Все, что вам нужно знать о командировочных суточных
3 сентября 2021 г.
Если вы путешествуете по работе, убедитесь, что вы знакомы с федеральными ставками суточных. Федеральные ставки суточных определяют, сколько в среднем должны платить работникам для покрытия их расходов, пока они находятся в командировке. Если вы никогда раньше не путешествовали по работе, изучите ставки суточных в районе, куда вы направляетесь, поскольку они различаются в зависимости от пункта назначения.
В этой статье мы обсудим ставки суточных, подробно разграничим расходы на проживание и питание и непредвиденные расходы, а также рассмотрим, как подать отчет о расходах вашему работодателю.
Что такое суточные?
Суточные — это фиксированная сумма, используемая для покрытия таких расходов, как проживание, питание и другие непредвиденные расходы, когда вы путешествуете по служебным делам.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)
Ставки суточных применяются к сотрудникам любого предприятия, которое решило следовать федеральным правилам. Федеральные ставки суточных — это сумма, которую правительство платит своим работникам, когда они путешествуют по работе. Правительство составило собственную таблицу суточные по штатам в целях стандартизации сумм этих платежей. Суточные также защищают и убеждают вас в том, что получаемая вами оплата будет справедливой и должна покрывать все ваши расходы.
Хотя эти ставки суточных применяются к государственным служащим, многие частные предприятия также приняли эти ставки. Если ваша компания использует государственные ставки суточных, вам, вероятно, будет трудно договориться о дополнительных деньгах во время путешествия.
Что нужно знать о суточных
Сумма суточных выплачивается сверх вашей зарплаты или почасовой ставки и предназначена для компенсации ваших личных расходов во время путешествия. Сумма, которую вы, вероятно, будете должны, рассчитывается на основе нескольких различных факторов, в том числе:
Место нахождения
Ставки суточных в основном рассчитываются на основе стоимости жизни в пункте назначения. Суточные ставки сильно различаются в зависимости от штата и округа. Неудивительно, что в Нью-Йорке одни из самых высоких ставок суточных в стране. Места с самыми низкими ставками суточных в стране – это более сельские районы, такие как Монтана, Миссури и Небраска.
Продолжительность поездки
Сумма суточных рассчитывается как дневная ставка. Например, если вы едете в штат, где суточные составляют 100 долларов в день, вы будете получать 100 долларов за каждый день пребывания там по делам. Также следует учитывать, что за поездки продолжительностью более 30 дней взимается только 75% от обычной ставки. За поездки продолжительностью более 180 дней вы получите 55% от обычной ставки. В целом, расчет командировочных расходов таким образом экономит всем время, которое они потратили бы на заполнение и просмотр подробных отчетов о расходах.
Проживание против питания и непредвиденных расходов
Суммарная ставка суточных фактически рассчитывается на основе двух разных категорий: проживание, питание и непредвиденные расходы. Опять же, оба рассчитываются на основе средней стоимости жизни в этом районе, но любые оставшиеся расходы на проживание должны быть возвращены в конце вашей поездки. Любые неиспользованные средства, выделенные на питание и другие различные расходы, принадлежат работнику, но работник должен помнить, что эти избыточные средства облагаются подоходным налогом.
Вот основные различия между проживанием и питанием, а также непредвиденные расходы, о которых вам следует знать:
Проживание: Проживание включает проживание в гостинице или любом другом месте, где вы останавливаетесь во время командировки. Примечания IRS что работодатель может совмещать проживание с питанием и непредвиденными расходами, поэтому используйте суточные, по которым сотрудник остается на ночь, когда вы возмещаете ему начисленные расходы.
Питание и непредвиденные расходы: Суточные расходы на питание и непредвиденные расходы включают в себя питание, обслуживание номеров, прачечную, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих такие услуги, как официанты и грузчики. IRS также заявляет, что тот, кто работает не по найму, может использовать суточные только для оплаты питания.
Любые налоги, взимаемые со счета работника за проживание в гостинице, не будут покрываться его суточной стоимостью проживания, но могут быть включены в счет как прочие расходы. Частный работодатель также может решить покрыть только расходы на питание работника. Очень немногие платежи в этой категории будут отклонены, если очевидно, что счет был на нужды работника. Тем не менее, вы должны быть осторожны и получать отдельные чеки, если вы идете обедать с коллегами.
Как подать отчет о расходах работодателю
Пока вы уезжаете по делам, сохраняйте все чеки. Когда вы вернетесь из поездки, отправьте отчет о расходах в свою компанию и отправьте его в соответствующий отдел. Ваш отчет о расходах должен включать следующее:
Даты поездки и время прибытия: ставки суточных также зависят от сезона. Деловые поездки зимой значительно дешевле, чем летом, когда в большинстве городов самый загруженный туристический сезон. Работодатели учтут этот фактор при рассмотрении ваших деловых поездок.
Были понесены расходы на места: с вас будет взиматься плата в зависимости от стоимости проживания в месте, в которое вы путешествуете. У IRS есть список мест с высокой и низкой стоимостью, которые могут служить руководством при составлении планов деловых поездок. Обратите внимание, что они могут меняться каждый год в зависимости от меняющихся изменений в федеральных налоговых правилах.
Сумма каждого платежа: убедитесь, что вы делите чеки в командировках, чтобы правильно распределять личные расходы. Вам все равно придется платить за оставшиеся расходы, которые превышают установленные федеральным правительством или штатом суточные ставки.
Цель командировки: Пообщаться с вашим менеджером при планировании командировки. Как правило, ваш менеджер должен дать разрешение до того, как вы отправитесь в путешествие, и предоставить ресурсы в отношении ставок суточных в районе, в который вы направляетесь. Помните, что суточные выплаты не считаются частью вашего базового оклада, если они равны или меньше федеральной суточной ставки, и вы предоставляете отчет о расходах.
Несмотря на то, что вам будут платить на основе суточных, а не ваших индивидуальных расходов, вам нужно будет предоставить отчет о расходах в качестве доказательства того, что вы оплачивали еду и транспортные расходы из своего собственного кармана.