Шаблоны отчетов KPI для ИТ, маркетинга и продаж (Plus Definition)

25 марта 2022 г.

KPI, или ключевые показатели эффективности, — это количественные показатели, которые показывают, насколько хорошо компания или команда достигают своих целей. В то время как некоторые специалисты используют автоматизированные информационные панели для измерения KPI, другие создают письменные отчеты, чтобы делиться информацией о KPI с менеджерами и заинтересованными сторонами. Научившись составлять отчеты о ключевых показателях эффективности, вы сможете измерять эффективность своей команды и отслеживать их прогресс в достижении определенных целей. В этой статье мы объясним, что такое отчеты KPI, и предоставим шаблоны отчетов KPI для различных ролей и отделов.

Что такое отчеты KPI?

Отчеты о ключевых показателях эффективности – это письменные документы, которые объясняют определенный ключевой показатель эффективности и содержат обновления, касающиеся эффективности команды или компании в достижении ее целей. Часто команды сосредотачиваются на одном-трех ключевых показателях эффективности за определенный период времени, например месяц, квартал или год. Это позволяет членам команды улучшать определенные аспекты своей работы. По этой причине отчеты о ключевых показателях производительности часто включают информацию о текущих измерениях и целях. Например, маркетинговый отчет KPI об уровне открытия электронной почты может включать сведения о текущем уровне открытия маркетинговых электронных писем и целевом уровне открытия.

Если вы используете программное обеспечение для мониторинга KPI, вы можете загружать отчеты с информационной панели или другого инструмента. Вы также можете создать отчет с помощью программы обработки текста. Как правило, в этих отчетах ключевая информация перечисляется с помощью маркеров или коротких абзацев. Они также могут включать наглядные пособия, такие как гистограммы, круговые диаграммы и диаграммы рабочих процессов. Вы можете делиться отчетами о KPI с управленческими командами, директорами или другими заинтересованными сторонами. Отчеты о KPI также могут помочь командам понять свои цели на определенный период времени.

Общий шаблон отчета KPI

Вы можете настроить общий отчет KPI, чтобы он соответствовал различным KPI в разных отделах. Этот шаблон отчета KPI может включать следующую информацию:

• Владелец KPI: Владелец KPI — это лицо, ответственное за мониторинг KPI. Это может быть конкретный сотрудник или руководитель группы, например отдела продаж или отдела маркетинга.

• Описание KPI: В этом разделе вы можете определить KPI и объяснить, как он отражает эффективность компании. Например, в отчете KPI о количестве подписчиков в социальных сетях вы можете перечислить различные социальные сети организации и объяснить, как рост аудитории в социальных сетях может увеличить продажи.

• Объяснение формулы или показателя: в этом разделе вы можете перечислить ожидаемые результаты и целевые цифры для улучшения. Например, если отчет касается ключевого показателя эффективности новых потенциальных клиентов, вы можете перечислить, сколько потенциальных клиентов обычно имеет команда по продажам в течение определенного месяца, и описать меры, которые команда принимает для достижения новой цели по количеству потенциальных клиентов.

• Прогресс на сегодняшний день: Далее вы можете описать текущую производительность команды в поддержании или улучшении метрики. В отчете KPI о коэффициентах конверсии вебинаров вы можете показать коэффициенты конверсии для разных событий за несколько месяцев.

• Статус RAG: статус RAG, который означает «красный, желтый, зеленый», показывает, насколько вероятно, что команда достигнет цели KPI. В этом ключе «красный» указывает на необходимость вмешательства, «желтый» указывает на необходимость тщательного наблюдения, а «зеленый» указывает на то, что члены команды идут по графику для достижения цели.

• Диаграммы данных со сводками. В зависимости от ключевого показателя эффективности у вас могут быть визуальные подсказки, которые помогут заинтересованным сторонам понять данные в отчете. Например, отчет о ключевых показателях производительности, посвященный накладным расходам, может включать круговые диаграммы, показывающие, какой процент накладных расходов компании идет на конкретные расходы, такие как аренда и оборудование.

Специализированные шаблоны отчетов KPI

Хотя вы можете использовать общий шаблон отчета KPI для широкого спектра показателей и ролей, вы также можете использовать более специализированную версию шаблона для KPI в определенных отделах. Эти шаблоны содержат одну и ту же базовую информацию, но сосредоточены на аспектах процесса управления ключевыми показателями эффективности, которые относятся к определенным частям бизнеса, таким как продажи, маркетинг или ИТ. Вот несколько специализированных шаблонов отчетов KPI:

Шаблон отчета по ключевым показателям эффективности ИТ

Отслеживание ключевых показателей эффективности ИТ может помочь членам ИТ-команды компании более эффективно обслуживать клиентов, более эффективно создавать приложения и системы или достигать других целей производительности. Отчеты по этим KPI часто сосредоточены на распределении времени и бюджета, особенно если KPI сосредоточен на секторе ИТ-услуг или обслуживания систем. Вот шаблон для отчета по ключевым показателям эффективности ИТ:

• Владелец ключевого показателя эффективности. Владелец ключевого показателя эффективности ИТ может быть менеджером службы поддержки, специалистом по кибербезопасности, системным аналитиком или другим ИТ-специалистом. Как правило, владелец KPI обладает определенными навыками в области ИТ, которые могут помочь ему улучшить процессы для достижения целей.

