Сопроводительное письмо 101: все, что вам нужно знать

1 марта 2021 г.

При приеме на работу важно иметь резюме и сопроводительное письмо, которые вы можете использовать, чтобы подчеркнуть свою профессиональную квалификацию. Сопроводительные письма позволяют вам взаимодействовать с работодателями в более представительном формате, чем ваше резюме. Узнав больше о сопроводительных письмах, их компонентах и ​​способах их эффективного использования, вы сможете представить себя работодателю как подходящего кандидата.

В этой статье мы рассмотрим, что такое сопроводительное письмо, обсудим, зачем вам нужно сопроводительное письмо, перечислим ключевые элементы, которые необходимо включить, и ответим на другие вопросы о том, когда вам следует обновить свое сопроводительное письмо и адаптировать его к описанию работы.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это профессиональный документ, который кандидаты предоставляют работодателям вместе со своим резюме и другими данными для подачи заявления о приеме на работу. Сопроводительные письма служат продолжением вашего резюме и предоставляют работодателям или менеджерам по найму более подробную информацию о том, как ваша квалификация соответствует рассматриваемой работе.

Зачем нужно сопроводительное письмо?

Вам нужно сопроводительное письмо, потому что оно позволяет вам напрямую обратиться к работодателю и поговорить с ним более лично, чем в вашем резюме. Вот еще несколько причин, по которым вам следует создать сопроводительное письмо:

• Демонстрирует ваши навыки письма: важно писать всесторонне, независимо от вашей отрасли или должности, поскольку это помогает работодателям убедиться, что вы можете писать электронные письма, составлять отчеты или создавать письменные презентации. Поэтому сопроводительное письмо — отличная возможность продемонстрировать письменные коммуникативные способности.

• Помогает вам подробно рассказать о своем опыте: в вашем резюме вы можете указать только несколько пунктов для каждого профессионального опыта и других достижений, поэтому ваше сопроводительное письмо служит возможностью предоставить больше информации о том, что вы узнали и достигли благодаря своей работе. опыт.

• Отличает вас от других кандидатов: некоторые работодатели требуют, чтобы вы приложили сопроводительное письмо к своему резюме и другим материалам заявки. Однако в тех случаях, когда работодатели не требуют сопроводительного письма, вы можете повысить свои шансы на трудоустройство, предложив его как часть своего заявления о приеме на работу. Отправка сопроводительного письма работодателю по электронной почте после того, как вы отправили свое заявление, также является отличным способом убедиться, что работодатель рассмотрит ваше заявление.

• Сообщает о ваших знаниях и интересе к компании: ваше сопроводительное письмо — отличный способ рассказать о проведенном вами исследовании работодателя и о том, что вам нравится в его компании и ее миссии. Это также возможность для вас связать свои личные ценности и квалификацию с их компанией, чтобы работодатель мог увидеть, как вы можете внести свой вклад в достижение их бизнес-целей.

Что вы должны включить в сопроводительное письмо?

Есть несколько компонентов, которые вы должны включить, чтобы создать хорошо написанное, профессиональное сопроводительное письмо. Просмотрите этот список, чтобы определить, какие элементы включить в сопроводительное письмо:

Ваши Контактные Данные

В верхней части сопроводительного письма вы указываете свои контактные данные так же, как и в верхней части своего резюме. Размещая эту информацию вверху, менеджерам по найму будет проще ориентироваться при сортировке заявок. Как вы упорядочиваете свои контактные данные, зависит от вас, но вот пример потенциального формата и деталей, которые вы должны включить:

Кеннеди Роуэн

1234 Монтевю-авеню, Мейбл, Пенсильвания 56789

123-456-7891

krowan@email.com

kennedyrowan.com

Имя получателя и адрес компании

Если у вас есть имя менеджера по найму или другого человека, которому вы можете адресовать сопроводительное письмо, используйте его имя, должность и адрес компании. Напротив, если вы не можете найти конкретные контактные данные, замените имя получателя на «Менеджер по найму», а затем адрес компании. Обязательно проверьте местонахождение должности, если работодатель имеет несколько филиалов. Вот пример того, как отобразить контактную информацию получателя:

Джордан Хоран

Менеджер отдела маркетинга

Инсайт Компания

1234 Аддингтон-роуд

Филадельфия, Пенсильвания 67891

Дата

Вы можете разместить дату написания сопроводительного письма над или под контактной информацией получателя в зависимости от того, как вы хотите ее отформатировать. Решая, какую дату указать, используйте текущую дату или дату, когда вы планируете подать заявку. Важно обновлять дату в сопроводительном письме каждый раз, когда вы подаете заявление о приеме на работу, чтобы избежать путаницы. Вы можете использовать полностью записанный формат с названием месяца, числом и годом:

Пример: 20 октября 2020 г.

Приветствие

Приветствие — это то, как вы приветствуете получателя сопроводительного письма, прежде чем представиться дальше. Когда вы знаете имя получателя, обращайтесь к нему по полному имени в приветствии, например «Дорогой Джордан Хоран». Если вы не смогли найти конкретное имя, обратитесь к ним так: «Уважаемый менеджер по найму».

вступление

Вместо того, чтобы начинать сопроводительное письмо с представления себя, начните с описания должности, на которую вы претендуете в их компании, и краткого обзора ваших навыков и квалификации. Вот пример:

«Я подаю заявку на должность руководителя отдела маркетинга, о которой я узнал из объявления о вакансии на веб-сайте вашей компании. У меня более семи лет опыта работы над маркетинговыми кампаниями и проведением маркетинговых исследований, и теперь я надеюсь внести свой вклад в ежедневную работу. деятельности вашего отдела».

