Руководство по загрузке ресурсов: определение и способы расчета

Загрузка ресурсов — неотъемлемая часть управления проектом и его завершения. Это процесс, который может помочь руководителям проектов и их командам эффективно решать поставленные задачи. Знание того, как загружать ресурсы, может помочь компаниям добиться успеха в своих активных проектах. В этой статье мы обсудим, что такое загрузка ресурсов, факторы, которые могут повлиять на процесс и как ее рассчитать.

Что такое загрузка ресурсов?

Загрузка ресурсов — это процесс, используемый в управлении проектами, который заполняет общее доступное время членов команды заданиями в течение рабочей недели. Руководители проектов обычно назначают членам команды процент от проекта или цели в день, пока они не достигнут 100% своей недельной производительности. Как только способность члена команды достигает 100%, менеджер проекта обычно начинает назначать задачи другим сотрудникам. Загрузка ресурсов также включает выделение оборудования и других ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Некоторые менеджеры проектов стремятся назначать членам команды до 75% доступного рабочего времени, чтобы они могли посвятить время другим видам деятельности, таким как встречи или замещение других сотрудников. Это также гарантирует, что каждый сотрудник имеет управляемую рабочую нагрузку и может выполнять свои задачи.

Факторы, влияющие на загрузку ресурсов

Вот некоторые факторы, которые могут повлиять на загрузку ресурсов:

• Выгодное использование: член команды, работающий над проектом, иногда должен выполнять другие обязанности, прежде чем выполнять поставленные задачи. Руководители проектов могут отслеживать производительность сотрудников и передавать задачи другим доступным сотрудникам с меньшей рабочей нагрузкой для повышения рентабельности.

• Небольшой или строгий бюджет: ограниченные средства для проекта могут повлиять на качество выполненной работы, отношение членов команды и время, отведенное для работы. Менеджеры проектов могут счесть полезным открытое общение, принятие гибких решений и разработку конкретного плана для таких ситуаций.

• Требования к набору навыков: члены команды с определенными навыками могут повысить производительность, поскольку они не тратят много времени на изучение того, как выполнять задачу. Руководители проектов часто учитывают особые навыки каждого члена команды при загрузке ресурсов.

• Тип необходимой рабочей силы: сотрудники, выбранные для проекта, могут влиять на бюджет и загрузку ресурсов, поскольку каждый член команды имеет специальные навыки и разные ставки. Руководители проектов могут выбирать фрилансеров или сотрудников компании в зависимости от требований проекта и бюджета.

• Административное регулирование: иногда административные проблемы могут повлиять на то, как и когда член команды может выполнить задачу. Руководители проектов могут обеспечить продуктивность членов команды, если задачи четко определены и описаны заранее.

Загрузка ресурсов и выравнивание ресурсов

Загрузка ресурсов включает первоначальное распределение персонала и других ресурсов, а выравнивание ресурсов предполагает использование этих ресурсов наиболее эффективным способом. Менеджеры проектов используют загрузку ресурсов, чтобы увеличить доступное рабочее время сотрудников и сосредоточиться на сроках и бюджетах проектов, расставляя приоритеты для определенных проектов. Чтобы завершить вовремя, проекты, которые считаются наиболее важными, часто получают больше денег и ресурсов.

Как рассчитать загрузку ресурсов

Вы можете рассчитать загрузку ресурсов, разделив общее количество часов назначенной работы на количество часов, доступных для выполнения этой работы. Формула будет выглядеть так:

Общее количество часов назначенной работы / количество часов, доступных для работы = загрузка ресурсов

Вы можете использовать доступные часы в день, неделю, месяц или всю продолжительность проекта. Вот несколько шагов, которые помогут вам учесть определенные аспекты проекта и рассчитать базовый уровень загрузки ресурсов:

1. Рассмотрим два метода расчета загрузки ресурса

Первый метод расчета загрузки ресурсов — это оценка работы, которую нужно выполнять каждый день, и деление этого числа на доступную мощность ресурса, которая обычно составляет около восьми часов в день. Эта формула будет выглядеть так:

Предполагаемая работа, которую необходимо выполнить / Объем ресурсов = Загрузка ресурсов

Вы также можете рассчитать загрузку ресурсов, оценив работу, которую необходимо выполнить для каждой задачи в рамках проекта. Разделите это число на доступность ресурса для управления этими задачами. Обычно это включает менее восьми часов в день, и формула будет выглядеть так:

Предполагаемая работа, которую необходимо выполнить / доступность ресурсов для задач = загрузка ресурсов

2. Изучите другие ситуации, в которых используется ресурсное время

Некоторые ситуации могут повлиять на назначение ресурсов, например время, когда члены группы недоступны. Это время может включать дни болезни и отпуска, другие проекты и задания, перерывы в ванной и встречи. Некоторые действия, такие как встречи и другие проекты, неизбежны, поэтому важно помнить об этом при загрузке ресурсов. У сотрудника с другими задачами меньше времени на выполнение проекта, на который выделяются ресурсы.

3. Убедитесь, что у ресурсов есть необходимое время

Время, необходимое сотруднику для завершения конкретной задачи, зависит от общего объема работы, необходимого для выполнения этой задачи, деленного на доступность сотрудника для выполнения этой задачи. Например, если у вас восьмичасовая задача и два часа работы над ней в день, проект займет четыре рабочих дня. Формула выглядит следующим образом:

Общая работа (часы) / доступность сотрудников (часы в рабочий день) = продолжительность (дни)

Для всей команды продолжительность проекта равна сумме всех назначений, деленной на сумму их общей доступности в день. Вы часто можете определить продолжительность проекта, изучив, у кого больше всего работы, и их доступность, поэтому важно учитывать навыки и доступность каждого, чтобы гарантировать, что у них есть время, в котором они нуждаются. Вы можете определить, сколько нужно загрузить ресурса, учитывая оценку того, сколько часов им требуется для завершения проекта, и доступность членов команды.

4. Определите другие факторы, которые могут повлиять на баланс ресурсов проекта.

Элементы управления и доступность проекта — два примера факторов, которые могут улучшить баланс ресурсов проекта. Может быть полезно оценить возможную недооценку или переоценку времени, необходимого для выполнения каждой задачи в проекте. Вы также можете рассмотреть возможность оценки доступного времени сотрудников. Мягкий подход при расчете этих факторов может уменьшить перегрузку ресурсов, поскольку он может сохранить или ускорить график проекта, оставляя место для непредвиденных событий.

Использование графика загрузки ресурсов

Диаграмма загрузки ресурсов может помочь менеджерам проектов распределять задания и ресурсы, визуализируя доступное время каждого члена команды и расписание проекта. Диаграммы предоставляют руководителям проектов всестороннее представление о навыках каждого ресурса, общих заданиях и затратах. Основная функция этих диаграмм — гарантировать эффективность управления за счет повышения точности планирования и преимуществ проекта. Это означает, что важно регулярно обновлять графики загрузки ресурсов. Вот некоторые преимущества создания графика загрузки:

• Планировщики могут легко определить, где перераспределить ресурсы.

• Руководители проектов могут свести к минимуму задержки, реорганизовав задачи или расписания.

• Централизованное представление ресурсов помогает в создании стратегии ресурсов.

• Руководители проектов могут лучше составлять бюджет, определяя, на что команды тратят деньги.

• Диаграмма может помочь внести ясность во все аспекты проекта.

• Планировщики могут точно сопоставлять конкретные задачи с конкретными сотрудниками.

• Все участники проекта понимают цели и могут следить за ходом проекта.