Система Канбан: определение, принципы и практика

29 апреля 2021 г.

Канбан, происходящий от японского слова «рекламный щит» или «вывеска», представляет собой систему управления проектами, которую используют многие современные предприятия и организации. Основное внимание уделяется визуализации рабочего процесса для повышения производительности, эффективности и сотрудничества между членами команды. Внедрение канбана в ваш рабочий процесс может принести положительные изменения и долгосрочные преимущества на всех уровнях организации. В этой статье мы даем определение системам и методам канбан, объясняем, как они работают, используя сочетание принципов и практик, и предлагаем список преимуществ канбан.

Что такое система канбан?

Система канбан — это система управления проектами и планирования, первоначально созданная как технология производства в автомобильной промышленности. Канбан опирается на визуальную организацию и требования клиентов для определения этапов производственного процесса или рабочего процесса. Она может сократить количество отходов и повысить эффективность без ущерба для производительности, что делает ее популярной во многих отраслях.

Что такое метод канбан?

Метод канбан относится к модифицированным системам, действующим в других секторах, которые исходят из исходной системы канбан. После того, как система канбан стала популярной среди производителей автомобилей, другие отрасли промышленности признали ценность системы канбан. Отрасли, которые приняли свои собственные версии метода канбан, включают ИТ, программное обеспечение, маркетинг, продажи, исследования и разработки.

Как работает канбан?

Канбан работает, реализуя визуальное представление организации процесса или рабочего процесса и показывая задачи, которые необходимо выполнить членам команды. Канбан функционирует посредством шести основных практик и четырех основных принципов:

Канбан-практики

Шесть основных практик канбана:

1. Визуализируйте рабочий процесс

Чтобы визуализировать рабочий процесс с помощью канбана, необходима информационная панель или дисплей рабочего процесса. Дисплей обычно включает столбцы, представляющие шаги вашего процесса, и карточки внутри этих шагов, которые представляют отдельные задачи. Прежде чем разрабатывать отображение рабочего процесса, важно понять каждый шаг, необходимый для доведения продукта или системы от начала до конца. Как только вы поймете текущие этапы своего рабочего процесса, канбан поможет вам создать точное визуальное представление.

По мере того, как люди выполняют задачи, карточки проходят через столбцы или этапы рабочего процесса, что позволяет легко обнаруживать задержки или области улучшения.

2. Ограничьте незавершенную работу

Одной из основных функций канбана является сокращение задержек за счет управления количеством элементов, которые в настоящее время выполняются. Как правило, канбан ограничивает количество незавершенных работ, устанавливая максимальное количество доставляемых задач в каждом столбце, и вы можете перемещать больше задач только тогда, когда освобождается место. Этот метод поощряет единый фокус, предотвращая потери и неэффективность.

3. Управляйте задачами, а не людьми

Канбан направлен на оптимизацию рабочего процесса и ускорение производства, сосредоточив внимание на выполнении задач наиболее эффективным образом. Вместо управления людьми канбан фокусируется на управлении элементами по мере того, как они перемещаются по рабочему процессу, чтобы лучше понять, как увеличить скорость без ущерба для качества.

4. Четко определите политики процессов

При попытке совместного улучшения важно, чтобы каждый член команды полностью понимал новые политики процесса канбан. Чтобы обеспечить понимание всей команды, организации часто четко определяют канбан, публикуют руководства и делают их доступными для всех участников. Ознакомление каждого члена команды с общей целью может повысить согласованность рабочего процесса и предотвратить любые недопонимания или задержки.

5. Внедрите циклы обратной связи

Циклы обратной связи — отличный способ убедиться, что недавно внедренный канбан работает правильно. Циклы обратной связи принимают разные формы, но чаще всего включают в себя повторяющиеся встречи членов команды для обсуждения отображения рабочего процесса канбан и обмена недавно выполненными и предстоящими задачами. Это также возможность обсудить любые задержки или препятствия, возникшие в ходе рабочего процесса, и пути решения этих проблем в будущем.

6. Вносите совместные улучшения

Канбан предлагает общее видение улучшений и способствует долгосрочным изменениям внутри организации. Создание коллективного понимания целей и поощрение членов команды к совместной работе для достижения этих целей является важным шагом на пути к улучшению рабочего процесса. Через визуализацию и совместную работу канбан поощряет чувство единства и командной работы, что может привести к устойчивым улучшениям в рабочих процессах и системах.

Принципы канбан

Четыре основных принципа канбана:

1. Продолжите существующий рабочий процесс

Канбан является гибким, поэтому вы можете легко внедрить его в существующий рабочий процесс, не нарушая установленные процессы. Из-за своей способности визуально представлять рабочий процесс он может привлечь внимание к проблемам или задержкам. Вы также можете использовать компьютерное программное обеспечение, которое рекомендует системные изменения и улучшения после обнаружения этих проблем.

2. Разрешить постепенное изменение

Канбан позволяет вносить постепенные изменения, чтобы члены команды могли легко понять новые методы и применить их в своих рабочих процессах. Вы можете постепенно внедрять элементы системы канбан в работу своей команды и позволить каждому шаг за шагом ознакомиться с методом.

3. Уважайте текущий процесс

Канбан уважает и сохраняет ценность текущих процессов, членов команды и обязанностей в рамках рабочего процесса. Канбан поощряет постепенные изменения, поэтому полная реструктуризация не требуется при внедрении этого метода в вашу текущую практику.

4. Поощряйте лидерство на всех уровнях

Канбан ценит ежедневные акты лидерства на всех уровнях процесса. Чтобы добиться оптимальных результатов от внедрения канбана, сотрудники любого ранга берут на себя ответственность за качество своей работы и стремятся к совместному совершенствованию.

Например, сотрудники, работающие над созданием первого проекта маркетинговой кампании по электронной почте, чувствуют себя мотивированными для выполнения своих задач качественно и пунктуально, так что сотрудникам, ответственным за просмотр и отправку электронных писем, не нужно запрашивать правки материала перед кампанией. крайний срок.

Преимущества системы канбан

Канбан имеет ряд преимуществ, в том числе:

Выявляет задержки

Создавая визуальное представление рабочего процесса, канбан предлагает понять этапы процесса, которые могут вызвать задержки. Понимание того, когда и где в вашем рабочем процессе возникают задержки, может помочь вам лучше понять соответствующий размер и сложность отдельных задач, чтобы сделать работу более управляемой для команд.

Обеспечивает гибкость

Принципы и методы канбана совместимы с любой системой или отраслью. Независимо от вашей области и компании, вы можете адаптировать систему и создать метод, который лучше всего подходит для размера вашей команды и обязанностей.

Улучшает отзывчивость

Канбан продвигает продукты на рынок на основе потребностей клиентов и рыночного спроса, позволяя предприятиям реагировать соответствующим образом. Эти системы адаптируются к изменяющимся потребностям клиентов, приоритетам и рыночным тенденциям быстро и без остановки производства или рабочего процесса, повышая скорость реагирования и гибкость.

Повышает производительность

Канбан побуждает членов команды сосредоточиться на одной задаче до ее завершения, ограничивая количество незавершенных работ. Ограничение количества элементов, на которых члены команды могут сосредоточиться одновременно, побуждает их работать вместе над выполнением отдельных задач в последовательности, которая улучшает рабочий процесс, что приводит к меньшему количеству отвлекающих факторов и повышению производительности.