Шаблон заметок о собрании (с советами и примером)

19 апреля 2021 г.

Делать заметки — отличный способ сохранять информацию и отслеживать услышанное. На встречах ведение заметок может быть особенно полезным для записи важных деталей и возможности поделиться информацией с людьми, которые, возможно, не смогли присутствовать.

Может быть полезно знать, как писать эффективные заметки о встречах, чтобы гарантировать, что любые заметки о встрече, которые вы делаете, содержат ценные детали и могут передавать важную информацию о встрече всем, кто их читает. В этой статье мы рассмотрим, почему важно делать заметки о встречах, и рассмотрим шаблон и пример заметок о встрече.

Почему важно делать заметки о встречах?

Делать заметки о собраниях может быть важно, потому что они позволяют участникам записывать важные детали и отслеживать соответствующие обновления, которые могут возникнуть во время собрания. Это может быть особенно полезно, когда некоторые члены команды или компании не могут присутствовать на собрании, поскольку они могут ссылаться на заметки о собрании, чтобы узнать, что обсуждалось, и получать уведомления о любых обновлениях. Создание заметок на собрании также может побудить участников уделять больше внимания выступающим во время собрания, поскольку они должны определить, какие детали наиболее важны для включения в свои заметки.

Это также может помочь участникам более эффективно запоминать информацию со встречи, поскольку запись информации — отличный способ закрепить ее в памяти.

Советы по ведению заметок на встречах

Вот несколько советов, которые следует учитывать при ведении заметок на собраниях:

Записывайте только важные детали

Обратите внимание на детали, которые вы включаете в свои заметки, и старайтесь записывать только важную информацию. Это может помочь вашим заметкам о встрече оставаться краткими и легко читаемыми, что может быть полезно для читателей, которые хотят просмотреть детали встречи или наверстать упущенное. Чтобы убедиться, что вы включаете только важные детали в свои заметки о встрече, вы можете воздержаться от записи каждого обсуждаемого вопроса, сосредоточьтесь на информации, которая является глобальной, и уделите пристальное внимание тому, что говорит каждый выступающий, чтобы решить, следует ли вам это записывать.

Организуйте свои заметки вокруг действия

Сделайте каждую заметку точкой действия на собрании. Это могут быть случаи, когда выступающий дает конкретную инструкцию, участник задает соответствующий вопрос или обсуждение приводит к эффективному результату. Организация заметок вокруг основных моментов встречи может помочь вам определить приоритетность важной информации и выбрать важные детали для включения в заметки.

Чтобы упорядочить заметки по действиям, вы можете обратить пристальное внимание на то, какие части собрания побуждают людей отвечать или участвовать в разговоре, а также определять моменты, в которых выступающий дает инструкции или описывает задачу, которую необходимо выполнить.

Учитывайте аудиторию

Подумайте, кто может читать ваши записи после собрания. Это может сообщить, какие моменты вы записываете, какую информацию вы включаете и какие детали могут быть наиболее важными. Например, если вы делаете заметки о собрании с целью передать их кому-то, кто не смог присутствовать на собрании, вы можете отдать приоритет деталям и обсуждениям, связанным с их работой или ролью в компании. Однако, если вы делаете заметки о собрании для личного ознакомления, вы можете подумать, какие аспекты собрания наиболее важны для вас, и использовать это в качестве основы для своих заметок.

Рассматривая свою аудиторию, вы можете подумать о таких деталях, как, например, кто может попросить прочитать ваши заметки и собираетесь ли вы делиться своими заметками, когда начнете их делать.

Шаблон заметок о собрании

Вот шаблон, который вы можете использовать при создании собственных заметок о встрече:

[Date]

[Meeting title/reason for meeting]

Посещение
[Name of attendee]
[Name of attendee]
[Name of attendee]

Объявления

[Announcement 1]

• [First main point]

• [Second main point]

• [Third main point]

[Announcement 2]

• [First main point]

• [Second main point]

• [Third main point]

Обсуждение

[Summary of discussion for each concept, identify of speakers and any additional details]

Результаты

[Summary of outcomes reached, solutions proposed and any additional details]

Пример заметок о собрании

Рассмотрим этот пример заметок о встрече:

пятница, 5 марта 2021 г.

Общая встреча и приветствие для новых сотрудников

*Присутствие Рэймонда Нгуена: генерального директора*
Хизер Винн: руководитель отдела продаж
Джейсон Бэрри: продавец
Реджи Харрис: торговый представитель
Жозефина Кокс: торговый представитель
Салли Бейкер: новый продавец
Девон Бакстер: новый продавец

Объявления

Добро пожаловать Салли и Девон

• Салли и Девон присоединяются к отделу продаж в качестве продавцов.

• Салли из Денвера и имеет двухлетний опыт работы в сфере продаж.

• Девон из Колорадо-Спрингс и после окончания учебы только начинает заниматься продажами.

Встретить команду

• Рэймонд Нгуен — генеральный директор и человек, к которому можно обращаться с масштабными вопросами.

• Хизер Винн — руководитель отдела продаж, к которому можно обращаться по вопросам, касающимся конкретных проектов или клиентов.

• Джейсон, Реджи и Жозефина в настоящее время являются продавцами в отделе продаж и могут предложить поддержку и ответить на общие вопросы о работе.

Обсуждение

Должностные обязанности

• Салли и Девон будут подчиняться непосредственно Хизер по всем заданиям.

• Салли поможет Джейсону и Жозефине с крупными счетами.

• Девон будет работать с Реджи над холодными звонками и отправкой электронных писем с запросами.

Рабочая среда

• У Салли и Девона будет по столу в главном рабочем помещении офиса на первом этаже.

• Офис Рэймонда находится на втором этаже в комнате 202.

• Офис Хизер находится на первом этаже в комнате 113.

• Все продавцы могут открыто общаться в зале и сотрудничать друг с другом.

Вопросы от Салли и Девон

• Салли спросила, где мы получаем доступ к спискам клиентов, и Рэймонд объяснил, что они исходят непосредственно от Хизер.

• Девон спросил, как запросить помощь по проекту, и Реджи ответил, что они всегда могут неофициально обратиться к члену команды, подойдя к его рабочему столу или отправив электронное письмо.

Результаты

• Салли и Девон смогли встретиться со всеми, кто работал в отделе продаж.

• Салли и Девон официально стартуют в следующий понедельник, 8 марта 2021 года.

• Рэймонд и Хизер предоставили Салли и Девон свою контактную информацию на случай возникновения вопросов или опасений.