Руководство по инициации проекта |

13 мая 2021 г.

Управление проектом — это процесс организации, реализации и контроля за завершением проекта. Первая фаза — инициация, и тщательный процесс инициации может помочь проекту добиться успеха. Изучение элементов и процесса инициации может помочь вам разработать достижимые цели проекта. В этой статье мы объясним, что такое инициация проекта, опишем важные элементы инициации проекта и покажем процесс инициации проекта.

Что такое инициация проекта?

Инициация проекта — это первая фаза жизненного цикла проекта. Поскольку инициация — это начало проекта, она включает в себя рассмотрение проектных предложений бизнесом, определение того, какую пользу проект может принести бизнесу, и принятие решения о том, хочет ли бизнес продолжать проект. Этап инициации проекта помогает собрать ресурсы и информацию для следующего этапа жизненного цикла проекта, то есть планирования.

Почему важна инициация проекта?

Инициация проекта важна для управления проектом и общего успеха проекта, поскольку на этом этапе систематизируется информация и подготавливается команда проекта. Этот этап также помогает сделать следующее:

• Поставьте цели. Одним из этапов инициации проекта является приведение проекта в соответствие с целями компании.

• Максимизируйте преимущества: при определении того, следует ли бизнесу продвигать проектное предложение, он определяет, как проект обеспечивает ценность для клиентов и компании.

• Выберите команду проекта: на этапе инициации проекта лица, принимающие решения, выбирают сотрудников, обладающих навыками и знаниями для выполнения требуемой работы.

Каковы элементы фазы инициации проекта?

Элементы фазы инициации проекта являются ключевыми факторами, которые компании учитывают при запуске нового проекта. Вот шесть элементов, необходимых для этапа инициации проекта:

Бизнес-кейс

Бизнес-кейс — это документ, определяющий преимущества, которые проект предлагает компании и ее клиентам. Это включает в себя объяснение того, почему проект оправдывает использование технических, финансовых и кадровых ресурсов. Это хорошо проработанный документ с оценкой рисков, альтернативными вариантами и предложениями решений. Этот документ может помочь бизнесу, и особенно команде проекта, лучше понять проект. Бизнес-кейс может помочь в переговорах и убедить заинтересованные стороны поддержать проект.

Стратегические цели

Важным этапом инициации проекта является обеспечение того, чтобы цели проекта соответствовали целям компании. Проекты могут достигать таких целей, как расширение компании или увеличение доходов. Оценивая преимущества, которые проект дает компании в экономическом обосновании, лица, принимающие решения в компании, могут определить, как проект помогает им достичь своих целей.

Бизнес-бюджет

Бюджет является важным фактором в определении осуществимости проекта. Руководители компаний обычно одобряют проект только в том случае, если он оправдан с финансовой точки зрения. Во время инициации проекта лица, принимающие решения, решают, сколько компания может потратить на ресурсы для проекта, включая время и рабочую силу.

Методология проекта

Методология проекта – это особый процесс управления проектом и его завершения. Вот примеры проектных методологий:

• Водопад: это последовательный процесс, который делит проект на этапы, что упрощает управление проектом. Методология водопада лучше всего подходит для коротких проектов с четкими требованиями.

• Agile: этот метод обеспечивает гибкость и не имеет конкретных этапов. Вместо этого Agile поощряет команды вносить изменения в процессе работы. Этот метод удобен и может работать для большинства проектов.

• Гибрид: это сочетание водопадной и гибкой методологий, предлагающее гибкость для внесения изменений по мере развития проекта, но начинается со структурированного плана.

• Scrum: этот метод ориентирован на проектные команды и включает ежедневные встречи, чтобы помочь улучшить проект. Scrum разделяет цели проекта на временные рамки, называемые спринтами. В этом методе есть аспект самоуправления, поэтому он лучше всего подходит для опытных проектных групп.

• Метод критического пути: этот метод включает в себя планирование всех действий и задач и организацию проекта таким образом, чтобы члены команды могли работать над некоторыми действиями одновременно. Это эффективный метод соблюдения сроков, который хорошо работает с проектами, имеющими независимые задачи.

