Управление доступностью ресурсов: подробное руководство

18 ноября 2021 г.

Доступность ресурсов является важнейшей концепцией в управлении проектами. Независимо от вашей роли в команде, знание доступности ресурсов и способов их использования на благо каждого конкретного проекта может повысить ваши шансы на успех. В этой статье мы обсудим, что такое доступность ресурсов, каковы ее основные преимущества и объясним, как вы можете управлять доступностью ресурсов в своих проектах.

Что такое доступность ресурсов?

Доступность ресурсов — это информация, которой располагает команда управления проектом, относительно того, какие ресурсы они могут использовать в проекте, когда они могут использовать эти ресурсы и существуют ли какие-либо особые условия. Термин «ресурс» обычно относится к людям, участвующим в проекте, но может также относиться к другим возобновляемым ресурсам, таким как инструменты, оборудование и пространство.

В ситуациях, когда ресурсы — это сотрудники, которых вы выделяете для проекта, доступность ресурсов означает точное знание того, как каждый человек, участвующий в проекте, тратит свое рабочее время на протяжении всего проекта и когда у них есть свободное от проекта время.

Доступность ресурсов обычно уравновешивается потребностью в ресурсах, то есть общим количеством ресурсов, необходимых для завершения проекта. Хотя точную потребность проекта в ресурсах обычно трудно точно предсказать, контроль над доступностью ресурсов может дать менеджеру проекта гибкость, необходимую для баланса между ними.

Преимущества балансировки доступности ресурсов

Некоторые из наиболее важных преимуществ правильного баланса доступности ресурсов со спросом на ресурсы:

• Это имеет тенденцию улучшать принятие решений. Точное знание того, какие ресурсы у вас есть в наличии для вашего проекта, и оценка их потребности могут помочь вам принять эффективное решение о распределении ресурсов. Это также может помочь вам принять правильное решение относительно того, следует ли начинать новый проект, поскольку наличие полностью выделенных ресурсов обычно означает, что у вас либо недостаточно ресурсов для выполнения нового проекта, либо вы можете сделать это, только расширив свой пул ресурсов. .

• Это может помочь вам приспособиться к изменяющимся требованиям проекта. Проекты обычно имеют разные масштабы и общие требования на протяжении всего их завершения. Наличие контроля над доступностью ресурсов может помочь вам решить, достаточно ли у вас ресурсов, чтобы увеличить объем проекта, добавив в него необходимые элементы.

• Это снижает вероятность межорганизационных конфликтов ресурсов. Некоторые организации выполняют несколько проектов одновременно, что часто создает внутреннюю конкуренцию за ресурсы, что может привести к неудачным проектам. Знание и контроль над всеми доступными ресурсами организации позволяет ее управленческой команде эффективно распределять их между несколькими проектами.

• Это может помочь вам оптимизировать рабочую нагрузку сотрудников. В зависимости от требуемого индивидуального вклада каждого сотрудника в определенную задачу, в некоторых ситуациях одни сотрудники перегружены работой, а другие сидят без дела, ожидая своей очереди внести свой вклад. Баланс доступности ресурсов может помочь решить эту проблему, поскольку вы получаете важную информацию о необходимой рабочей нагрузке каждого сотрудника, которая может помочь вам эффективно распределять их рабочее время.

• Это может помочь вам установить реалистичные ожидания. Управление ожиданиями клиентов и заинтересованных сторон от проекта является важной задачей менеджера проекта. Знание того, какие ресурсы у вас есть, может помочь вам установить реалистичные ожидания результатов проекта, потому что вы можете использовать эту информацию для точного определения объема проекта и сроков его выполнения.

• Вы можете использовать информацию для будущих проектов. Определение доступности ресурсов проекта и балансирование их с его потребностями также может быть полезной информацией для будущих проектов. Если другой проект имеет аналогичные характеристики и объем, вы можете использовать анализ управления ресурсами для текущего проекта в качестве руководства при определении доступности ресурсов для следующего.

• Это может помочь вам преодолеть непредвиденные трудности. В ходе завершения проекта различные неожиданные события могут увеличить потребность во времени и ресурсах. Наличие хорошо сбалансированной доступности ресурсов может помочь вам справиться с такими событиями за счет эффективного перераспределения ресурсов для компенсации возросшего спроса.

Как управлять доступностью ресурсов

Рассмотрите возможность выполнения следующих шагов при управлении доступностью ресурсов в рамках проекта:

1. Определите, сколько ресурсов вам требуется

Первым шагом в управлении имеющимися ресурсами является оценка ресурсов, которые вам, вероятно, потребуются для завершения проекта. Некоторые из инструментов и методов, которые вы можете использовать для достижения этой цели:

• Используйте экспертную оценку. Вы можете нанять экспертов, которые выполняли аналогичные проекты в прошлом, и получить их отзывы о ресурсах, необходимых для завершения проекта.

• Исследуйте общедоступные данные. Вы можете изучить соответствующие книги, статьи, журналы и другие типы материалов, которые собирают, обрабатывают и публикуют данные о проектах, а также просматривать проекты, похожие на ваш, чтобы определить, какие ресурсы вам нужны.

• Проведите альтернативный анализ. Вы можете проанализировать различные точки зрения на то, как распределять ресурсы по проекту, и определить наиболее эффективную.

• Используйте программное обеспечение для управления проектами. Некоторые приложения имеют функции, которые могут помочь вам оценить потребности и ограничения для различных типов проектов.

• Используйте восходящую оценку. Вы можете разбить каждое сложное действие в рамках проекта на более мелкие части, определить необходимые ресурсы для каждого и подвести итог. Хотя обычно это самый точный способ, он также требует больше времени и денег.

2. Сопоставьте ресурсы с конкретными частями проекта

Получив оценку ресурсов, необходимых для выполнения проекта, вы можете приступить к их подключению к конкретным действиям в рамках проекта. Вы можете выделять ресурсы как на отдельные этапы проекта, так и на каждую конкретную задачу. Чем точнее вы определяете, как распределять ресурсы, тем больше вероятность того, что вы будете точны, но разделение проекта на задачи может потребовать дополнительного времени и ресурсов, а изменение условий может повлиять на вашу точность по мере выполнения проекта.

3. Создайте расписание ресурсов

После оценки необходимых ресурсов для каждой части проекта или для отдельных задач вы можете построить график ресурсов, чтобы получить подробное представление обо всех распределениях ресурсов. Обычно для этого требуется информация о предлагаемых сроках проекта для каждого из его этапов, и это может помочь вам установить реалистичные сроки для каждого из них. Кроме того, наличие централизованного представления о распределении ресурсов может помочь вам вносить изменения при необходимости.

4. Учитывайте время, не связанное с проектом

Вы можете еще больше повысить точность управления доступностью ресурсов, учитывая время, проведенное вашим персоналом вне проекта, в периоды отсутствия или в отпуске. Это может помочь вам составить более точную временную шкалу для вашего проекта, поскольку вы точно знаете, какой результат может предложить каждый ресурс. Это также может помочь вам избежать чрезмерного выделения ресурсов и недооценки времени, необходимого для выполнения различных частей проекта.