Полное руководство по официальным документам

22 февраля 2021 г.

Когда дело доходит до разработки новой методологии или технологических решений, компаниям часто необходимо предоставить своей целевой аудитории контекст и фактические данные, прежде чем представить предлагаемое ими решение. Белые книги — это авторитетный и информативный маркетинговый инструмент, используемый организациями всех видов, независимо от отрасли, именно для этого.

В этой статье мы определим, что такое официальный документ, а также рассмотрим, кто их использует, различные типы официальных документов, правильное форматирование для их создания и несколько примеров эффективных и неэффективных названий официальных документов.

Что такое белая бумага?

Белая книга, также известная как «белая книга», обычно представляет собой информативный документ, в котором представлены исследования и экспертные знания о конкретной рекомендации или решении. Эти документы предназначены для помощи читателю в принятии решения, решении проблемы или понимании проблемы. Белые книги содержат много текста, обычно содержат не менее 2500 слов и основаны в основном на данных и исследованиях, чтобы представить свою причину. Из-за этого они обычно написаны в более формальном или даже академическом тоне.

Первоначально этот термин использовался для обозначения официальных правительственных отчетов, которые были информативными и авторитетными. В настоящее время официальные документы используются организациями в основном как маркетинговый инструмент для продвижения продукта, решения или услуги. Однако иногда они используются в большей степени как технический документ, чтобы предоставить подробную информацию о предложении нового продукта или изобретении.

Независимо от их намерения, основная цель официальных документов — информировать потенциальных клиентов о методологии, технологии, продукте или услуге и убедить их в том, что это эффективное решение проблемы, с которой они сталкиваются.

Эти документы часто используются перед продажей, чтобы предоставить информацию потенциальным клиентам. Поскольку потенциальные покупатели обычно изучают информацию в Интернете, прежде чем совершить покупку, официальные документы стали эффективным способом продажи решений или продуктов в Интернете. Это убедительные, но основанные на фактах документы, предлагающие новые способы решения проблем.

Кто использует официальные документы?

Белые книги используются разными способами различными типами организаций, например:

Создание бренда

Белые книги обычно пишутся для внешнего использования в качестве инструмента для компаний, чтобы утвердиться на своем рынке. В отличие от коммерческого предложения, официальные документы используются для демонстрации опыта организации и предоставления решений проблем. Кроме того, официальные документы призваны убедить потенциальных клиентов в том, что их решение решит конкретную проблему.

В B2B-маркетинге

Белые книги часто используются в бизнес-маркетинге, также называемом «B2B». Это может быть между оптовой компанией и производителем или между розничным продавцом и оптовой компанией. В любом случае официальные документы предназначены для того, чтобы убедить другую компанию в том, что они могут предложить превосходное решение, которое решит проблему, с которой сталкивается их компания. В этой сфере маркетинга есть четыре типа официальных документов:

• Информационные документы о проблеме/решении представляют собой новое, улучшенное решение проблемы.

• Белые книги, представленные в виде пронумерованного списка, призваны выделить основные моменты, связанные с предложением.

• Справочные материалы подробно рассказывают о технических особенностях предложения.

• Правительственные организации используют официальные документы для представления нового законодательства и политики. Таким образом, они могут получить представление о реакции широкой общественности на эти изменения.

Типы тем для официальных документов

Целевая аудитория официального документа будет варьироваться в зависимости от организации и решения, которое они предлагают. Вот некоторые из факторов, влияющих на тему, которую освещает технический документ:

Аудитория

Первое, что компания должна учитывать при разработке официального документа, — это целевая аудитория. Каковы их основные проблемы или проблемы? Как решение может помочь им? Целевой читатель и его знакомство с отраслью сильно повлияют на тему и тон документа.

Экспертиза

Тема white paper во многом определяется сферой деятельности и уровнем экспертизы компании. Хотя внешние исследования обычно включаются, собственные знания организации определяют содержание и способ его представления.

Проблема и решение

Цель официальных документов — решить конкретную проблему, имеющую отношение к компании и ее целевой аудитории. Рассматриваемые вопросы могут включать сравнение отраслей, новые методы, меняющиеся тенденции или общие дилеммы. Хотя технический документ должен решать проблему, он также должен предлагать решение, основанное на фактических данных и исследованиях.

Формат белой бумаги

Как правило, официальные документы имеют относительно стандартный формат. Однако, в отличие от многих других деловых коммуникаций, таких как технические предложения или отчеты, официальные документы помещают заключение в конец документа.

Это основное отличие форматирования связано с тем, что технический документ обучает читателя на протяжении всего документа, а решение, основанное на фактических данных, обеспечивает финал. Вот другие аспекты эффективной белой книги:

Информативное название

Точное и информативное название привлечет и подготовит читателя к контексту документа. Хотя некоторые включают термин «белая книга» в заголовок, на самом деле это должно зависеть от целевой аудитории и их восприятия фразы. Например, некоторые читатели могут рассматривать его как показатель ценного и информативного контента, в то время как других это может пугать.

Абстрактный

Краткий обзор документа представлен в аннотации к официальному документу. Именно здесь читатель знакомится с основными положениями документа, что позволяет ему убедиться в том, что следующая информация будет актуальной и полезной.

Постановка задачи

Постановка проблемы будет определять и обеспечивать контекст для решаемой проблемы.

Задний план

В справочном разделе представлена ​​информация, необходимая читателю для полного понимания проблемы и, следовательно, решения. В зависимости от задачи и целевой аудитории этот раздел может быть более широким или техническим и подробным. Если бы исследование проводилось специально для этой белой книги, именно здесь компания хотела бы сообщить методы, использованные для его проведения.

Предложенное решение

После того, как проблема была представлена ​​и изучена, пришло время предоставить читателю решение. В этом разделе решение разрабатывается, а затем поддерживается с помощью собранных доказательств, а также опыта компании.

Заключение

В заключении приводятся рекомендации, основанные на предложенном решении, и обобщаются основные положения документа.

использованная литература

Ссылки на ресурсы, использованные для написания белой книги, — эффективный способ укрепить доверие к доказательствам, представленным в документе. Кроме того, он предоставляет аудитории дополнительные ресурсы для дальнейшего изучения темы и представленных утверждений. В этом разделе обычно необходимо использовать форматы цитирования, такие как APA или MLA.

Примеры эффективных и неэффективных названий официальных документов

Как и в случае любого документа, заголовок является важным индикатором, который служит как для привлечения читателя, так и для предоставления контекста для типа информации, которую он, вероятно, найдет, если продолжит чтение. Хотя официальные документы предназначены для того, чтобы предложить потенциальным клиентам решение, они сильно отличаются от коммерческого предложения, и название должно отражать это. Вот несколько примеров эффективных и неэффективных заголовков:

Неэффективный

Информационный документ о Законе 555.4 со ссылками на оценки технологического воздействия

Эффективный

Идти в ногу со временем: Белая книга об оценке технологического воздействия юридических предложений в 2019 году

Неэффективный

12 способов, которыми компания X сократит расходы на ваш бюджет на маркетинг в социальных сетях

Эффективный

Маркетинг в социальных сетях: определение рекламных потребностей и платформ