• Описание ключевого показателя эффективности ИТ. В зависимости от аудитории описание ключевого показателя эффективности ИТ может определять ключевые термины или объяснять сложные концепции. Например, если аудитория отчета KPI представляет собой смешанную группу руководителей высшего звена, это может объяснить, что делает определенный сервер или основные задачи специалиста по ИТ-поддержке.

• Подробная информация о любых новых процессах или рабочих процессах. Если владелец КПЭ внедряет новую программу или меняет методы работы своей команды, он может объяснить процесс в отчете о КПЭ, чтобы дать контекст данным. Например, если руководитель службы поддержки ИТ использует новую диаграмму рабочего процесса, чтобы помочь своей команде быстрее обрабатывать заявки, он может обобщить ее здесь.

• Данные и статус RAG, если применимо: в зависимости от KPI отчет может включать обновление статуса RAG, чтобы показать прогресс сотрудников заинтересованных сторон в достижении их цели. Он также может содержать наглядные пособия, которые показывают изменение KPI с течением времени.

• Выводы. Отчет о КПЭ ИТ может включать раздел, в котором владелец КПЭ размышляет о прогрессе своей команды на данный момент и предлагает изменения в рабочем процессе или целях. Например, в отчете KPI ИТ о сокращении времени обслуживания заявок может быть предложено расширить команду службы поддержки или внедрить чередующиеся смены, чтобы обеспечить расширенное обслуживание.

Шаблон отчета KPI по маркетингу

Отчеты о ключевых показателях эффективности маркетинга могут быть сосредоточены на ряде показателей, включая показатели открытия электронной почты, количество новых потенциальных клиентов и участие в социальных сетях. Вот шаблон, который вы можете использовать для маркетингового отчета KPI:

• Владелец KPI: для более крупных маркетинговых KPI, таких как число потенциальных клиентов или конверсия общего события, владельцем KPI может быть менеджер или директор. Для более мелких KPI, таких как посещаемость определенного типа мероприятия или процент открытий для кампании по электронной почте, владельцем KPI может быть специалист по маркетингу или координатор.

• Объяснение маркетингового KPI: в этом разделе вы можете объяснить маркетинговый KPI и связать его с общим состоянием компании. Например, увеличение посещаемости веб-семинара может увеличить число потенциальных клиентов или повысить коэффициент конверсии.

• Отчет о проделанной работе: часто маркетинговые ключевые показатели эффективности сосредоточены на эффективности определенного типа материала, поэтому в этом разделе могут быть представлены диаграммы, показывающие процент открытий для определенных типов маркетинговых электронных писем или процент лайков и репостов в постах в социальных сетях. Сюда также может входить информация из аналитических программ, которые измеряют трафик веб-сайта или рейтинг кликов по электронной почте.

• Оценка и предложения: если отчет о KPI показывает, что команда достигает цели, то отчет может завершиться предложением другого KPI, на котором следует сосредоточиться в следующем цикле. В этом разделе также могут быть предложения по улучшению, если команда не соответствует этому KPI.

Шаблон отчета KPI по продажам

Отчеты о ключевых показателях эффективности продаж могут быть сосредоточены на коэффициентах конверсии, ежемесячных продажах или других показателях продаж и часто содержат количественные данные или наглядные пособия. Вот шаблон, который вы можете использовать для отчета о ключевых показателях эффективности продаж:

• Владелец KPI: для KPI продаж владельцем KPI может быть директор по продажам или руководитель группы, в зависимости от метрики. Директор по продажам может управлять более крупными ключевыми показателями эффективности продаж, такими как общие ежемесячные продажи или продолжительность цикла продаж, в то время как руководитель группы может управлять ключевыми показателями эффективности, относящимися к отдельным представителям, например зарегистрированной активности или показателям поиска.

• Сводка KPI продаж: в этом разделе предоставьте информацию о текущей метрике и любых целях роста. Например, в отчете KPI о коэффициентах конверсии могут быть указаны средние месячные или годовые коэффициенты из прошлых циклов продаж и указана новая цель.

• Объяснение новых процессов. Чтобы достичь цели роста, менеджеры могут внедрить новые процессы продаж, например, предлагать реферальные бонусы или нанимать сотрудников, занятых неполный рабочий день, для потенциальных клиентов. Вы можете объяснить эти меры в отчете о KPI, чтобы показать заинтересованным сторонам, как вы планируете улучшить KPI.

• Статус RAG или сводка о ходе выполнения. В зависимости от показателя продаж вы можете указать либо статус RAG, либо общую сводку о ходе выполнения. Этот раздел может включать в себя графики или наглядные пособия, например, линейный график, отображающий ежемесячные продажи и сравнивающий их с количеством новых потенциальных клиентов.

• Предложения: поскольку менеджеры по продажам и руководители групп могут оценивать объемы продаж ежемесячно или ежеквартально, отчет о ключевых показателях производительности может быть возможностью предложить изменения в цели или структуре команды. Например, если руководитель отдела продаж обнаружит, что достижение определенного целевого показателя KPI затруднено с текущим персоналом или рыночными условиями, он может предложить изменить цель или добавить в проект больше сотрудников.