Преимущества управления рабочим процессом и 13 лучших программ для управления рабочим процессом

22 апреля 2021 г.

Программное обеспечение для управления рабочим процессом может упростить управление командами и проектами. Автоматизация рабочего процесса вашей компании может сэкономить время и позволить менеджерам сосредоточиться на стратегии, а не на микроуправлении рабочими проектами. Если вашему бизнесу требуется совместная работа для создания и предложения услуг или продуктов, изучение управления рабочими процессами может улучшить взаимодействие в команде и повысить производительность. В этой статье мы объясним, что такое рабочий процесс и управление рабочим процессом, преимущества внедрения этого инструмента и программного обеспечения, которое упрощает его выполнение.

Что такое управление рабочим процессом?

Рабочий процесс — это последовательность, в которой сотрудники выполняют задачи на работе. Управление рабочими процессами обеспечивает структуру того, как бизнес может выполнять задачи, создавая и помогая контролировать рабочие процессы. Это включает в себя совместную работу команды, начало и завершение проектов, а также все этапы и задачи, необходимые для процесса. Рабочий процесс делится этими 5 основными элементами информации о рабочем процессе с командой:

• Какие задачи должен решить проект

• Когда команда должна выполнить каждую задачу

• Как команда может выполнить каждую задачу

• Кто отвечает за выполнение каждой задачи

• Каков конечный результат

Системы управления рабочими процессами могут отображать рабочий процесс в бизнесе или для конкретного проекта с помощью визуальной диаграммы, которая отображает действия, ведущие к выполнению проекта. Системы управления рабочим процессом также помогают командам общаться с нужными участниками о задачах в рабочем процессе и помогают отслеживать прогресс команды в проекте.

Каковы преимущества управления рабочим процессом?

Если все сделано правильно, управление рабочим процессом помогает проекту быть более успешным. Благодаря эффективному управлению рабочими процессами организации могут воспользоваться следующими преимуществами:

Улучшает общение

Управление рабочим процессом улучшает коммуникацию, информируя команду о том, кто за какие задачи отвечает. Это помогает членам команды находить нужных людей и общаться с ними, когда у них возникает вопрос о рабочем процессе. Управление рабочим процессом организует рабочий процесс и сообщает команде о каждом аспекте проекта, что обеспечивает прозрачность.

Предлагает подотчетность

Поскольку управление рабочим процессом определяет, какие члены команды выполняют определенные задачи, руководству и сотрудникам легче нести ответственность за свои действия. Делегирование задач также может привести к повышению производительности, поскольку дает чувство независимости сотрудникам, которые могут сказать, когда им нужно выполнить задачи и как выполнить каждую задачу, глядя на рабочий процесс. Самоотчетность помогает менеджерам избежать микроуправления и вместо этого сосредоточиться на стратегии и будущих проектах.

Предлагает ясность

Разработка и определение бизнес-процессов обеспечивает ясность как для сотрудников, так и для менеджеров. Предоставление информации о том, как работает рабочий процесс, и демонстрация участникам команды их вклада также дает чувство сопричастности проекту. И то, и другое приносит пользу производительности и общению команды в целом.

Обеспечивает видимость

Рабочий процесс также обеспечивает прозрачность для заинтересованных сторон компании, делая рабочий процесс видимым. Рабочий процесс объясняет заинтересованным сторонам, как работает бизнес. Это полезно для привлечения новых клиентов, поскольку вы можете наглядно показать, как ваш бизнес может выполнить для них проект.

Снижает риск

Управление рабочим процессом может снизить риск провала проекта благодаря тому, как оно увеличивает коммуникацию, подотчетность и организует рабочий процесс. Когда все действия и задачи назначены и организованы на временной шкале, риск отставания или невыполнения уменьшается.

Улучшает управление временем

Управление рабочим процессом — отличный инструмент для отслеживания проекта, а также предлагает более точные прогнозы сроков для клиентов. На диаграмме управления рабочим процессом руководство планирует время выполнения задачи и ожидаемое время работы команды над каждой задачей. Определенные интервалы помогают сотрудникам и руководителям проектов лучше управлять своим временем.

Подробнее: Что такое тайм-менеджмент? (Плюс полезные советы и рекомендации по тайм-менеджменту)

Позволяет корректировать

Визуализация вашего рабочего процесса помогает определить, где можно сделать улучшения. Управление рабочим процессом тщательно планирует и делегирует задачи, а также объясняет их, чтобы команда могла, например, увидеть, какие шаги не нужны, и удалить эти шаги.

