Пример плана коммуникации, элементы и преимущества

Надежная коммуникация является важным элементом любого проекта. Чтобы улучшить коммуникацию, часто помогает создать подробный план того, как все участники проекта должны общаться друг с другом. Эта стратегия называется коммуникационным планом, и ее могут использовать организации любого размера. В этой статье мы обсудим элементы плана коммуникации и приведем пример одного из них, который поможет вам составить свой собственный.

Что такое коммуникативный план?

Коммуникационный план — это документ, в котором подробно описывается, как члены проектной группы и заинтересованные стороны должны общаться друг с другом. Это полезно для улучшения коммуникации во время проекта или во всей организации. Руководители проектов обычно создают план коммуникаций в начале проекта, чтобы гарантировать, что все участники имеют информацию, необходимую им для эффективного общения во время проекта.

Связанный**: [How To Create an Effective Communication Plan (With Steps and Definition)**](https://buom.ru/career-advice/career-development/communication-planning)

Элементы плана коммуникации

Ниже приведены общие элементы плана коммуникации:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Цели

Четкое определение целей — это цель создания плана коммуникаций, поэтому важно указать, чего вы надеетесь достичь в ходе проекта. Перечисление целей помогает структурировать ваш план коммуникации и может помочь при принятии решений по плану. Например, если ваша цель — предоставлять клиенту частые обновления о проекте, вы включите в план контактную информацию клиента. Некоторые коммуникационные планы имеют одну цель, в то время как другие могут перечислять несколько в зависимости от потребностей проекта.

Связанный**: [How To Write a SMART Goal (and How They Work)**](https://buom.ru/career-advice/career-development/how-to-write-a-smart-goal)

Основные заинтересованные стороны

Заинтересованная сторона относится к любому, на кого непосредственно влияет результат проекта. Ключевые заинтересованные стороны могут включать клиента, руководителя проекта или маркетинговое агентство. В планах коммуникации часто указывается каждое ключевое заинтересованное лицо вместе с контактной информацией, такой как адреса электронной почты и номера телефонов. В плане также может быть указан предпочтительный способ связи и лучшее время для связи с каждым человеком. Благодаря этому любой, кто открывает план коммуникации, получает информацию, необходимую для своевременного обращения к нужному человеку.

Члены команды

В планах коммуникаций также перечислены все члены проектной группы, их роль, обязанности и контактная информация. Перечисление этой информации в плане коммуникации помогает гарантировать, что у всех есть контактная информация для других членов группы, и они знают, к кому обращаться в определенных ситуациях. Кроме того, если к команде присоединяется новый участник, план коммуникации может служить справочным материалом, который поможет новому участнику лучше познакомиться с другими членами команды. В этой части плана коммуникации также может быть указано, кто за какую коммуникацию отвечает, чтобы не было пробелов или дублирования.

Виды связи

Типы общения относятся к вещам, которые необходимо сообщить. Например, если ваш клиент хочет получать регулярные обновления о статусе проекта, в плане коммуникации будет указано, что должно включать это обновление и как лучше всего сообщить об этом. Для каждого типа коммуникации план коммуникации обычно указывает, что он включает, людей, вовлеченных в коммуникацию, и способ обмена информацией.

Ключевая информация

В некоторых планах коммуникации указана основная информация, которую необходимо получить каждой заинтересованной стороне. Например, маркетинговому агентству может понадобиться информация о дате запуска создаваемого веб-сайта. Кроме того, вам также может потребоваться обратная связь от других заинтересованных сторон, чтобы продолжить работу над проектом. Перечисление ключевой информации похоже на формулировку целей, потому что это помогает сосредоточить план коммуникации на важных элементах.

Способы связи

Методы коммуникации — это способы, которыми заинтересованные стороны и члены команды общаются друг с другом. Некоторые распространенные методы связи включают электронную почту, телефонные звонки, обмен мгновенными сообщениями и личные встречи. В этом разделе план коммуникации перечисляет предпочтительный метод для каждой заинтересованной стороны и то, как члены команды должны общаться друг с другом. Если метод связи требует определенного инструмента или приложения, перечислите его вместе с любой информацией, необходимой для его использования или доступа к нему.

Тон связи

В некоторых случаях полезно подробно описать тип тона, который следует использовать с определенными заинтересованными сторонами. Например, некоторые заинтересованные стороны ожидают профессионального и формального общения, в то время как другие предпочитают более неформальный язык. Детализация этой информации помогает обеспечить надлежащее общение с ключевыми заинтересованными сторонами.

График связи

В планах коммуникаций часто указывается, когда должны произойти определенные коммуникации. Например, в нем может быть указана встреча, проводимая каждое утро понедельника для обсуждения целей проекта на неделю или информации, которую необходимо отправить заинтересованным сторонам в конце месяца. Несмотря на то, что графики могут меняться по ходу проекта, подробное описание графика в плане коммуникации помогает всем узнать, когда ожидаются определенные вещи, и позволяет людям организовывать свои собственные графики.

Связанный**: [Guide To Improving Team Communication in the Workplace**](https://buom.ru/career-advice/career-development/improving-team-communication)

Преимущества коммуникационного плана

Создание плана коммуникации дает несколько преимуществ, таких как:

Лучшее управление проектами

Эффективное управление проектом включает в себя обеспечение того, чтобы все участники имели необходимую им информацию в нужное время. Поскольку в планах коммуникации указана контактная информация и указано, когда вам нужно связаться с каждым человеком, это избавляет руководителя проекта от необходимости повторять эту информацию каждый раз, когда у кого-то возникает вопрос. Если вы работаете менеджером проекта, вам, скорее всего, будет легче управлять всем, если на всем протяжении будет эффективная коммуникация.

Связанный**: [A Complete Guide to Project Management**](https://buom.ru/career-advice/finding-a-job/project-management-guide)

Повышенная эффективность

Когда у каждого есть информация, необходимая для выполнения работы в нужное время, люди могут выполнять свою работу более эффективно. Это также помогает предотвратить нарушение сроков, поскольку позволяет вашей команде работать над проектами заранее и тщательно готовиться к каждой задаче проекта. Кроме того, это может помочь сократить количество последующих разговоров, поскольку каждый получает всю информацию во время первого общения.

Счастливые клиенты

Многие клиенты предпочитают регулярные сообщения от тех, кто предоставляет им работу. Регулярно информируя клиентов о статусе проектов или запрашивая их отзывы, вы можете сделать своих клиентов более довольными вашей работой. В то же время в планах коммуникаций указывается, кто и когда отвечает за эти коммуникации, чтобы клиент не получал слишком много обновлений от нескольких членов команды.