Советы по эффективному стартовому совещанию по проекту

29 декабря 2021 г.

Необходимым навыком управления проектами является руководство большими командными проектами, и одна из задач этих проектов — убедиться, что все понимают ожидания и сроки. Установочные встречи позволяют вам сообщить важные детали всей вашей команде в начале проекта. Понимание того, как провести эффективное стартовое совещание, может гарантировать, что члены вашей команды будут использовать наиболее продуктивные методы для завершения своей работы. В этой статье мы обсудим, что такое стартовое совещание и как его провести.

Что такое стартовая встреча?

Стартовое совещание — это первое официальное собрание команды в начале проекта, на котором важные члены команды и лидеры дорабатывают план завершения проекта. Есть два типа стартовых совещаний: внутренние и внешние. Внутреннее стартовое совещание состоит только из членов вашей команды, тогда как внешнее стартовое совещание включает как членов вашей команды, так и клиента или клиента, с которым вы сотрудничали в проекте. Оцените потребность вашей команды в понимании клиента и желание клиента принять участие, чтобы определить, какой тип стартовой встречи следует запланировать.

Зачем вам проводить стартовую встречу?

Хорошо организованная стартовая встреча может иметь решающее значение для успеха проекта. Здесь у вас есть возможность:

• Повторите цель проекта: соберите всех основных членов команды в одном месте, проясните важные детали клиента и значимость работы.

• Ответьте на вопросы. Предоставляя всем одну и ту же информацию в одно и то же время и в одинаковой форме, вы можете свести к минимуму вероятность недопонимания или путаницы, когда люди приступят к выполнению назначенных им задач.

• Установите ожидания: определите качество и количество работы, которую требует проект, и вдохновите свою команду на завершение проекта с энтузиазмом.

Благодаря этим преимуществам стартовое совещание может помочь вам реализовать высококачественный проект вовремя или даже раньше.

Что обсудить на стартовом совещании

Стартовая встреча — это время, чтобы:

• Представьте весь план проекта от начала до конца

• Обратитесь к любой соответствующей справочной информации и вкладу клиента, которые будут определять проект.

• Используйте установленную повестку дня, чтобы ничего не упустить из встречи по ошибке

Советы по проведению стартовой встречи

Готовясь к стартовому совещанию, подумайте об участниках, какой информацией они уже располагают и какую информацию вам нужно сообщить. Следующие советы помогут вам составить единую повестку дня стартовой встречи:

Подготовьте свою команду заранее

Независимо от того, проводите ли вы внутреннюю или внешнюю стартовую встречу, полезно предоставить вводную информацию вашей команде по крайней мере за один день до нее. В зависимости от рабочего процесса вашей команды вы можете использовать цифровые инструменты, такие как Google Docs или Dropbox, чтобы поделиться кратким заявлением о целях, задачах и задачах проекта. Таким образом, члены команды приходят на встречу со схожими представлениями о том, чего ожидать.

Заблаговременный обмен информацией с вашей командой особенно важен, если вы проводите внешнее стартовое совещание. Когда клиент находится в комнате, все члены команды должны одинаково понимать проект, чтобы ваша команда выглядела подготовленной. Пригласите свою команду прийти к вам с вопросами перед внешней стартовой встречей, чтобы исправить любую путаницу до того, как клиент присоединится к разговору.

Найдите время для знакомств

Знакомство — это эффективный способ познакомить всех, заставить людей чувствовать себя комфортно и начать разговор. Если члены вашей проектной команды плохо знают друг друга, это прекрасное время для них, чтобы узнать имена и роли людей, с которыми они скоро будут сотрудничать. Если клиент присутствует, начните раунд представлений в интересах клиента.

Члены команды, которые уже знакомы друг с другом, могут хорошо отреагировать на короткую игру в ледокол в начале стартовой встречи. Это может повысить моральный дух команды, особенно в преддверии долгой встречи и большого проекта, так что поднимите всем настроение перед тем, как начнется настоящая работа.

Опишите проект

Теперь, когда все в комнате знают друг друга и внимательны, пришло время обсудить проект. Начните с общего разговора о цели, своевременности и актуальности проекта.

Затем определите различные сегменты или области проекта. Например, если проект состоит из трех последовательных этапов, расскажите о каждом этапе отдельно и о том, как работа одного этапа приведет к следующему. Или, возможно, ваш проект включает в себя одновременные компоненты, основанные на специализациях членов вашей команды, таких как творчество, маркетинг и работа с общественностью.

В любом случае члены вашей команды должны понимать основные составляющие проекта, прежде чем вы перейдете к следующему пункту повестки дня.

Обратитесь к деталям

Как только все увидят, как наиболее важные части проекта соотносятся друг с другом, вы сможете определить небольшие, подробные шаги, составляющие каждую основную фазу или компонент проекта. Назначьте задачи с указанием сроков выполнения конкретным членам команды и уточните, кому будут переданы результаты. Это хорошее время, чтобы убедиться, что все знают, с кем они будут наиболее тесно сотрудничать в рамках своей части проекта и к кому обращаться, если возникнут вопросы.

Упреждающее решение проблемы

Неожиданные перерывы могут произойти даже во время самых хорошо спланированных проектов, но планирование и предвидение этих проблем может свести к минимуму стресс и потерю времени. Обсудите потенциальные проблемы, с которыми может столкнуться ваша команда, например, задержку в завершении одного из этапов, техническую проблему или члену команды, нуждающемуся в больничном. Хотя вы не можете точно предсказать, что может произойти, если у вашей команды есть определенный план, это сокращает время, необходимое для решения любых проблем, которые могут возникнуть.

Оставьте время для вопросов

В конце стартовой встречи предложите присутствующим задать вопросы. Напомните команде, что это может быть единственный раз, когда вы все находитесь в одной комнате до истечения срока проекта, поэтому задавать вопросы сейчас выгодно всем.

Отправить последующее электронное письмо

После стартовой встречи отправьте электронное письмо своей команде, чтобы поблагодарить их за внимание и энтузиазм. Если ваша команда работает в небольших группах над различными частями проекта, пишите каждой группе по электронной почте, а не всей команде. Используйте это время, чтобы подбодрить и напомнить всем о важных результатах и ​​датах.

Если ваш клиент присутствовал на встрече, вы можете написать ему отдельно, чтобы поблагодарить его за то, что он доверил вашей организации этот важный проект, и быть готовым ответить на вопросы, которые могут у него возникнуть.