Различия между проектом, программой и управлением портфелем

Организации используют различные уровни управления, чтобы гарантировать, что команды работают над достижением бизнес-целей в отношении стратегии, финансового роста или технического обслуживания и операционной эффективности. Три общих уровня стратегического управления — это управление проектами, управление программами и управление портфелем. Понимание различий между этими тремя типами стратегического управления может помочь вам увидеть, как ваша работа способствует достижению более крупных целей организации. В этой статье мы исследуем цели и обязанности управления проектами, управления программами и управления портфелем, а также различия между ними.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это процесс организации ресурсов, координации команд, установления сроков и отслеживания хода выполнения отдельных проектов. Профессионалы, отвечающие за управление проектами, называются менеджерами проектов, и они отвечают за:

• Сотрудничество с клиентами или менеджерами клиентов для определения целей и объема проекта

• Управление бюджетом

• Координация членов команды и ресурсов

• Проведение анализа рисков

• Установка вех и проверка прогресса команд на протяжении всего процесса

• Проведение встреч для обмена отзывами клиентов, получения обновлений о ходе работы или устранения неполадок

• Предоставление обновлений клиентам и менеджерам по работе с клиентами

• Ведение отчетов во время и после завершения проекта

Что такое управление программой?

Управление программой — это процесс наблюдения за несколькими связанными или несвязанными проектами, которые направлены на достижение одних и тех же целей и лучше всего управляться группой, а не индивидуально. Профессионалы, отвечающие за управление программами, называются руководителями программ, и они отвечают за:

• Координация нескольких команд в разных профессиональных дисциплинах

• Разработка общих стратегических, финансовых и операционных целей

• Создание кросс-организационных дорожных карт

• Обработка взаимозависимостей проекта

• Снижение рисков

• Сотрудничество с руководителями групп для определения того, как каждый проект согласуется с целями

• Обеспечение оперативных и финансовых ресурсов для предотвращения конфликтов или задержек

• Создание временных рамок и контрольных точек программы

• Выявление и описание преимуществ каждого проекта

Что такое управление портфелем?

Управление портфелем, также называемое управлением портфелем проектов, представляет собой процесс определения стратегической цели каждого текущего, будущего или потенциального проекта или программы. Портфельные менеджеры несут ответственность за:

• Внедрение подходов и процессов управления проектами и программами

• Определение наиболее важных целей бизнеса

• Создание финансовых и бюджетных инициатив

• Наблюдение за крупномасштабным распределением ресурсов

• Убедиться, что все проекты и программы помогают достичь целей на уровне программы

В чем разница между управлением проектами, программами и портфелями?

Вот различия между этими тремя важными типами управления:

Сфера

Один из способов понять объем этих трех уровней управления состоит в том, что несколько проектов составляют программу, а несколько проектов и программ составляют портфель.

Вот еще один способ понять масштаб:

• Управление проектами: этот процесс фокусируется на одном проекте за раз, и проект может состоять из нескольких сегментов, что делает его более сложным.

• Управление программой: этот процесс фокусируется на группе проектов и обеспечивает общую координацию между командами.

• Управление портфелем: этот процесс наблюдает за всеми проектами и программами в организации, но фокусируется на всеобъемлющих целях и на том, как проекты и программы согласуются с этими целями.

Когда он используется

Вот как каждый из этих типов управления используется в организации:

• Управление проектами: вы применяете управление проектами при контроле за одним проектом и членами его команды, бюджетом и сроками.

• Управление программами. Вы используете управление программами, когда вам нужно оценить группы проектов и их соответствие целям, скоординировать команды из разных отделов и улучшить процессы.

• Управление портфелем: вы будете использовать управление портфелем при надзоре за проектами и программами всей организации, определении рентабельности инвестиций, прогнозировании результатов программ и проектов и создании эффективных инициатив по внесению изменений.

Лучшие практики

Профессионалы на каждом уровне используют одни и те же инструменты и процессы для выполнения своей работы, в то время как некоторые инструменты уникальны для каждого уровня. Вот некоторые инструменты, процессы и стили управления, которые используют эти профессионалы:

• Программное обеспечение для управления проектами: существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, которые могут назначать задачи, устанавливать крайние сроки и сроки и способствовать общению между членами команды, а также между командами и отделами.

• Диаграмма Ганта: на этой диаграмме показаны все необходимые сегменты проекта, даты начала и окончания, вехи и зависимости в формате гистограммы.

• Структура декомпозиции работ: в этом документе все задачи проекта представлены с точки зрения результатов, а задачи организованы в иерархическую структуру на основе зависимостей и вех.

• Agile: этот подход к управлению проектами включает в себя разбиение проекта на более мелкие цели, называемые спринтами, чтобы команды могли выполнять шаги одновременно и оценивать прогресс и качество для внесения изменений.

Эти специалисты также имеют некоторые практики, инструменты и стили, которые отличаются друг от друга. Например, специалисты по управлению проектами проводят стартовые встречи перед началом проектов, чтобы встретиться с командами, клиентами и другими заинтересованными сторонами, чтобы обсудить этапы проекта, ответственных за выполнение задач, сроки, ресурсы и общие цели. Они также проводят регулярные встречи с членами команды, клиентами или заинтересованными сторонами, чтобы получать и сообщать о прогрессе, решать проблемы, а также получать и оставлять отзывы.

Для сравнения, специалисты по управлению программами часто создают офис управления программами, который наблюдает за обучением менеджеров проектов, обеспечивает ресурсы, готовит отчеты по текущим и недавно завершенным программам и разрабатывает политики и процедуры для всех проектов. Они также создают руководящие комитеты из руководителей проектов и других соответствующих руководителей организаций для установления целей, процессов и политик для конкретных программ. Что касается специалистов по управлению портфелем, то они используют программное обеспечение для управления портфелем проектов для мониторинга конкретных проектов и программ, определения приоритетов программ и проектов и оптимизации крупномасштабных процессов.

Как взаимодействуют управление проектами, управление программами и управление портфелем

Вот как каждый из этих сегментов может работать вместе для разработки и управления эффективными проектами, соответствующими целям организации:

• Руководители проектов могут сообщать менеджерам программ обновленную информацию о том, как продвигаются текущие проекты или насколько успешными были завершенные проекты.

• Менеджеры программ могут контролировать команду менеджеров проектов, предоставляя рекомендации и инструкции о том, как лучше всего организовать или координировать проект.

• Менеджеры портфелей могут встречаться с менеджерами программ и менеджерами проектов, чтобы согласовать проекты с крупномасштабными целями и предоставить ключевые показатели эффективности.