Абзацы тела

Вы должны включить один-два небольших абзаца, чтобы рассказать о своем предыдущем опыте и о том, какую пользу он может принести работодателю. Вот пример основного абзаца сопроводительного письма:

«В течение трех лет я работала координатором по маркетингу в крупной розничной корпорации. Там я узнала о маркетинговых кампаниях по электронной почте и о том, как структурировать изображения с текстом и строками темы, чтобы стимулировать взаимодействие с клиентами. После этого я перешла на роль специалиста по маркетингу в другом ритейлер, в котором я проработал четыре года. В этой должности я сосредоточился на методах входящего маркетинга для увеличения органического трафика и продаж.

Эти роли подготовили меня к тому, чтобы взять на себя руководящую роль в качестве супервайзера, чтобы мотивировать сотрудников отдела маркетинга и бросить им вызов для создания инновационных маркетинговых кампаний, которые соответствуют бренду этой компании».

Заключение

Заключение вашего сопроводительного письма должно передать ваш энтузиазм по поводу должности в их компании. Вот пример:

«Я был бы очень признателен за возможность поговорить с вами о вакансии и узнать больше о ваших ожиданиях от руководителя отдела маркетинга в вашей компании».

Заключительное заявление

Заключительное заявление должно быть перспективным и выражать ваше желание услышать от работодателя:

«Я с нетерпением жду ответа от вас при первой же возможности».

Заключительное приветствие

В заключительном приветствии вы можете использовать такие фразы, как «Всего наилучшего» или «С уважением», но «С уважением» обычно используется и принимается. Вот как написать заключительное приветствие:

Искренне,

Кеннеди Роуэн

Должны ли вы настраивать сопроводительное письмо для каждой работы?

Да, вы должны настроить свое сопроводительное письмо для каждой вакансии, на которую вы подаете заявку, точно так же, как и ваше резюме. Вот несколько примеров того, какие элементы следует изменить, чтобы отразить индивидуальные возможности трудоустройства:

• Имя получателя и контактные данные: вам необходимо убедиться, что вы изменили имя человека, которому вы адресуете свое сопроводительное письмо. Это должно происходить при указании адреса получателя перед приветствием и в начальном приветствии. Для справки, пример приветствия: «Уважаемый XYZ».

• Должность, на которую вы претендуете: После приветствия вы должны указать конкретную должность в компании, на которую вы претендуете. Вы должны убедиться, что вы корректируете эту информацию, если только позиция не совпадает с предыдущей компанией, в которую вы подали заявку.

• То, как вы описываете свои навыки и квалификацию: просмотрите навыки и квалификацию в первоначальном описании работы и используйте их для корректировки пунктов, которые вы включаете в сопроводительное письмо, и их описания. Например, если в описании работы подчеркивается, что использование программного обеспечения для обработки текстов является важным навыком для кандидата, вы хотите обратиться к конкретным случаям, когда вы использовали программное обеспечение для обработки текстов на своих предыдущих местах работы.

• Название компании: В заключении сопроводительного письма вы должны подчеркнуть свой энтузиазм по поводу продолжения вашей кандидатуры у работодателя. Это означает, что вы должны заменить предыдущее название компании на то, в которое вы в настоящее время подаете заявление.

Когда следует обновить сопроводительное письмо?

Может показаться заманчивым просто оставить одно и то же шаблонное письмо в режиме ожидания, но есть несколько случаев, когда вам следует обновить свое сопроводительное письмо. Вот некоторые примеры:

• Каждый раз, когда вы подаете заявку на новую работу: обычно вам необходимо обновлять сопроводительное письмо для каждой работы, на которую вы подаете заявку. Это гарантирует, что вы обратитесь к нужному человеку и адаптируете сопроводительное письмо так, чтобы оно наилучшим образом соответствовало описанию вакансии и ключевым словам.

• После достижения новых квалификаций или карьерных целей: точно так же, как вам нужно обновлять свое резюме каждый раз, когда вы получаете новую возможность работы, степень, сертификат или другое достижение, вам необходимо скорректировать свое сопроводительное письмо, чтобы отразить вашу новую квалификацию и то, как они могут принести пользу работодатель. Если вы повторно используете то же сопроводительное письмо, что и до достижения новых карьерных целей, работодатели могут задаться вопросом, следует ли ссылаться на ваше резюме или сопроводительное письмо для получения наиболее точной информации.

• Когда ваши контактные данные меняются: В верхней части сопроводительного письма вы указываете свое имя, адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Работодатели могут использовать это в качестве ссылки, чтобы отправить вам печатную или цифровую почту и позвонить вам, чтобы назначить собеседования, поэтому вам необходимо указать правильные данные. Это не позволит вам упустить возможности трудоустройства, а также гарантирует, что вы презентуете себя профессионально.

• Когда вы не получаете ответы от работодателей: могут быть разные причины, по которым вы не получаете ответа от работодателей после отправки заявок. Тем не менее, это может быть ваше сопроводительное письмо или материалы для резюме, а также то, включаете ли вы правильные ключевые слова. В таких ситуациях переделайте сопроводительное письмо и сосредоточьтесь на том, чтобы адаптировать его к описанию каждой вакансии. Это увеличивает ваши шансы на продвижение вашей кандидатуры работодателем.