Руководство по планированию ресурсов в управлении проектами

22 апреля 2021 г.

Почти все проекты имеют ограниченные возможности или ресурсы. В результате успех проекта зависит от того, насколько эффективно управляются ресурсы. Ресурс — это все, что требуется для успешного выполнения и завершения проекта. Это может быть рабочая сила, оборудование, материалы, оборудование или что-либо, необходимое для завершения проекта.

Плановый подход к распределению ресурсов позволяет руководителям проектов намечать сроки выполнения задач, поставленных перед их командами. Затем они могут отчитываться перед заинтересованными сторонами, такими как клиенты или совет директоров. В этой статье мы рассмотрим, что такое планирование ресурсов, почему оно важно и как создать эффективный план планирования ресурсов.

Что такое планирование ресурсов?

Планирование ресурсов относится к процессу, используемому организациями для эффективного распределения своих ресурсов по задачам или проектам, которые им необходимо выполнить. Он также включает планирование дат начала и окончания для каждой задачи или проекта в зависимости от емкости и доступности ресурсов. В зависимости от отрасли ресурсами могут быть люди (сотрудники или поставщики), оборудование, материалы, финансирование или помещения.

Планирование ресурсов включает решения о мощности в процесс планирования с использованием двух методов: с ограничением по времени и с ограничением по ресурсам. Планирование с временными ограничениями использует фактор времени в качестве критической переменной. С другой стороны, ограниченные ресурсы фокусируются на ограниченных возможностях ресурсов, подчеркивая решение проблем перегрузки мощностей.

Кто использует планирование ресурсов?

Часто руководители проектов отвечают за планирование ресурсов. В крупных организациях есть специальные менеджеры ресурсов, которые занимаются планированием ресурсов. Руководитель проекта несет ответственность за своевременную реализацию проекта в рамках бюджета и без ущерба для качества. Если ресурсы не используются должным образом и не планируются до начала проекта, это приведет к временным задержкам и даже к провалу проекта.

Почему планирование ресурсов важно?

Планирование ресурсов предоставляет менеджерам проектов более разумный и эффективный способ назначать задачи своей команде в зависимости от их опыта и доступности. Этот процесс позволяет вам контролировать проект от начала до конца, чтобы обеспечить бесперебойную работу. Это также дает вашей организации способ использовать рабочую силу наиболее эффективным образом, чтобы она не была ни перераспределена, ни недораспределена.

Управление человеческими ресурсами гораздо сложнее, чем управление другими ресурсами, такими как оборудование или материалы. Таким образом, правильное планирование ресурсов гарантирует, что люди не будут перегружены работой, их время будет использовано наилучшим образом, а ваш бюджет будет распределен максимально разумно. Управление ресурсами может быть сложным и трудоемким процессом. Тем не менее, это важный аспект, когда речь идет об успешном завершении проекта.

Планирование ресурсов важно по следующим причинам:

• Повысить эффективность и стоимость проекта

• Предотвращение задержек на графике

• Не перегружайте людей слишком большим объемом работы

• Ставьте задачи и контролируйте проекты от начала до конца

• График работы в зависимости от навыков и доступности

• Анализируйте коэффициент использования для каждого из ресурсов и переназначайте задачи неработающим ресурсам до их полного коэффициента использования.

• Отслеживайте оценки и результаты проекта, чтобы упростить планирование в будущем

Каковы шаги для эффективного планирования ресурсов?

Планирование ресурсов — это больше, чем сроки и результаты. Это также о том, чтобы поддерживать мотивацию членов вашей команды и бросать им вызов, но никогда не давать им больше задач, чем то, с чем они могут справиться. Вот шесть шагов эффективного планирования ресурсов вместе с примерами:

1. Разбивайте задачи

Первый шаг к планированию ресурсов — понять проект в целом, а затем разбить каждую часть на отдельные задачи. Структура декомпозиции работ (WBS) — это важный инструмент, используемый руководителями проектов для структурирования проекта путем разбивки всех функций на базовый уровень, в результате чего получается исчерпывающий список всех действий, которые необходимо выполнить.

Например, если ваше агентство разрабатывает план цифрового маркетинга для начинающего бизнеса, ваш список задач может выглядеть следующим образом:

• Создавайте обновления статуса в социальных сетях, сообщения в блогах, изображения, аудио- и видеоконтент, чтобы привлечь людей и привлечь трафик на ваш сайт.

• Автоматизируйте стратегию цифрового маркетинга с помощью автоматизации электронной почты, ботов в мессенджерах Facebook и группового планирования публикаций в социальных сетях.