Программное обеспечение для управления рабочим процессом

Управление рабочим процессом помогает сделать рабочие места и сотрудников более продуктивными и организованными. Имея это в виду, программное обеспечение для управления рабочим процессом стало популярным способом лучше управлять рабочим процессом, поскольку оно упрощает разработку рабочего процесса в бизнесе. Вот несколько различных вариантов программного обеспечения для управления рабочими процессами, которые следует учитывать при внедрении управления рабочими процессами в вашем бизнесе:

Асана

Asana — это инструмент управления рабочим процессом, который упрощает управление командными проектами. Он предлагает как подписку, так и бесплатную версию своего программного обеспечения. Asana может работать на ваш бизнес в больших масштабах, потому что она может помочь организовать множество задач, от небольших до планирования бизнес-стратегии. С Asana бизнес может отслеживать работу команды в одном месте. Asana также предлагает полезные функции, такие как лента новостей для облегчения общения и отслеживания бюджета.

monday.com

Monday.com отлично подходит для визуализации рабочего процесса и подходит для команд любого размера. Monday.com планирует задачи для нескольких команд в бизнесе, таких как маркетинг и отдел кадров. Бизнес также может получать доступ, редактировать или просматривать свою работу с помощью этого программного обеспечения.

поцелуй

Kissflow — это программное обеспечение, которое помогает как в бизнес-процессах, так и в управлении проектами. Kissflow не требует кодирования, поэтому любой может использовать его для создания рабочих процессов. Вы можете использовать этот инструмент для бухгалтерских услуг, таких как выставление счетов и выставление счетов. Он также позволяет настраивать бизнес-процессы, совместную работу и отслеживание активности.

Врайк

Wrike лучше всего подходит для компаний среднего размера и может помочь управлять несколькими проектами благодаря возможностям обмена документами. Wrike помогает обмениваться формами и выдавать утверждения. Он также содержит полезные инструменты, такие как аналитика и отслеживание рентабельности инвестиций, а также планирование и отслеживание деятельности.

Пипефи

Pipefy позволяет командам бесплатно настраивать и интегрировать свой рабочий процесс с помощью программного обеспечения Pipefy. Это программное обеспечение помогает автоматизировать рабочий процесс и повысить эффективность. Это полезный инструмент, особенно для менеджеров, которые хотят стандартизировать рабочие процессы.

Быстрая база

Quickbase позволяет бизнесу создать рабочий процесс в цифровом виде и быстро. Это программное обеспечение лучше всего использовать для рабочих процессов решения проблем.

ДЖЕМС

Это программное обеспечение позволяет бизнесу планировать рабочие задачи на разных платформах и интегрировать информацию в одном месте. Он предлагает ключевые функции, такие как автоматизация бизнес-процессов и инструменты для совместной работы. JAMS доступен только по подписке.

пневматический

Pnematic — отличный выбор для стартапов и малого бизнеса. Благодаря готовым рабочим процессам, которые помогут начать работу, Pnematic не требует знаний для кодирования и предлагает бесплатную версию.

Улей

Hive — это программное обеспечение для управления рабочими процессами на основе подписки. Это позволяет бизнесу планировать, отслеживать и контролировать командные проекты. Это программное обеспечение включает в себя функции для мозгового штурма, управления бюджетом, заданиями и календарем компании, а также клиентский портал для организации работы для разных клиентов.

Решения

Решения не требуют кодирования и вместо этого допускают ввод графических данных, что может упростить создание рабочих процессов с помощью этого программного обеспечения. Это услуга на основе подписки, которая лучше всего подходит для крупных компаний. Решения хорошо подходят для автоматизации бизнес-процессов и помогают в совместной работе.

Риндл

Rindle помогает интегрировать различные платформы, позволяя членам команды работать по своему усмотрению. Это улучшает коммуникацию и предлагает организацию, объединяя инструменты, которые уже используются вашим бизнесом и командой.

Пакет для цифровой трансформации бизнеса

Пакет Digital Business Transformation Suite хорошо подходит для управления финансовой информацией, поэтому он идеально подходит для банковских и бухгалтерских фирм. Это программное обеспечение выполняет инструменты анализа, мониторинга и улучшения для автоматизации рабочего процесса.

ФункцияFox

Это программное обеспечение было разработано для творческой индустрии и помогает в управлении временем путем планирования и отслеживания проектов. Благодаря встроенной ленте новостей FunctionFox помогает команде лучше общаться и делиться новостями о ходе проекта.

Функции программного обеспечения для управления рабочим процессом

Принимая решение о том, какое программное обеспечение лучше всего подходит для вашего бизнеса, рассмотрите возможности, предлагаемые каждой службой. Вот лучшие функции, которые могут вам понадобиться для автоматизации рабочего процесса:

• Без кода: программное обеспечение, не требующее кодирования, может быть проще в использовании и более интуитивно понятным.

• Инструмент для разработки форм. Инструмент, позволяющий создавать собственные формы, полезен при работе в команде.

• Интеграция. Многие программы для управления рабочими процессами позволяют компаниям интегрировать приложения, которые они уже используют для своей работы, с инструментом рабочего процесса.

• Инструменты отчетности. Инструменты, которые сообщают о прогрессе, помогают улучшить рабочие процессы и повысить производительность.

• Активные уведомления. Уведомления помогают отслеживать участников команды и проект в целом.

• Управление доступом: управление доступом на основе ролей помогает руководителям групп и менеджерам проектов получать доступ ко всей необходимой информации и ограничивать средства редактирования в зависимости от должностной роли члена команды.

Обратите внимание: ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.