Тесты на канцелярские навыки: что это такое и советы по их прохождению

22 апреля 2021 г.

Канцелярские и административные специалисты необходимы для обеспечения бесперебойной работы бизнеса, и работодатели хотят убедиться, что они нанимают на эти должности подходящих людей. Чтобы принять эти решения, некоторые компании предпочитают использовать тесты на канцелярские способности для оценки навыков и способностей кандидата. Претенденты на канцелярские или административные должности должны подготовиться к сдаче этих тестов, чтобы претендовать на должности в своей области.

В этой статье мы обсудим, что такое тесты на канцелярские способности, для чего они используются, кто их использует, а также несколько советов по сдаче экзаменов.

Что такое тесты на канцелярские способности?

Тесты на канцелярские способности оценивают способности человека в областях, имеющих отношение к канцелярским или административным ролям, таких как скорость и точность набора текста, ввод данных, числовое мышление и критическое мышление. Эти тесты помогают работодателям определить, кто из кандидатов обладает необходимыми знаниями и способностями для этой должности. Работодатель может потребовать от соискателей пройти эти тесты и пройти их с определенным баллом, прежде чем предлагать работу.

Хотя кандидатам, возможно, придется сдавать некоторые тесты в определенное время и в определенном месте, большинство работодателей предоставляют соискателям ссылку для прохождения теста дома на компьютере. Общий балл 70% или выше по всем разделам экзамена является общим стандартом для прохождения тестов на пригодность.

Кто использует тесты на канцелярские способности?

В процессе найма могут использоваться тесты на канцелярские способности в самых разных отраслях: от государственного и образовательного секторов до частных компаний в области финансов, операций, производства и маркетинга. Работодатели проводят эти тесты для специалистов, которые претендуют на должности канцелярских работников, включая машинисток, секретарей, офисных помощников, транскрипционистов, специалистов по обработке данных и стенографисток. Если работодатель требует пройти тест на пригодность, он, скорее всего, придаст большое значение результатам теста при принятии решения о приеме на работу.

Советы по тестам на канцелярские способности

Важно знать, чего ожидать при сдаче теста на канцелярские способности, потому что подготовка является ключом к получению высокого балла и впечатлению работодателей. Вот несколько советов по прохождению теста на канцелярские способности:

1. Практика

Один из лучших способов чувствовать себя комфортно, сдавая тест на канцелярские способности, — это пройти один или два пробных теста заранее. Используйте поисковые системы в Интернете, чтобы найти эти практические тесты в Интернете, или просмотрите раздел карьеры в книжном магазине, чтобы найти полезные руководства. Во время практики обратите внимание на время, затрачиваемое на выполнение тестов, а также на показатели точности. Обратите внимание на то, сколько баллов вы набрали по разным канцелярским предметам, чтобы знать, какие темы требуют большей практики и подготовки.

2. Исследование

Когда у вас будет хорошее представление об областях тестирования, в которых вы преуспеваете, вы можете сосредоточить свое внимание на дополнительной подготовке в других областях. Например, если вы заметите, что ваши практические оценки по орфографии не так высоки, как по другим предметам, вы можете уделить некоторое время работе над этим навыком. Отключите проверку орфографии и попробуйте найти слова с ошибками в рассказах или статьях или сделайте карточки для слов, которые вы пропустили в практических тестах.

3. Оптимизируйте свою среду

Когда вы будете готовы пройти тест, найдите время, чтобы подготовить свое рабочее место. Если вы проходите тест дома, расположитесь в удобной обстановке и устраните все отвлекающие факторы. Небольшие корректировки, такие как выключение телевизора, регулировка температуры и перевод телефона в беззвучный режим, могут значительно облегчить вам концентрацию на тесте. Убедитесь, что вы даете себе достаточно времени, чтобы закончить тест и сдать экзамен в то время дня, когда вы чувствуете себя наиболее бодрым.

Если вы сдаете экзамен в определенном месте, постарайтесь посетить его заранее, чтобы знать, чего ожидать. Обсудите с проктором, какие материалы вам нужны, и принесите все необходимое для прохождения теста, включая карандаши, ручки, скрап-бумагу, калькулятор и воду. Одевайтесь слоями, чтобы вы могли приспособиться к любой разнице в температуре.

4. Внимательно прочитайте инструкции

Прежде чем приступить к тесту, внимательно прочитайте инструкции, чтобы убедиться, что вы сдаете экзамен правильно. Когда вы закончите, обратите внимание на все последние шаги. Нужно ли заполнять контактную информацию? Ответить на оставшиеся вопросы? Отправить результаты работодателю по электронной почте? Выполните все необходимые шаги, чтобы убедиться, что вы выполнили требования.

5. Обратите внимание на время

Большинство тестов на способности имеют временные разделы, а это означает, что вы должны работать над вопросами экзамена как можно быстрее. Важно полностью прочитать каждый вопрос, чтобы убедиться, что вы понимаете вопрос, но при этом обращать внимание на то, сколько времени у вас осталось. Если у вас возникли проблемы с вопросом, отметьте его и переходите к следующему, чтобы в конце теста вы могли потратить дополнительное время на решение любых сложных вопросов.

6. Сохраняйте спокойствие

Поймите, что тесты на способности могут быть сложными намеренно, поэтому вам следует сохранять спокойствие, если вы не знаете, как ответить на несколько вопросов. Тесты призваны показать ваши навыки работодателям, поэтому будьте уверены в своих силах и способностях. Это может помочь выбрать позитивную цитату или мантру, чтобы повторять про себя во время теста, если вы впадаете в уныние. Например, вы можете сказать себе: «У меня есть квалификация и способности, и я с нетерпением жду возможности продемонстрировать это на этом тесте».

Общие канцелярские навыки

Канцелярские и административные работники часто берут на себя несколько обязанностей, включая обработку корреспонденции, организацию записей и ввод данных. Вот список общих канцелярских навыков, которые работодатели могут оценить с помощью тестов на пригодность:

• Печатание: эти части тестов на способности обычно измеряют вашу скорость и точность набора текста и сравнивают ваш результат со средним профессиональным показателем. Для должностей начального уровня 45 слов в минуту обычно является приемлемой скоростью, хотя для некоторых должностей может потребоваться от 60 до 90 слов в минуту.

• Регистрация: Некоторые тесты на канцелярские способности измеряют ваши знания о регистрации записей и документов в соответствии с различными организационными системами. Подготовьтесь расположить имена документов, людей или компаний в алфавитном порядке.

• Ведение записей: эти тесты оценивают вашу способность вести точные и эффективные записи. Вопросы, связанные с навыками ведения записей, могут потребовать от вас организации набора данных или заполнения таблицы в соответствии с предоставленными данными.

• Численное мышление: эти вопросы оценивают ваши математические способности и навыки численного вывода. Возможно, вам придется решать числовые вопросы без калькулятора, поэтому приготовьте блокнот. Обычно в этих вопросах вас просят решить математическое уравнение и ввести правильный числовой результат.

• Орфография и грамматика. Некоторые вопросы могут оценить ваши навыки письменного языка, чтобы определить вашу способность общаться посредством письма во время работы в качестве канцелярского работника. Вопросы могут попросить вас выбрать, какое слово написано правильно или какое предложение является грамматически правильным.

• Внимание к деталям: вопросы в тестах на канцелярские способности, которые обращают внимание на детали, оценят, насколько точно вы можете определить незначительные несоответствия в словах, именах и адресах. Эти вопросы часто просят вас найти разницу между группой слов или фраз.