Сетка интересов власти: определение и как использовать

24 июня 2021 г.

Управление заинтересованными сторонами является важной частью управления проектом, которая помогает обеспечить соответствие результатов проекта всем заинтересованным сторонам. Первым этапом управления заинтересованными сторонами в любом проекте является анализ заинтересованных сторон, и использование сетки интересов может помочь упростить анализ заинтересованных сторон. В этой статье мы объясним, что такое сетка властных интересов, кто ее использует и каковы преимущества ее использования, а затем перечислим шесть шагов, показывающих, как вы можете использовать сетку властных интересов, чтобы помочь вашему собственному процессу управления заинтересованными сторонами.

Что такое энергетическая сетка?

Сетка властных интересов или матрица властных интересов — это инструмент для выявления, классификации и управления заинтересованными сторонами. Руководители проектов могут создать сетку на ранней стадии проекта и использовать ее на всех этапах проекта, от концепции до завершения, для управления взаимодействием с заинтересованными сторонами и обеспечения их удовлетворенности.

Кто использует сетку властных интересов?

Менеджеры проектов всех уровней старшинства и опыта во многих организациях и управляющие многими проектами используют сетки интересов власти, чтобы помочь им управлять коммуникацией с заинтересованными сторонами проекта. Для более крупных и сложных проектов может быть назначен специальный менеджер по взаимодействию с заинтересованными сторонами или менеджер по связям с заинтересованными сторонами, работающий под началом общего менеджера проекта. В этих случаях менеджеры по взаимодействию с заинтересованными сторонами используют сетки интересов власти как неотъемлемую часть своего процесса управления и коммуникации.

Преимущества использования сетки процентных ставок

Сетка властных интересов очень полезна для определения приоритетов заинтересованных сторон, позволяя вам эффективно управлять своим временем и ресурсами. Это также полезный инструмент для общения как с вашей проектной командой, так и с более широкой бизнес-группой, поскольку он может четко показать, какие заинтересованные стороны относятся к каким категориям и что вы делаете для управления ими. Это также может помочь вам определить отношения между заинтересованными сторонами и предвидеть потенциальные конфликты интересов.

Как использовать сетку интересов власти

Вот шесть шагов к использованию сетки властных интересов:

1. Составьте список заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны могут включать всех, кто имеет какой-либо интерес к вашему проекту, будь то финансовый, нормативный или иной. Они могут быть отдельными лицами или организациями, а также могут быть внутренними или внешними по отношению к компании. Примеры могут включать:

• Управление компанией

• Акционеры компании

• Государственные регуляторы

• Местное сообщество

• Клиенты

• Поставщики

• Коллеги

2. Создайте свою сетку интересов власти

Используя любое программное обеспечение, которое вы предпочитаете, создайте сетку с двумя осями. Пометьте ось Y (вертикальную) «Сила», а ось X (горизонтальную) «Интерес». Заинтересованные стороны с большой властью — это те, кто может изменить проект или даже полностью остановить его, в то время как заинтересованные стороны с низкой властью не могут изменить проект напрямую, но могут иметь некоторое влияние. Если проект оказывает значительное прямое влияние на человека или организацию, они являются заинтересованными сторонами с высокой заинтересованностью, а если воздействие проекта небольшое или косвенное, они являются заинтересованными сторонами с низкой заинтересованностью. Вы можете создать четыре блока, чтобы упорядочить своих заинтересованных лиц следующим образом:

• Вверху справа: высокая мощность и высокий интерес

• Вверху слева: высокая мощность и низкий процент

• Внизу справа: низкая мощность и высокий интерес

• Внизу слева: низкая мощность и низкий процент

3. Заполните сетку заинтересованными сторонами

Теперь возьмите свой список заинтересованных сторон и поместите каждого человека или организацию в одну из четырех ячеек в соответствии с тем, сколько власти они имеют над проектом и насколько они заинтересованы в нем. Размещение заинтересованных сторон может различаться в разных проектах. Примеры размещения заинтересованных сторон могут включать:

• Руководство компании может иметь большую власть и большой интерес

• Государственные регулирующие органы могут иметь большую власть, но низкий интерес

• Местное сообщество может иметь низкую власть, но высокий интерес

• Потенциальные клиенты могут иметь низкую мощность и низкий интерес

4. Создайте свой план управления заинтересованными сторонами

Используйте заполненную сетку, чтобы классифицировать заинтересованные стороны и разработать план того, как и как часто общаться с заинтересованными сторонами в каждой категории. Категории, которые используют большинство менеджеров проектов:

• Тщательное управление: эта категория предназначена для влиятельных и заинтересованных заинтересованных сторон. Это ваши самые важные заинтересованные стороны. Вы можете запланировать поддерживать с ними регулярную связь, чтобы гарантировать их удовлетворенность целями проекта и прогрессом в любое время.

• Оставайтесь довольными: эта категория предназначена для влиятельных и малоинтересных заинтересованных сторон. Эти заинтересованные стороны важны, но вам не нужно общаться с ними так часто, как с заинтересованными сторонами, которыми тщательно управляют.

• Будьте в курсе: эта категория предназначена для маломощных и заинтересованных заинтересованных сторон. У этих людей могут быть советы и рекомендации по проекту, а также заблаговременное уведомление о любых возникающих проблемах, поэтому время от времени полезно поддерживать с ними связь.

• Монитор: эта категория предназначена для маломощных и малоинтересных заинтересованных сторон. Эти люди являются вашим самым низким приоритетом, и вы можете стремиться поддерживать с ними связь, но вам не нужно тратить на общение с ними столько времени, сколько с другими заинтересованными сторонами.

5. Поймите своих самых важных стейкхолдеров

Прежде чем претворять в жизнь свой план управления заинтересованными сторонами, вам необходимо понять своих заинтересованных сторон. Если у вас есть заинтересованные организации, определите, с какими конкретными лицами вы можете связаться в этих организациях. Узнайте как можно больше о своих стейкхолдерах, поговорив с ними напрямую или спросив у тех, кто имел с ними дело в прошлом. Примеры того, что следует учитывать, включают:

• Какой вид общения они предпочитают и как часто? Предпочитают ли они еженедельные электронные письма, ежемесячные отчеты или ежеквартальные личные брифинги?

• Каковы их ожидания от проекта? Есть ли у них особые опасения?

• Каково их мнение о вас и вашей организации? Есть ли у вас работа, чтобы завоевать их доверие?

• Что их мотивирует?

• На кого они влияют и кто влияет на них?

6. Общайтесь со своими заинтересованными сторонами

После того, как вы создали свой план управления заинтересованными сторонами, пришло время его реализовать. Будьте гибкими и обновляйте план по мере необходимости. В случае долгосрочных проектов вы можете обнаружить, что заинтересованные стороны со временем меняются по мере того, как люди переходят на новые должности и меняются организационные приоритеты. Оставайтесь на связи со всеми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы все еще понимаете их. Вы можете регулярно возвращаться к сетке интересов власти, даже ближе к концу проекта, чтобы убедиться, что вы оптимизируете использование сетки и обеспечиваете удовлетворенность заинтересованных сторон.