Преимущества использования удаленного управления проектами для вашей команды

Удаленное управление проектами позволяет контролировать команду сотрудников, работающих в двух или более местах. Удаленное управление сотрудниками требует изменения подхода для учета различных рабочих обстоятельств. Понимание причин, по которым вам может потребоваться удаленное управление проектом, и преимуществ этого могут помочь вам решить, является ли это правильным выбором для вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое удаленное управление проектами, причины его внедрения и преимущества, которые оно может дать, а также советы, которые помогут вам сделать это эффективно.

Что такое удаленное управление проектами?

Удаленное управление проектом — это процесс выполнения обязанностей по управлению проектом для персонала, включающего одного или нескольких сотрудников, которые работают в другом месте, чем менеджер проекта. Это может включать в себя несколько команд, работающих в нескольких общих местах, команды, состоящие из сотрудников, работающих дома, или их комбинацию. Удаленное управление проектами требует уникального подхода к предоставлению рекомендаций членам команды.

Причины удаленного управления проектами

Существует множество обстоятельств, при которых компания может решить использовать удаленное управление проектами для одной или нескольких групп внутри организации. Обстоятельства могут потребовать удаленной работы. Вы также можете использовать удаленное управление проектами, чтобы расширить свои возможности при заполнении мест в команде или из-за изменения доступного офисного помещения или бюджета.

Преимущества удаленного управления проектами

У удаленного управления проектами есть много преимуществ, которые могут сделать его лучшим вариантом для вашей компании или рабочей группы. Вот некоторые из основных причин, по которым стоит рассмотреть возможность удаленного управления проектами:

Снижение эксплуатационных расходов

Управление удаленной рабочей силой позволяет компании снизить требуемую стоимость офисных помещений, поскольку им не нужно предоставлять физическое местонахождение для всех сотрудников. Переход на удаленную работу может высвободить деньги в бюджете, которые в противном случае можно было бы направить на аренду или оплату имущества. Для компаний, сотрудники которых работают удаленно, используя свои собственные компьютеры и мобильные устройства, это может еще больше увеличить экономию за счет исключения из бюджета таких ресурсов, как электроника и письменные столы.

Обеспечение гибкости

Удаленная работа может расширить возможности индивидуальной настройки, доступные менеджеру проекта и его сотрудникам. Сотрудники, работающие дома, могут настраивать свои рабочие станции в большей степени, чем при работе в офисе. Удаленная работа также может упростить организацию групповых собраний, поскольку отсутствие необходимости добираться до общего места может помочь найти общее время доступности для участников.

Содействие балансу между работой и личной жизнью

Обеспечение сотрудникам хорошего баланса между работой и личной жизнью важно для менеджера и может способствовать эффективности многих других преимуществ, связанных с удаленным управлением проектами. Поскольку удаленная работа позволяет многим сотрудникам работать из дома, им может быть легче найти приемлемый баланс. Просто исключив поездки сотрудников на работу, вы можете обеспечить им длительные поездки со значительным увеличением их личного времени каждую неделю.

Повышение внимания

Сотрудники, работающие удаленно, могут извлечь выгоду из повышения концентрации внимания, обеспечиваемой работой за пределами загруженного офиса. Сотрудник, работающий из дома, не имеет коллег, перемещающихся в течение дня, что потенциально может отвлекать. Это может помочь сотрудникам сосредоточиться на назначенных им проектах в течение дня, чтобы они могли выполнять их быстрее и эффективнее.

Расширение кадровых возможностей

Одним из наиболее существенных различий между удаленной проектной командой и проектной командой, работающей лично, является возможность нанимать членов, которые недоступны для работы лично. При найме в удаленную команду у вас есть возможность нанять людей, живущих в любой точке планеты, при условии, что они могут быть доступны онлайн, когда это необходимо для удаленных обсуждений. Это приводит к большему потенциальному пулу сотрудников, что позволяет вам нанимать лучших сотрудников, которые могут добиться более высоких результатов.

Повышение уровня счастья сотрудников

Для многих сотрудников работа из дома может быть приятным опытом. Это имеет много преимуществ как для сотрудника, так и для компании. Помимо счастья для ваших сотрудников, сотрудники, которые получают удовольствие, могут также принести пользу компании несколькими способами, включая увеличение продолжительности работы и повышение уровня производительности.

