Руководство по написанию эффективных писем-подтверждений за 5 шагов

12 августа 2021 г.

Эффективное общение — как письменное, так и устное — может укрепить профессиональные отношения и обеспечить продуктивность. Когда профессионалы пишут письма-подтверждения, им важно четко изложить свое решение о приглашении или предложении на мероприятие. Если вы планируете написать письмо-подтверждение, может быть полезно изучить некоторые стратегии для этого. В этой статье мы объясним, что такое письмо-подтверждение, предложим пять шагов для его эффективного написания и предложим неформальные и формальные шаблоны и образцы.

Что такое письмо-подтверждение?

Письмо-подтверждение — это служебная записка, которую специалисты пишут в ответ на предложение или приглашение, например, могут ли они посетить мероприятие, такое как бронирование, деловые встречи или встречи. Другими способами, которыми вы можете использовать письма-подтверждения, являются документирование устных соглашений, чтобы убедиться, что подтверждение в письменной форме или ответ на предложение о работе. Эти письма могут быть официальными или неофициальными, в зависимости от повода или того, кому вы отвечаете.

Как написать письмо-подтверждение за 5 шагов

Если вам нужно написать письмо-подтверждение, вот пять полезных шагов, которые вы можете использовать, чтобы написать свое собственное:

1. Добавьте заголовок письма

В верхней части письма-подтверждения вы можете включить заголовок с контактной информацией о себе и получателе. Конкретные контактные данные, которые вы можете указать, включают полное имя, номер телефона и адрес электронной почты. В этом заголовке вы также можете добавить дату для документа, когда произошло общение, если вам нужно будет сослаться на письмо в будущем. Наличие заголовка в верхней части вашего письма-подтверждения полезно, чтобы обе стороны могли легко найти контактную информацию друг друга.

2. Начните с объяснения

Вы можете начать свое письмо-подтверждение с объяснения, в котором обсуждается, на что вы отвечаете, и какое решение вы приняли. Начиная с этой информации, получатель может сразу понять цель сообщения. Например, если вы подтверждали свою доступность для встречи, вы можете указать желаемое время в первом предложении.

3. Добавьте подробную информацию о подтверждении

После того, как вы четко заявили о своем решении, вы можете предоставить получателю информацию о своем выборе. Например, если вы отвечали кандидату на работу, которому вы предлагаете должность, вы можете добавить информацию об обязанностях, зарплате и льготах. Детали и информация, которые вы добавляете в этот раздел письма-подтверждения, могут различаться в зависимости от цели вашего ответа.

4. Выделите все, что вы могли прикрепить

Если вы ничего не прикрепили к письму-подтверждению, вы можете пропустить этот шаг. Однако, если вы приложили к письму документы или материалы, то можете объяснить, что это такое и что с ними делать получателю. Например, если вы написали письмо-подтверждение кому-то, с кем планируете работать, вы можете приложить подписанный контракт или контракт, который они должны подписать и отправить обратно.

5. Завершите заявлением поддержки

Завершение вашего письма-подтверждения поддерживающим заявлением может стать убедительным и убедительным способом завершить ваше письмо. Цель вашего ответа может повлиять на утверждение, которое вы решите использовать в конце своего письма. Например, если вы подтверждали встречу, вы можете добавить что-то о том, как вы с нетерпением ждете встречи с ними. Между тем, если вы писали письмо-подтверждение о деловом соглашении, вы можете закончить что-то о своем волнении по поводу начала нового партнерства.

Образцы письма-подтверждения

Использование шаблона может помочь вам легко написать письмо-подтверждение. Вот шаблоны, которые вы можете использовать в качестве плана для своего письма:

Образец неофициального письма-подтверждения

Используйте этот шаблон для неформального ответа:

[Your full name]
[Your phone number]
[Your email address]
[Date]
[Recipient’s full name]
[Recipient’s phone number]
[Recipient’s email address]

дорогая [recipient’s first name],

Я изучил свое расписание на неделю [month and date] и хотел сообщить вам о моей доступности.

Оценив время, которое вы предложили, Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000 лучше всего подходит для моего графика. Если этот день больше не работает для вас, пожалуйста, дайте мне знать. Ниже я указал дополнительные случаи, когда я могу встретиться:

• Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000

• Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000

• Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000

Тем не менее, я отметил в своем календаре нашу встречу Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000 если что-то не изменится.

Я с нетерпением жду встречи с вами и надеюсь, что оставшаяся часть вашей недели пройдет хорошо.

Искренне,
[Your full name]

Образец официального письма-подтверждения

Вот пример шаблона официального подтверждения:

[Your full name]
[Your phone number]
[Your email address]
[Date]
[Recipient’s full name]
[Recipient’s phone number]
[Recipient’s email address]

дорогая [recipient’s title and last name],

Я рад подтвердить нашу [partnership being confirmed] начиная Tue, 10 Jan 2023 10:38:27 +0000.

я внимательно просмотрел [the materials you’ve looked over] вы отправили мне через наше последнее сообщение. Все детали выглядели хорошо для нашей команды и [decision you’ve made].

В приложении к этому письму вы найдете [any corresponding documents you’ve included].

Если у вас или вашей команды есть вопросы, обращайтесь по адресу [who can they contact] напрямую. Я с нетерпением жду совместной работы, чтобы [what you have agreed to do].

Искренне,
[Your full name]

Образцы письма-подтверждения

Вот образец письма-подтверждения, чтобы дать пример того, как ваше письмо может выглядеть, когда вы его закончите:

Образец неофициального письма-подтверждения

Тамара Хейс
221-786-1432
tamarahayes@email.com
28 июля 2021 г.
Доррис Мэтьюз
245-375-1528
dorrismatthews@email.com

Дорогая Доррис,

Я изучил свое расписание на неделю 2 августа и хотел сообщить вам о своей доступности.

После оценки времени, которое вы предложили, 4 августа в 15:00 лучше всего подходит для моего графика. Если этот день больше не работает для вас, пожалуйста, дайте мне знать. Ниже я указал дополнительные случаи, когда я могу встретиться:

• 3 августа в 10:30

• 5 августа с 12:00 до 14:00

• 6 августа в 15:30

Тем не менее, я отметил в своем календаре нашу встречу 4 августа в 15:00, если что-то не изменится.

Я с нетерпением жду встречи с вами и надеюсь, что оставшаяся часть вашей недели пройдет хорошо.

Искренне,
Тамара Хейс

Образец официального письма-подтверждения

Стейси Гиббс
335-423-9586
staceygibbs@email.com
28 июля 2021 г.
Эндрю Адамс
429-806-5528
andrewadams@email.com

Уважаемый мистер Адамс,

Я рад подтвердить наше деловое партнерство, которое начнется в следующем году.

Я внимательно изучил контракт и материалы, которые вы прислали мне в ходе нашего последнего сообщения. Все детали понравились нашей команде, и мы единогласно решили работать с вашей компанией.

В приложении к этому электронному письму вы найдете подписанный и заполненный контракт, а также ответы на вопросы, которые ваша команда должна была обсудить для нашей предстоящей рекламной кампании.

Если у вас или вашей команды есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую. Я с нетерпением жду совместной работы для достижения целей нашей компании.

Искренне,
Стейси Гиббс