Временные и материальные контракты: использование, преимущества и передовой опыт

Есть несколько вариантов, которые заказчики и подрядчики могут использовать для заключения контрактов на строительство. Обычный тип контракта, который многие профессионалы используют для неопределенных или непредсказуемых проектов, — это контракт на время и материалы (T&M). Понимание различных компонентов контракта T&M может помочь вам определить, подходит ли этот тип контракта для вашего проекта. В этой статье мы обсудим временные и материальные контракты и рассмотрим их использование, преимущества и лучшие практики.

Что такое временной и материальный контракт?

Контракт на время и материалы (T&M) – это тип строительного соглашения, в котором все вовлеченные стороны договариваются об установленных ценах на работы по контракту. Это включает в себя согласие заказчика платить установленные ставки за рабочие часы и материалы по контракту. Хотя риск этого типа контракта выше для клиентов, чем другие контракты на строительство, этот контракт полезен для проектов, которые имеют неопределенный объем или сроки.

Что входит в договор времени и материалов?

Есть несколько важных элементов контракта на время и материалы. Это позволяет подрядчикам информировать заказчиков об установленной стоимости работ над проектом. Вот несколько общих пунктов, включенных в этот тип контракта:

Ставка труда

В тарифной ставке указаны рабочие часы и ставки оплаты для каждого человека, участвующего в проекте. Это может помочь клиенту составить бюджет затрат на рабочую силу для своего проекта. Некоторые общие аспекты, которые подрядчики рассматривают в этом разделе, включают:

• Почасовая оплата

• Накладные расходы

• Общие расходы

• Административные расходы

• Выгода

Максимальное количество рабочих часов

Установление максимальной ставки рабочего времени может помочь защитить клиентов и подрядчиков. Часто в этом положении говорится, что если подрядчик превышает определенное рабочее время, он не может выставить заказчику счет за эти часы. Кроме того, это помогает подрядчикам своевременно завершать проекты.

Разметка материала

В этом разделе подробно описаны материальные затраты на каждую деталь, которая напрямую влияет на результат проекта. Это также предусматривает существенную наценку для учета изменений на рынке, которая обычно составляет от 15% до 35%. Предоставление точной наценки на материалы может помочь клиентам составить бюджет проекта, задать вопросы о материалах и запросить изменения материалов для оптимизации расходов.

Оговорки о недопустимости превышения (NTE)

Подобно пункту о максимальной продолжительности рабочего времени, в этом пункте указывается максимальная стоимость проекта или материалов. Если подрядчик хочет превысить ограничение, ему рекомендуется сотрудничать с заказчиком, чтобы обсудить желаемое увеличение. Этот пункт помогает защитить заказчика, поскольку подрядчики не могут выставлять счета на максимальную сумму по проекту. Кроме того, это может помочь поддерживать проект в соответствии с установленными сроками или вехами.

Когда использовать временной и материальный контракт

Этот контракт полезен в нескольких ситуациях. Вот пять распространенных ситуаций, когда подрядчики используют договор о времени и материалах вместо других типов договоров на строительство:

Когда компания новичок в отрасли

Подрядчики, которые плохо знакомы со строительной отраслью, все еще узнают о скрытых затратах, расходах и непредвиденных накладных расходах. Этот тип контракта позволяет им прогнозировать эти расходы, а затем точно выставлять счета по ним после завершения проекта. Этот тип контракта также позволяет новым подрядчикам получить опыт точной оценки проектов, чтобы предотвратить переоценку или недооценку проекта в будущем.

Когда проект имеет динамические требования

Когда подрядчики получают долгосрочный или постоянно меняющийся проект, контракт на время и материалы позволяет им легко приспосабливаться к этим изменениям. Это может помочь клиентам вносить дополнения, изменять временную шкалу или удалять аспекты проекта. Этот контракт может помочь увеличить ход проекта за счет изменений или дополнений проекта.

Когда каждая вовлеченная сторона может эффективно сотрудничать

Контракты на время и материалы часто предполагают сотрудничество между подрядчиком и заказчиком. Часто подрядчики включают условия непревышения, чтобы помочь процессу сотрудничества, потому что это защищает клиента. Кроме того, это помогает клиентам и подрядчикам планировать материальные и трудовые затраты, что может помочь подрядчику определить рентабельность проекта.

