Счет-проформа: определение, примеры и часто задаваемые вопросы

29 октября 2021 г.

Предприятия отправляют счет-проформу своим клиентам или клиентам, когда хотят четко определить, какие товары или услуги они будут предоставлять. Счет-проформа отличается от связанных документов, таких как коммерческий счет, заказ на покупку или предложение. Счет-проформа чаще всего используется для компаний, которые отправляют товары, особенно когда эти товары отправляются на международном уровне, поскольку счет-проформа может помочь в таможенном процессе. В этой статье мы определяем, что такое счет-проформа, обсуждаем, как он работает, сравниваем его с аналогичными документами, приводим примеры и отвечаем на часто задаваемые вопросы.

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это счет на продажу, который компания выдает покупателю или клиенту для заключения официального соглашения о стоимости заказанных товаров или услуг. Это не просьба об оплате. Хотя детали в счете-проформе могут меняться из-за колебаний цен или количества товаров, компании и клиенты обычно рассматривают их как обязательные документы.

Как работает счет-проформа?

Счет-проформа включает в себя такую ​​информацию, как:

• Названия участвующих организаций

• Условия доставки

• Описания продуктов

• Классификация продуктов, необходимая для таможни

• Цены на продукцию

• Дата истечения срока действия счета-проформы

Если лицо, приобретающее товары или услуги, соглашается с условиями в предварительном счете-фактуре, оно уведомляет об этом продавающую компанию, и обе стороны соглашаются с предварительным счетом-фактурой в качестве предложения. Затем компания-продавец предоставляет товары и услуги в соответствии с условиями, указанными в предварительном счете-фактуре, и по завершении отправляет покупателю обычный счет-фактуру.

Счет-фактура против счета-проформы

Обычный счет-фактура отличается от счета-проформы несколькими ключевыми моментами:

• Назначение: в отличие от обычного счета-фактуры предварительный счет-фактура не является требованием платежа, хотя закупочная организация может произвести платеж на основе затрат, указанных в предварительном счете-фактуре.

• Сроки: компания отправляет регулярный счет-фактуру после завершения предоставления услуг или отгрузки товаров, в то время как они обычно отправляют предварительный счет-фактуру до предоставления каких-либо товаров или услуг.

• Условия. Хотя предварительный счет-фактура обычно является обязывающим соглашением, большинство вовлеченных сторон осознают, что некоторые условия могут измениться по мере того, как компания-продавец выполняет заказ. Обычный счет-фактура является более юридически обязывающим, и компании-продавцы ожидают, что компании-покупатели будут соблюдать условия.

• Бухгалтерский учет: Бухгалтеры включают регулярные счета в расчеты и бюджеты, в то время как счет-проформа не является бухгалтерским документом. Поэтому компании не всегда учитывают счета-проформы для целей бухгалтерского учета, но существует бухгалтерское программное обеспечение, которое может помочь в этом.

Заказ на поставку в сравнении со счетом-проформой

Компания-покупатель отправляет заказ на покупку компании-продавцу, чтобы запросить определенное количество товаров или услуг, но именно компания-продавец отправляет предварительный счет-фактуру компании-покупателю. Договор купли-продажи, как и обычный счет, является юридически обязывающим соглашением, в то время как счет-проформа не является обязательным.

Примеры

Вот два примера того, как может работать счет-проформа:

Пример 1: Товары

Компания Jacobs Office Supply получила заказ от зарубежного клиента на 10 000 коробок кнопок. Чтобы подтвердить заказ и показать все расходы по доставке, налоги и таможенные сборы, Jacobs отправляет своему клиенту счет-проформу. Счет-проформа содержит название и контактную информацию обеих вовлеченных компаний, описание товара для кнопок, количество кнопок, стоимость кнопок, предполагаемые даты доставки, условия оплаты, стоимость доставки до места расположения клиента, любые применимые налоги и таможенные сборы. .

