Шаги по найму сотрудника 1099 (плюс какие формы необходимы)

12 апреля 2021 г.

Компании часто нанимают 1099 сотрудников, потому что они могут помочь быстро выполнять второстепенные задачи и облегчить рост и развитие бизнеса. Если вы надеетесь работать с независимыми подрядчиками, может быть полезно понять их основные преимущества и наиболее эффективный способ их найма. В этой статье мы обсудим, что такое сотрудник 1099, почему компании нанимают его, и дадим вам список шагов, как нанять его самостоятельно, и какие документы вам понадобятся.

Что такое сотрудник 1099?

Сотрудник 1099 — это физическое лицо, которое предлагает свои услуги компаниям и организациям в качестве фрилансера. Термин «1099» относится к определенным формам, которые физическое лицо должно заполнить, чтобы классифицировать свою работу и текущее положение в компании в качестве независимого подрядчика. При найме сотрудника 1099 компании часто договариваются о контракте, в котором излагаются условия проекта и оплата за выполнение задания. Внештатные сотрудники работают до тех пор, пока не выполнят свой контракт, после чего компания решает, продлить или прекратить их услуги.

Зачем нанимать сотрудника 1099?

Вот несколько причин, по которым наем сотрудника 1099 может быть полезен для бизнеса или организации:

Финансовая экономия

Наем независимых подрядчиков может помочь компаниям и организациям сэкономить деньги в нескольких областях бизнеса, включая офисные помещения и оборудование, страховые и льготные пакеты, а также дополнительное обучение и развитие. Из-за этого компании часто платят фрилансерам только за их непосредственные услуги и часто не требуют дополнительных затрат, чтобы помочь им выполнять свои обязанности.

Простое обслуживание

Предприятиям, которые нанимают фрилансеров, может быть проще с адаптацией и оплатой. Часто это связано с тем, что для независимых контрактов требуется меньше документов и проверок биографических данных. Начисление заработной платы также легче поддерживать, потому что оно не требует удержания налогов и происходит только в заранее определенное время, указанное в контракте.

Гибкость

Когда компании нанимают людей на контрактной основе, они имеют возможность нанимать людей, которые специализируются в определенных областях или практиках. Это может позволить предприятиям заключать контракты с профессионально подготовленными сотрудниками, которые могут помочь в особых обстоятельствах. Например, если компании требуется графический дизайнер для создания новых маркетинговых акций, она может нанять профессионала, который будет помогать ему до тех пор, пока работа не будет завершена.

Как нанять сотрудника 1099

Вот список шагов, которым вы можете следовать, чтобы помочь вам нанять сотрудника 1099:

1. Правильно классифицировать человека

Для компаний может быть важно точно классифицировать человека, которого они нанимают, потому что это может помочь им правильно сообщить о рабочих отношениях в Службу внутренних доходов (IRS). Точное определение рабочих отношений может помочь предприятиям защитить свои активы и избежать любых юридических осложнений в будущем. При классификации статуса человека в компании IRS часто применяет систему, чтобы помочь им, в которой используются три разных фактора:

Поведенческий контроль

Поведенческий контроль помогает определить, насколько компания контролирует работу сотрудников и как они ее выполняют. Это может включать определение того, предоставляет ли компания дополнительное обучение, позволяют ли они сотруднику выбирать свой собственный график и может ли сотрудник выбирать, в каком порядке выполнять свою работу.

Финансовый контроль

Финансовый контроль определяет, как компания управляет платежами и финансами. Это может включать в себя, оплачивает ли компания расходы сотрудников, выставляет ли сотрудник счета на оплату и предоставляет ли он свои собственные инструменты и оборудование для работы.

Факторы отношений

Факторы отношений определяют, был ли заключен контракт и какие конкретные преимущества или информацию он включает. Например, если компания предоставляет отпуск и медицинскую страховку, IRS может классифицировать человека как работника с полной или частичной занятостью, а не как фрилансера.

2. Проверьте учетные данные и трудовую книжку

Проверка учетных данных сотрудника и истории работы может быть полезна для компаний, поскольку позволяет им понять, насколько хорошо этот человек может внести свой вклад в их проект или цель. Это может помочь предприятиям убедиться, что у фрилансера есть правильное образование и подготовка для работы, и может помочь сравнить запрашиваемую цену с их профессиональным опытом.

Для некоторых должностей государство также может потребовать пройти проверку биографических данных, особенно если независимый подрядчик работает с пожилыми людьми, детьми или людьми с ограниченными возможностями.

3. Создайте контракт

Создание подробного контракта для фрилансеров может помочь компаниям классифицировать их для IRS и установить руководящие принципы для проекта или задания, которым могут легко следовать независимые подрядчики. В контракт может быть полезно включить подробную информацию о планах оплаты, продолжительности работы и любые необходимые соглашения о неразглашении.

Если фрилансер занимается проектированием и разработкой творческих работ, также может быть важно уточнить, кому принадлежат права на интеллектуальную собственность.

4. Попросите их заполнить соответствующие формы

Когда они официально хотят нанять независимого подрядчика в компанию или бизнес, для них может быть важно заполнить необходимые документы до их начала, а также отслеживать любые формы, которые необходимо заполнить после того, как они выполнят свои обязанности. Эти формы могут включать:

Письменный договор

Прежде чем фрилансер приступит к своей работе, для компании может быть важно полностью обсудить контракт и получить индивидуальный знак того, что они понимают и согласны с положениями и требованиями проекта. После подписания контракта компании может быть выгодно сохранить копию документа для своих записей.

Форма W-9

W-9 — это налоговая форма, которую IRS требует от независимых подрядчиков. В форме запрашивается имя подрядчика и идентификационный номер налогоплательщика, а также указывается, имеет ли фрилансер право работать в Соединенных Штатах. Для компаний и предприятий может быть важно иметь копию формы W-9 каждого независимого подрядчика в файле.

1099-РАЗНОЕ

Обычно форма 1099-MISC требуется, если компания или организация заплатили фрилансеру более 600 долларов за его услуги в течение одного года. Если это так, компания должна отправить форму своему фрилансеру до конца января с подробным описанием того, сколько человек получил в течение года.

5. Интегрируйтесь в компанию

Интеграция фрилансеров в культуру компании может помочь им более эффективно выполнять свои обязанности и повысить удовлетворенность работой. Когда вы нанимаете независимого подрядчика, может быть полезно провести первоначальную встречу лично или виртуально, приветствуя его в компании и передавая важную информацию, такую ​​как миссия и цель компании, с выполненным заданием.

Также может быть полезно познакомить их с другими сотрудниками и предоставить им список лиц, к которым они могут обращаться с определенными вопросами или опасениями по поводу их проекта. Это может помочь им почувствовать себя вовлеченными в развитие компании и внести свой вклад в развитие компании, а также позволит им более эффективно выполнить свой контракт.