Распределение ресурсов и использование ресурсов

25 марта 2022 г.

Управление проектом включает в себя распределение ресурсов и их использование. Каждый из них может помочь руководителю проекта эффективно использовать свою команду для выполнения задач и повышения эффективности. Понимание каждого из них и их различий может помочь вам стать лучшим менеджером, оптимизировать работу команды и повысить производительность. В этой статье мы определяем распределение и использование ресурсов и обсуждаем их различия.

Что такое распределение ресурсов?

Распределение ресурсов — это процесс распределения задач таким образом, чтобы ресурсы использовались оптимально. Менеджер, который правильно распределяет обязанности между членами команды, может помочь им добиться успеха, не перегружая их работой. Вот некоторые аспекты распределения ресурсов:

Отслеживайте изменения проекта

Распределение ресурсов включает в себя отслеживание потенциальных изменений в проекте, которые могут повлиять на распределение ресурсов. Проекты иногда развиваются, и менеджеры пытаются не отставать, корректируя ресурсы. Например, менеджер может поручить члену команды проект, связанный с управлением данными, но в середине проекта отдел продаж понимает, что им нужно гораздо больше отчетов и анализов данных. Это значительно увеличивает нагрузку на члена команды. Менеджер может поручить кому-то обрабатывать отчеты, облегчая обязанности другого члена команды.

Определить командные навыки

Надлежащее распределение ресурсов часто включает определение навыков и сильных сторон члена команды. Если член команды очень хорошо справляется с определенной задачей, возможно, имеет смысл учитывать его сильные стороны при выполнении заданий. Некоторые члены команды могут лучше понимать конкретную программную систему или обладать знаниями в определенной области. Правильное распределение ресурсов использует сильные стороны членов команды.

Определите правильные инструменты

Когда менеджер поручает членам команды проект, может быть полезно убедиться, что у них есть инструменты для выполнения работы. При распределении ресурсов понимание того, имеет ли компания несколько устаревшие технологии в конкретной области, может сыграть роль в принятии решений. Например, вы можете дать человеку больше времени на выполнение задачи, если компания использует устаревшие технологии или неэффективные инструменты.

Сдвинуть сроки

Правильное распределение ресурсов может включать в себя смещение сроков выполнения задач. По мере выполнения членами команды задач менеджер может перераспределять ресурсы. Например, менеджер может признать, что одна задача занимает гораздо меньше времени. Они могут позволить члену команды выполнить его в ускоренные сроки, а затем переместить члена команды к более трудоемкой задаче, которую уже начал кто-то другой.

Использовать входящие данные

Ежедневные отчеты с данными и отслеживание управления задачами могут предоставить менеджеру важную информацию по мере реализации проекта. Иногда задачи занимают больше времени, чем ожидалось, или возникают сложности. Данные могут помочь менеджеру перераспределять ресурсы и реагировать на изменения по мере выполнения проекта.

Что такое использование ресурсов?

Использование ресурсов — это попытка понять, эффективно ли менеджер использует ресурсы. Использование фокусируется на том, использует ли менеджер чрезмерно или недостаточно ресурс. Некоторые аспекты использования ресурсов включают в себя:

Отслеживание часов

Менеджер может предположить, что для выполнения конкретной задачи требуется определенное количество часов. Элемент использования ресурсов включает в себя проверку фактического времени по сравнению с ожидаемым временем. Если задача часто занимает больше времени, менеджер может скорректировать свои ожидания.

Мониторинг масштаба проекта

Масштаб проекта иногда меняется. По мере того, как члены команды берут на себя больше обязанностей и ответственности, их использование также может измениться. Например, у члена команды может оказаться слишком много дел. И наоборот, иногда масштабы проекта смещаются, так что ресурс становится недоиспользованным.

Используйте формулу, эквивалентную полной занятости

Некоторые менеджеры используют формулу для оценки использования ресурсов. Формула берет количество часов, которое человек будет работать, и делит его на количество часов, заложенных в бюджете проекта. Если, например, сотрудник планирует отработать 37 часов над проектом, бюджет которого составляет 45 часов, он отработает 82% часов, связанных с проектом. В целом менеджеры считают оптимальной загрузку около 80%.

Отслеживание параллельных проектов

Менеджер может контролировать несколько проектов одновременно, все с разными задачами и бюджетными часами. Документ отслеживания, который позволяет менеджеру видеть прогресс по всем проектам, может помочь менеджеру понять использование ресурсов. Документ может помочь показать недоиспользованные и чрезмерно используемые ресурсы, чтобы они могли более эффективно сбалансировать их.

Оцените производительность

Использование ресурсов фокусируется на производительности и результатах. Часть использования ресурсов оценивает, работают ли сотрудники на оптимальном уровне эффективности. Другой элемент фокусируется на качестве и эффективности работы. Если проект укладывается в сроки, но имеет низкое качество, менеджер может рассмотреть вопрос о том, не перерасходован ли ресурс, и принять соответствующие меры.

Распределение ресурсов и их использование

Несмотря на сходство между распределением и использованием ресурсов, есть и некоторые различия, а именно:

Стратегическая оценка

• Распределение ресурсов. Распределение ресурсов направлено на обеспечение правильного распределения ресурсов. Оценка состоит в том, что у компании достаточно ресурсов для выполнения поставленных задач и корректировки штатного расписания по мере необходимости.

• Использование ресурсов. Использование ресурсов больше фокусируется на том, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач. Используя использование ресурсов, менеджер стремится оценить, используются ли ресурсы эффективно.

Организация задач

• Распределение ресурсов. Распределение ресурсов сосредоточено на планировании и назначении задач. Ресурс относится к организации и распределению рабочей нагрузки проекта.

• Использование ресурсов. Использование ресурсов не фокусируется на организационном аспекте распределения работы. Скорее использование фокусируется на эффективности того, как используются ресурсы.

Использование ключевых показателей эффективности (KPI)

• Распределение ресурсов. Распределение ресурсов не использует KPI. Скорее, он фокусируется на развертывании адекватных ресурсов для задачи или проекта.

• Использование ресурсов. Использование ресурсов часто зависит от ключевых показателей эффективности. Например, предположим, что у проекта есть ключевой показатель эффективности для определенного уровня качества, и проект постоянно не соответствует KPI. В этом случае менеджер может изменить использование ресурса.

Управление проектом

• Распределение ресурсов. Распределение ресурсов — это элемент управления проектом, направленный на обеспечение того, чтобы развертывание ресурсов согласовывалось с работой и приоритетами проекта.

• Использование ресурсов. Использование ресурсов — это элемент управления проектом, ориентированный на то, эффективно ли ресурсы работают и достигают ли они оптимальной производительности.