• Анализ маркетинговых стратегий компаний-конкурентов, чтобы увидеть, чего не хватает вашему клиенту

• Настройка рекламы, аналитики, отчетности и отслеживания по каждому каналу

• Обновление контента по каждому каналу в заранее определенный период времени и удаление любой устаревшей информации.

Когда список будет готов, вы сможете оценить количество ресурсов и трудозатрат, необходимых для выполнения задач.

2. Оцените возможности ресурсов

Следующим шагом является определение и оценка необходимых ресурсов. В большинстве проектов необходимыми общими ресурсами являются оборудование и человеческие ресурсы. Когда дело доходит до оборудования, вы должны определить тип необходимого программного обеспечения, оборудования или инструментов, а также любые конкретные версии или отраслевые стандарты, которым необходимо соответствовать. Еще один фактор, который следует учитывать, заключается в том, имеет ли более экономический смысл покупать или арендовать их.

Оцените свои кадровые ресурсы и назначьте нужного человека с правильным набором навыков, необходимых для выполнения задачи. Самый быстрый способ сделать это — иметь базу данных с навыками всех членов вашей команды, чтобы вы могли легко сопоставлять задачи с их расписанием.

Рассмотрите необходимые знания, навыки и сертификаты и подумайте, использовать ли уже имеющихся сотрудников или нанять их. Например, чтобы найти высококвалифицированного графического дизайнера для вашей команды для работы над маркетинговой кампанией, вы можете заранее проверить базу данных навыков или нанять стороннего подрядчика.

3. Назначайте задачи сотрудникам в зависимости от их доступности

После того, как возможности ресурсов правильно оценены, назначение нужного человека для выполнения нужных задач зависит от их доступности. Было бы лучше, если бы у вас была точная оценка того, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач. Важно выяснить, не перегружен ли кто-то слишком большим объемом работы, а кому-то работы может не хватать.

На этом этапе процесса планирования ресурсов у вас также есть возможность настроить размер проектной группы по мере необходимости. Предположим, вы недооценили объем работы на любом этапе проекта, таком как графический дизайн или проверка качества. В этом случае самое время подключить дополнительные ресурсы.

4. Выявление узких мест и быстрая корректировка в режиме реального времени

Если член команды уходит в отпуск или на больничный, вам нужно будет переназначить его задачи или изменить сроки выполнения. Существует множество программ для планирования проектов, которые помогут вам планировать, отслеживать и анализировать ваши проекты. С помощью этого программного обеспечения вы можете легко назначать и управлять рабочими задачами, контролировать объемы нагрузки вашей команды, получать уведомления об обновлениях статуса проекта и отслеживать доступность ресурсов (больничные, праздничные и выходные дни).

Часто члены команды могут застрять на проблеме или вопросе, который они не могут решить. Важно следить за своими ресурсами, затраченным временем и быстро получать от них помощь.

5. Выполните план рисков для критических ресурсов

Важный персонал в вашем проекте может быть переназначен на проект с более высоким приоритетом или по какой-то причине может быть недоступен в вашем проекте. Крайне важно внедрить план рисков, чтобы определить критические ресурсы и разработать экономичный план на случай непредвиденных обстоятельств в таких обстоятельствах.

Выявление риска, а затем анализ его влияния на весь проект и управление им без ущерба для цели вашего проекта — ключевой шаг в планировании проекта.

6. Отслеживайте время, потраченное на задачи и действия

Наконец, внимательно отслеживайте свой проект, чтобы сделать его работу еще более гладкой. Определив, сколько ресурсов вы использовали для каждой задачи, а также время, которое потребовалось для их выполнения, вы сможете использовать эти данные для точной настройки будущих задач планирования ресурсов. Добавление функции отслеживания времени в программное обеспечение для планирования ресурсов — наиболее эффективный способ сделать это.

Выравнивание ресурсов и сглаживание ресурсов

В прагматичном мире управления проектами используется как выравнивание ресурсов, так и их сглаживание. Выравнивание ресурсов — это процесс распределения конфликтующих ресурсов. Если ресурсы используются чрезмерно, то выполняется выравнивание для справедливого и эффективного использования ресурсов. Выравнивание ресурсов может быть выполнено путем реализации множества шагов, таких как отсрочка времени начала, увеличение продолжительности плана или выделение новых ресурсов и многое другое.

Сглаживание ресурсов больше связано с управлением временными ограничениями вашего проекта. Он направлен на завершение проекта вовремя, избегая при этом пиков и спадов потребности в ресурсах.