Улучшение удержания сотрудников

Сохранение вашего наиболее ценного персонала имеет важное значение для менеджера проекта. Сотрудники, доказавшие свою ценность, представляют ценность для вашей команды, в то время как наем нового сотрудника может привести к потере производительности, поскольку новый сотрудник приспосабливается к обязанностям и ответственности вашей компании. Поскольку работа на дому может способствовать улучшению баланса между работой и личной жизнью и общему удовлетворению сотрудников, она может помочь вам сохранить наиболее ценных сотрудников и избежать необходимости в потенциально дорогостоящем процессе найма.

Повышение производительности

Производительность и качество работы являются важными показателями, которые необходимо оценить при определении того, подходит ли удаленная работа для вашей компании. Многие сотрудники считают, что их продуктивность выше при удаленной работе. При сочетании повышения уровня производительности с более низкими затратами на недвижимость удаленная работа может значительно повысить прибыльность.

Советы по удаленному управлению проектами

Если вы внедряете удаленное управление проектами в своей компании, эти советы помогут вам сделать этот процесс приятным:

Поговорите со своей командой

Прежде чем приступить к разработке структуры планов удаленного управления проектами, поговорите со своими сотрудниками и членами команды, чтобы узнать их мнение. Это может помочь вам лучше понять их ожидания, потребности и удаленную работу, чтобы настроить свои планы, чтобы получить максимальную отдачу от каждого сотрудника. Это обеспечивает вашей команде платформу для успеха и может помочь им добиться более высоких результатов для компании.

Оставайся на связи

Поскольку удаленное управление проектами не позволяет вам лично видеть своих сотрудников в течение дня, важно поддерживать открытые каналы связи в цифровом формате. Это может включать регистрацию через письменное общение, такое как электронная почта, текстовые сообщения или протокол корпоративного чата, или связь с ними по телефону или через онлайн-приложения для чата. Это информирует вас о прогрессе, достигнутом членами команды в течение недели, и дает им возможность задать вам вопросы, которые они должны информировать все стороны во время проекта.

Удовлетворять индивидуальные потребности

Поскольку настраиваемость удаленной работы является одним из преимуществ, которые она предоставляет, важно воспользоваться ею, адаптируя сотрудников как отдельных личностей. Индивидуальная настройка вашего подхода в соответствии с потребностями каждого сотрудника может помочь им добиться успеха в рамках своих ролей и повысить общий уровень производительности. Используйте как ваши обсуждения с персоналом до и во время проекта, так и ваши наблюдения за их работой над проектом, чтобы определить способы корректировки вашего взаимодействия для обеспечения успеха.

Установить варианты удаленного сотрудничества

При удаленном управлении командой важно иметь инструменты для облегчения удаленного сотрудничества. Программное обеспечение и онлайн-приложения, которые позволяют проводить групповые и индивидуальные обсуждения, а также онлайн-инструменты управления проектами позволяют обмениваться информацией и легко продвигаться вперед. При внедрении новой формы онлайн-сотрудничества может быть полезно провести собрание группы или разослать группе учебные материалы, чтобы позволить каждому сотруднику узнать, как добиться максимальной эффективности от каждого инструмента совместной работы.

Проводите командные собрания

При удаленном управлении командой групповые собрания могут быть важным инструментом для информирования всех членов команды и конструктивной совместной работы. Запланированные встречи, такие как еженедельная сессия совместной работы в начале недели, позволяющая вам общаться с членами команды и командой общаться друг с другом. Эти собрания также дают членам команды возможность внести предложения, чтобы помочь своим коллегам найти решения проблем, с которыми они столкнулись, или обратиться за помощью, которая им необходима для достижения наилучших результатов в течение недели.

Быть гибким

При внедрении новой системы в рабочей силе или при открытии новой компании вполне вероятно, что на начальном этапе могут быть области для улучшения. Будучи гибкими при запуске системы удаленного управления проектами, вы сможете настроиться, чтобы определить области, в которых ваше удаленное управление может быть более эффективным. Это позволяет вам изменить порядок, чтобы лучше руководить членами вашей команды и повысить общее качество работы, которую вы и ваша команда выполняете.