Когда компании заранее устанавливают риски

Поскольку временные и материальные контракты могут иметь повышенный риск, важно, чтобы как заказчики, так и подрядчики обсудили этот риск до начала проекта. Некоторые общие вопросы, которые следует обсудить до начала проекта, включают оценку проекта, отслеживание производительности и любые изменения, которые заказчик может принять во время проекта. Кроме того, в некоторых штатах может быть запрещено использование временных и материальных контрактов, поэтому важно изучить требования отдельных штатов к контрактам.

Когда проект непредсказуем

Эти контракты полезны, если заказчик не полностью определил цель проекта. Это может помочь подрядчику установить прогнозируемые затраты, поскольку заказчик узнает о требованиях проекта, сроках и точных спецификациях. Это позволяет подрядчику начать проект, даже если заказчик может не полностью понимать конечную цель проекта.

Преимущества использования временного и материального контракта

Есть несколько преимуществ использования контракта на время и материалы по сравнению с другими типами контрактов на строительство. Эти преимущества включают в себя:

• Простота настройки: по мере изменения требований проекта подрядчик и заказчик могут скорректировать контракт на контроль и техническое обслуживание, чтобы привести его в соответствие с новыми требованиями проекта. Это может быть так же просто, как корректировка общего количества рабочих часов или добавление материальных затрат в контракт.

• Гибкое планирование: поскольку сроки проекта могут быть гибкими, рабочее время также может быть гибким. Это может помочь подрядчикам приспособиться к эффективному распределению своего рабочего времени и снизить вероятность достижения своего максимального рабочего времени.

• Простая настройка: поскольку контракт состоит из двух-четырех ключевых компонентов, его проще настроить, чем другие типы контрактов на строительство. Кроме того, это может помочь подрядчикам начать проекты раньше, чем проекты, использующие другие контракты.

Проблемы использования временного и материального контракта

При использовании контракта на время и материал заказчики и подрядчики могут столкнуться с рядом проблем, которые могут возникнуть перед выбором этого типа контракта. Эти проблемы включают в себя:

• Увеличенный финансовый риск: поскольку в контракте указаны прогнозируемые затраты, для клиента существует больший финансовый риск. Чтобы снизить этот риск, подрядчики и заказчики могут захотеть максимально использовать труд и материалы.

• Увеличение отклонений по расходам: контракты на контроль и техническое обслуживание включают только прогнозируемые затраты, а это означает, что подрядчики могут захотеть вести подробный учет своих расходов. Эти записи могут помочь поддержать окончательный счет, отправленный клиенту после завершения проекта.

• Снижение эффективности: некоторые подрядчики могут работать над достижением максимума контракта до завершения проекта, что может снизить эффективность проекта. Определение ожиданий и сроков может помочь клиентам уменьшить эту проблему.

Лучшие практики контрактов на время и материалы

Включение лучших практик контрактов на время и материалы может помочь снизить риск как для подрядчиков, так и для клиентов. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при создании такого типа контракта:

• Убедитесь, что никакой другой тип контракта не подходит. Другие распространенные контракты на строительство включают твердую фиксированную цену, возмещение затрат, бессрочную поставку и поощрение. Проверка того, что проект не соответствует какому-либо другому типу контракта, может помочь вам оправдать использование этого типа контракта.

• Включите в контракт максимальную цену и рабочее время. Это помогает защитить заказчика и подрядчика. Если заказчик или подрядчик хочет превысить эти максимальные значения, убедитесь, что все стороны согласны с корректировкой, прежде чем вносить изменения в контракт.

• Отслеживайте все расходы по проекту. Подрядчикам и заказчикам рекомендуется вести учет рабочего времени, материалов, которые они покупают и используют, часов и сборов субподрядчиков, табелей учета рабочего времени, счетов-фактур и любой другой применимой документации. Это гарантирует точность всей информации, когда подрядчик выставляет счет заказчику по завершении проекта.

• Проверка лицензий подрядчика. Наличие у всех подрядчиков действующих лицензий может снизить ответственность и риск. Это также помогает клиентам подтвердить опыт подрядчика в строительной и подрядной отрасли.