Члены команды проекта

Одним из шагов инициации проекта является выбор сотрудников, которые будут частью проектной команды. Сплоченная команда и знающий руководитель проекта могут обеспечить успех проекта. При выборе членов команды руководство также может назначать роли и задачи для проекта.

Заинтересованные стороны компании

Заинтересованные стороны компании часто являются лицами, принимающими решения, которые утверждают проекты, поэтому они играют ключевую роль на этапе инициации. Заинтересованными сторонами могут быть руководители отделов, владелец бизнеса или другие руководители компании, в зависимости от размера компании и масштаба проекта. В большинстве случаев заинтересованные стороны компании рассматривают все аспекты экономического обоснования, прежде чем принимать решение.

Как проходит процесс инициации проекта?

Процесс инициации проекта состоит из следующих шести шагов:

Создание бизнес-кейса

Первым шагом при инициации проекта является создание бизнес-кейса. Чаще всего бизнес-кейс пишет руководитель проекта или бизнес-аналитик. Для этого они определяют варианты завершения проекта, предлагают метод и объясняют, почему это лучшая методология для проекта. Бизнес-кейс также включает в себя оценку рисков, которая требует исследования рынка для анализа потенциальных проблем, которые могут возникнуть у команды при завершении проекта. Менеджер проекта также определяет, каких целей компании может помочь достичь проект в экономическом обосновании.

Проведение технико-экономического обоснования

В технико-экономическом обосновании оцениваются ресурсы компании и то, какие ресурсы требуются для проекта. Руководители проектов проводят технико-экономическое обоснование, чтобы определить вероятность успеха проекта. ТЭО может выявить сильные и слабые стороны проекта.

Создание устава проекта

Устав проекта документирует цели, требования и роли всех участников проекта. Создание устава проекта — важный шаг в инициации проекта, поскольку он помогает подготовить проектную команду и обеспечивает подотчетность. Устав проекта включает в себя следующие части:

• Название проекта

• Цель или цель проекта

• Бюджет проекта

• Результаты проекта

• Оценка рисков

• Лента новостей

• Заинтересованные стороны

• Члены команды

• Роли каждого члена команды

Определение заинтересованных сторон

После определения проекта менеджеры проекта общаются с заинтересованными сторонами, чтобы обсудить проект и получить одобрение. Экономическое обоснование и устав проекта помогают убедить заинтересованные стороны в том, что проект является хорошей инвестицией для компании.

У некоторых компаний может не быть заинтересованных сторон для принятия окончательных решений и утверждений. В этих случаях руководителям проектов важно учитывать людей, на которых может повлиять проект, включая клиентов, сотрудников, инвесторов, сообщества и производителей. Выявление этих заинтересованных сторон и рассмотрение того, как проект может им помочь, является хорошей практикой и способствует успеху проекта.

Сбор проектной команды

Руководители проектов определяют сотрудников, которые лучше всего подходят для команды проекта. Общие роли команды проекта:

• Менеджер проекта: организует и управляет проектом

• Консультанты: Специалисты, которые помогают консультировать по определенным задачам проекта.

• Руководящий комитет: Заинтересованные стороны, осуществляющие надзор за проектом, и менеджер проекта.

• Клиент проекта: физическое или юридическое лицо, которое заказывает проект.

• Менеджер ресурсов: назначает ресурсы, такие как оборудование, проектам.

• Бизнес-аналитик: помогает определить требования для завершения проекта.

В зависимости от отрасли членами команды могут быть, например, инженеры, дизайнеры, торговые представители или писатели.

Процесс проверки

Этот последний шаг включает в себя проверку работы и документации по каждому этапу инициации проекта, чтобы убедиться, что команда выполняет свою работу наилучшим образом. Это возможность внести небольшие коррективы для повышения эффективности. Например, при анализе процесса инициации руководитель проекта может уточнить сроки проекта, чтобы объединить задачи и завершить работу быстрее.