Получив счет-проформу, клиент Джейкобса подтверждает, что ему все еще нужны кнопки и что информация в счете-проформе верна и приемлема. Они утверждают предварительный счет-фактуру, и Джейкобс приступает к выполнению заказа.

Когда Jacobs отправляет заказ со своего склада, они используют свое бухгалтерское программное обеспечение, чтобы превратить предварительный счет в окончательный счет, который они отправляют своему клиенту для запроса оплаты. Они также представляют окончательный счет на таможню, чтобы обработать их груз, когда он пересекает международную границу.

Пример 2: Услуги

Кейша — внештатный веб-дизайнер, которую Tennant Publishing нанимает для своих услуг. Чтобы убедиться, что все согласны с объемом ее услуг, она готовит счет-проформу, в котором подробно описывается, для чего ее наняла Tennant Publishing.

Ее предварительный счет-фактура включает в себя строку для каждой из многочисленных услуг, которые она предоставляет, включая дизайн логотипа, дизайн веб-сайта, покупку стоковых изображений, субподряд автора для копирования веб-сайта, SEO-оптимизацию и специализированную работу в разделе магазина веб-сайта. Она разделяет эти элементы по ставке оплаты и часам, необходимым для выполнения каждой задачи.

В предварительный счет Кейши не включены расходы на доставку или налоги, но это не окончательный счет, поскольку она еще не завершила работу. Количество часов, которое она тратит на каждую услугу, может отличаться от расчетного счета до окончательного счета. Тем не менее предварительный счет помогает ей и Tennant Publishing оценить стоимость проекта. Когда она завершает проект, она проверяет количество часов для каждой услуги и отправляет заполненный счет Теннанту.

Часто задаваемые вопросы о предварительных счетах-фактурах

Вот некоторые часто задаваемые вопросы о счетах-проформах:

Требуются ли таможней счета-проформы?

Таможня требует коммерческих счетов-фактур, которые представляют собой документ другого типа. Таможня не требует предварительных счетов-фактур, но они могут быть полезны в общем процессе доставки товаров в другую страну. Таможня может оценить расходы, используя счет-проформу, что может позволить продающей компании включить эти сборы в счет-проформу для своего клиента.

Ничего страшного, если общая стоимость изменится со счета-проформы на окончательный счет-фактуру?

Если общая стоимость изменяется с момента, когда компания выставляет счет-проформу, до момента, когда они отправляют окончательный счет, клиент или клиент может захотеть узнать, почему. Например, если в предварительном счете стоимость доставки изменилась из-за непредвиденных обстоятельств, маловероятно, что это расстроит покупателя. Однако, если есть большое изменение в стоимости, которое не поддается объяснению, или если они не получают количество товаров, указанное в счете-проформе, они могут быть недовольны.

Как обрабатываются платежи при представлении счетов-проформ?

Покупатель или клиент может решить произвести платеж в счет стоимости товаров или услуг, перечисленных в счете-проформе, до получения этих товаров или услуг и окончательного счета. Программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам записать это, и как только компания-продавец создаст окончательный счет, продавец сможет отнести платеж к правильному счету. Поскольку счета-проформы технически не являются бухгалтерскими документами, компании, которые принимают платежи по счетам-проформам, должны иметь план того, как именно компания обрабатывает эти платежи.

Нужны ли счета-проформы при оказании услуг?

Физические лица или компании, предоставляющие услуги, а не товары, могут быть знакомы с различными вариантами заключения договора на оказание услуг с клиентом. К ним относятся предложение, контракт или счет-проформа. Каждый отдельный бизнес должен решить, какой формат соглашения лучше всего подходит для того, что предоставляется. Обычно хорошо иметь какое-то соглашение при предоставлении услуг, чтобы все вовлеченные стороны знали, что делает поставщик услуг и сколько они берут.

Если физическое лицо или компания предоставляет расценки или контракт, им часто не нужно отправлять счет-проформу своему клиенту. Полезно определить, что является стандартом в этой отрасли и что может предпочесть любой клиент.