальных обязанностях в рамках проекта.

Основные процессы управления временем проекта

К ключевым процессам управления временем проекта относятся:

Планирование графика

Чтобы эффективно управлять временем в проекте, важно подготовить и организовать расписание проекта и передать информацию членам команды. Когда все члены команды осведомлены о графике проекта, они могут сосредоточиться на выполнении задачи и сосредоточиться на завершении проекта.

Некоторые аспекты планирования графика проекта включают:

• Определение необходимых ресурсов

• Определение обязанностей членов команды

• Проверка расписания и корректировка по мере необходимости

• Поддержание вовлеченности членов команды и соблюдение графика

Определение деятельности

Команда проекта должна определить действия проекта. Может оказаться полезным использовать структуру декомпозиции работ для визуализации каждой задачи проекта. Структура разбивки работ делит проект на небольшие разделы, что помогает команде планировать и организовывать задачи проекта.

Последовательность действий

Этот шаг требует использования различных схем и диаграмм для упорядочивания задач и действий проекта в том порядке, в котором команда будет их выполнять. Последовательность является важным аспектом управления временем проекта, поскольку она позволяет проектной группе наметить проект в целом, что может оптимизировать эффективность.

Оценка ресурсов деятельности

Команда проекта должна оценить любые ресурсы и материалы, которые ей потребуются для выполнения отдельных задач проекта.

Такие ресурсы и материалы могут включать:

• Люди

• Инструменты

• Материалы

• Системы

• Бюджет

Оценка длительности активности

Команда проекта также должна оценить время, необходимое для завершения отдельных задач проекта. Руководители проектов могут использовать метод PERT (метод оценки и анализа программ) для оценки времени, которое может потребоваться для выполнения проектных заданий. В методе PERT используются диаграммы для четкого определения сроков проекта, чтобы работа выполнялась в соответствии с графиком.

Разработка графика

Менеджер проекта и команда могут разработать график проекта, организовав следующую информацию:

• Задачи проекта

• Расчетное время для выполнения задач проекта

• Сроки начала и окончания проекта

• Последовательность задач проекта

Как правило, менеджер проекта разрабатывает график проекта, записывая эту информацию и загружая ее в программное обеспечение для планирования проекта.

Контроль расписания

После разработки графика проекта задача менеджера проекта заключается в наблюдении, проверке и поддержании графика проекта. Наблюдение за проектом и сравнение прогресса проектной группы с исходным графиком может дать представление о любых аспектах проекта, которые не продвигаются так, как они должны быть в соответствии с графиком.

Менеджер проекта может регулярно общаться с членами проектной группы, чтобы убедиться, что они выполняют свои задачи эффективно и в соответствии с графиком.

Советы по управлению временем в управлении проектами

Вот несколько советов по управлению временем в управлении проектами:

Акцент на планирование проекта

Принятие решения о графике проекта в команде помогает составить план проекта. Благодаря наглядному представлению всего проекта члены команды могут понять и признать свои роли и обязанности в проекте. Заблаговременное планирование задач проекта может свести к минимуму задержки и обеспечить успешное завершение проекта.

Например, менеджер проекта может использовать списки дел, чтобы члены команды могли сосредоточиться на своих задачах и заниматься ими. Менеджер может встречаться с членами команды, чтобы следить за их прогрессом в выполнении своих задач по проекту. Поощрение открытого общения во время разработки проекта также может повысить моральный дух и продуктивность команды.

Приоритизируйте задачи проекта

Маркировка задач проекта по важности и срочности может помочь проектным группам определить расписание проекта и выделить, какие задачи команда должна выполнить в первую очередь, а какие они могут выполнить ближе к концу проекта. Кроме того, приоритизация задач проекта может помочь менеджеру проекта определить, какие задачи он может делегировать другим членам команды, что может повысить эффективность команды.

Поощряйте организацию

Приоритизация организации помогает проекту работать более гладко и может повысить производительность команды. Организация и планирование проектных задач — эффективная стратегия управления временем для всех типов проектов. Например, команда проекта может использовать доску для систематизации задач каждого сотрудника, а также общих целей и требований проекта.

Сконцентрируйтесь на однозадачности

Однозадачность — это выполнение одной задачи за раз перед переходом к другой. Однозадачность может повысить качество задачи, потому что член команды сосредотачивается только на выполнении одного аспекта проекта за раз. Однозадачность, особенно с короткими перерывами между задачами, может повысить производительность и продуктивность команды за счет уменьшения прокрастинации и выгорания.

Ограничьте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы снижают производительность и эффективность, поскольку отвлекают внимание членов команды от поставленных перед ними задач. Общие отвлекающие факторы для команды проекта могут включать:

• электронные письма

• Звонки

• Разговоры с коллегами

Ограничение отвлекающих факторов может помочь команде проекта сконцентрироваться на целях проекта, что поможет обеспечить успешное завершение проекта. Например, члены команды могут уменьшить количество отвлекающих факторов, запланировав определенное время для проверки электронной почты и ответов на звонки, посвятив оставшееся время своим задачам проекта.

Будьте реалистичны при оценке времени завершения

Руководители проектов должны попытаться найти баланс между слишком большим количеством времени и его недостатком для сотрудников для выполнения задач проекта. Руководители проектов могут иметь возможность оценить время выполнения задач, оценивая трудовую этику каждого сотрудника и выполнение предыдущей задачи. Точная оценка времени завершения гарантирует, что менеджер проекта сможет установить и соблюдать реалистичные сроки.

Вовлекайте всех членов проектной команды

Эффективное управление временем требует, чтобы все члены команды работали вместе, чтобы завершить проект в соответствии с графиком. После планирования и определения приоритетов задач проекта менеджер проекта может делегировать и назначать задачи членам команды. Поощрение участия всех участников может усилить чувство ответственности и гарантировать, что команда завершит проект вовремя и с высоким качеством.