Помощник по административным вопросам и секретарь: сходства и различия

22 марта 2021 г.

Хотя помощники по административным вопросам и секретари обеспечивают административную поддержку на рабочем месте, между этими двумя работами есть некоторые различия. Изучение различий между ролями и обязанностями каждой должности может помочь вам сделать более осознанный выбор, если вы ищете работу.

В этой статье мы объясняем различия между помощником по административным вопросам и секретарем, преимущества и обязанности работы в каждой роли и то, как начать карьеру в этих областях.

Что такое помощник администратора?

Административный помощник поддерживает рабочее место, помогая сотрудникам, менеджерам и посетителям с различными административными задачами. В зависимости от компании некоторые помощники по административным вопросам могут даже занимать руководящие должности, чтобы контролировать и обучать младших сотрудников. Ежедневная рабочая нагрузка помощника по административным вопросам может сильно различаться в зависимости от размера организации и уровня опыта в этой роли. Большинство административных помощников выполняют следующие обязанности:

• Приветствие посетителей

• Отвечаем на звонки и электронные письма

• Ввод корреспонденции на рабочем месте

• Обработка почты

• Ведение электронных архивных систем

• Организация графиков

• Создание повестки дня

• Закупка расходных материалов

• Формирование отчетов о расходах

• Делать заметки во время совещаний

• Оформление поездок

Что такое секретарь?

Секретарь обычно является первым человеком, с которым взаимодействует посетитель, когда звонит или посещает рабочее место. Секретари выполняют основные канцелярские функции, такие как встреча гостей или клиентов, запись важной информации, ответы на звонки и назначение встреч. Они выполняют большинство административных обязанностей в бизнесе.

На секретарей могут возлагаться следующие обязанности:

• Встречайте посетителей, как только они приходят

• Предоставление обслуживания клиентов

• Отвечаем на звонки и электронные письма

• Ввод корреспонденции на рабочем месте

• Ведение записей

• Оперативное офисное оборудование

• Выполнение поручений

Административный помощник против секретаря

Вот несколько различий между помощником по административным вопросам и секретарем:

Зарплата

Административный помощник делает $15,74 в часа секретарь делает $13,79 в час. Поскольку помощники по административным вопросам обычно имеют больше обязанностей, они получают более высокую заработную плату, чем секретари. Однако обе зарплаты могут варьироваться в зависимости от опыта, образования, местоположения и размера бизнеса. Например, секретарь с большим опытом может получать больше, чем помощник по административным вопросам начального уровня.

Требования

Секретари и помощники по административным вопросам обычно не должны соответствовать каким-либо требованиям, кроме наличия аттестата средней школы или GED. Поскольку помощники по административным вопросам часто имеют больше обязанностей, работодатели могут искать кандидатов, имеющих по крайней мере младшие степени. Образование также может заменить соответствующий опыт.

Опыт может различаться в зависимости от роли и компании. Секретарям обычно не нужен опыт, чтобы найти работу начального уровня, в то время как для некоторых должностей помощника по административным вопросам может потребоваться около одного года опыта. Компаниям, которые ожидают, что секретари или помощники по административным вопросам будут выполнять более сложные задачи, может потребоваться соответствующий опыт.

И секретарям, и административным помощникам, которые хотят работать в специализированной области, может потребоваться определенный опыт. Например, юридические фирмы могут попросить секретарей или помощников по административным вопросам иметь некоторый опыт или знания в юридической сфере. В объявлениях о вакансиях может быть указан тип необходимого опыта, например, юридический секретарь.

Возможности продвижения

И у секретарей, и у административных помощников есть много возможностей для продвижения по службе. Обычный путь для секретарей – перейти на роль помощника по административным вопросам после приобретения некоторого опыта. Административные помощники и секретари также могут изучить следующие профессии:

• Офис-менеджер

• Офисный администратор

• Административный координатор

• Исполнительный помощник

• Административный директор

Поскольку эти роли поддерживают все рабочие места и изучают различные аспекты многих профессий, они могут перейти к другой карьере в новой области. Например, помощник по административным вопросам, работающий в бухгалтерской фирме, может стать бухгалтером или бухгалтером с некоторым опытом.

Навыки

Секретари и помощники по административным вопросам часто имеют схожие наборы навыков, включая следующие навыки:

• Коммуникация: эти административные специалисты регулярно общаются с коллегами, клиентами и менеджерами в течение дня. Отличные навыки письменного и устного общения помогают им работать с членами команды и помогать клиентам.

• Тайм-менеджмент: многие помощники по административным вопросам и секретари планируют встречи, организуют поездки и управляют графиками руководителей. Тайм-менеджмент помогает им планировать свою работу, а также графики других сотрудников.

• Организация. Основная обязанность административных специалистов заключается в поддержании порядка в рабочем пространстве, включая физические и цифровые элементы. Они могут использовать этот навык, чтобы легко получить доступ к файлам, оценить инвентарь и помочь другим найти оборудование или информацию.

• Компьютерная грамотность: административные специалисты выполняют большую часть своей работы на компьютерах, поэтому компьютерная грамотность необходима. Они должны эффективно работать с почтовыми платформами, программным обеспечением для планирования и любыми конкретными платформами, которые используют их компании.

• Критическое мышление: Поскольку профессионалам в области управления может потребоваться выполнение многих типов задач, критическое мышление является полезным навыком для развития. Это может помочь им научиться решать определенные проблемы практически без присмотра.

• Командная работа: помощники по административным вопросам и секретари обычно взаимодействуют со всеми коллегами в своих офисах. Они должны обладать отличными навыками работы в команде, чтобы сотрудничать с другими и создавать благоприятную рабочую среду.

Сертификаты

Помощники по административным вопросам и секретари могут получить сертификаты для развития своих навыков и получения конкурентного преимущества. Вот некоторые общие сертификаты, доступные обоим специалистам:

• Сертифицированный специалист по административным вопросам: Международная ассоциация специалистов по административным вопросам предлагает этот сертификат. Чтобы иметь право на участие в программе CAP, вам необходимо сочетание профессионального опыта и образования. Чем выше у вас академическая степень, тем меньше профессиональных часов вам нужно, хотя вы можете получить квалификацию, не имея диплома колледжа.

• Специалист по Microsoft Office: Microsoft предлагает несколько сертификатов, основанных на различных программах Office. Для получения сертификатов MOS не требуется никакого опыта или требований к образованию, хотя вам необходимо сдать сертификационные экзамены по каждой специальности. Поскольку многие компании используют программы Microsoft, быть MOS может быть полезно, чтобы продемонстрировать свое мастерство.

Выгоды

Помощники по административным вопросам и секретари имеют много общих преимуществ, включая возможность карьерного роста и гибкость. Обе эти должности обычно работают в небольших административных отделах, иногда работающих независимо. Этот аспект может понравиться тем, кто любит работать без особого надзора. Тем не менее, административные специалисты общаются и работают со многими коллегами, поэтому эти роли также хороши для людей, которым нравится командная среда.