Планирование мощностей и планирование спроса: определения и советы

Компании, занимающиеся управлением проектами, используют множество процессов для управления ходом различных текущих и предстоящих проектов. Существуют различные методы, которые они могут использовать для отслеживания своих ресурсов и определения наличия материалов, необходимых для предстоящих проектов. Если вы заинтересованы в организации спроса и предложения вашей компании, а также в способах более эффективного распределения ресурсов по проектам, подумайте о том, чтобы узнать о планировании мощностей и планировании ресурсов. В этой статье мы обсудим планирование мощностей и планирование спроса, что такое планирование ресурсов, различия между планированием мощностей и ресурсов, а также советы для обоих.

Что такое планирование мощностей и планирование спроса?

Планирование мощностей и планирование спроса схожи в том, что оба являются процессами управления ресурсами, используемыми в управлении проектами, которые помогают определить долгосрочные потребности компании в поставках для удовлетворения ее потребностей. Они могут помочь выяснить, достаточно ли у вас ресурсов для завершения проектов, которые хотела бы выполнить ваша компания. Предложение относится к доступности и набору навыков участников проекта, которые работают в вашей компании. Спрос — это количество проектов, которые вы намереваетесь выполнить за определенное время.

Этот процесс включает в себя рассмотрение работы, которую вы планируете выполнять в будущем, сравнение ее с имеющимися у вас человеческими ресурсами и создание схемы того, какие проекты вы можете выполнять и когда вы можете их выполнять. Некоторые ресурсы, анализируемые при планировании мощности, включают доступность членов команды с определенными навыками и средства, доступные для проекта. Результаты планирования мощностей могут различаться в зависимости от доступа организации к требуемым ресурсам. Вот список типичных результатов:

• Утверждение или отмена проекта

• Привлечение дополнительных ресурсов

• Отсрочка проектов

• Предоставление обучения, чтобы члены команды обладали необходимыми навыками для проекта

Планирование спроса — это процесс, который позволяет организации прогнозировать спрос на продукты, чтобы они могли убедиться, что у них достаточно поставок или квалифицированных сотрудников для доставки потребителям. Цель состоит в том, чтобы иметь баланс между производством достаточного количества запасов и отсутствием излишков. Планирование спроса и планирование мощностей часто используются взаимозаменяемо.

Что такое планирование ресурсов?

Планирование ресурсов использует результаты планирования мощностей для координации и наиболее эффективного предоставления доступных ресурсов различным проектам. Это может помочь вашей компании эффективно управлять набором навыков, рабочим временем и доступными средствами, чтобы она не перераспределяла или недораспределяла свои ресурсы. Некоторые из назначенных материалов включают в себя оборудование и оборудование, но также включают людей с определенным набором навыков, необходимых для завершения проекта. Руководители распределяют эти ресурсы по разным проектам в зависимости от необходимых навыков и материалов.

Планирование мощностей и планирование ресурсов

Планирование мощностей и ресурсов имеет несколько общих черт. Например, они оба стремятся предоставить экономичные варианты для будущих проектов в компании и получают выгоду от использования инструментов управления проектами для ведения точного журнала своих данных. Однако планирование мощностей и планирование ресурсов также имеют несколько отличий:

Цель

Цель планирования мощностей — сосредоточиться на спросе на ресурсы, необходимые для будущих проектов, а также на навыках и командах, необходимых для этих проектов. Они также определяют, какие проекты они могут одобрить, а какие будут отложены из-за нехватки людей для работы над проектами. Планирование ресурсов концентрируется на общих ресурсах, доступных для предстоящих или текущих проектов. Это включает в себя совместное использование определенных ресурсов в нескольких проектах и ​​ведение учета всего использования ресурсов во время текущих проектов.

Долгосрочные против краткосрочных

Планирование мощностей — это процесс долгосрочного планирования, который вы можете завершить до начала проектов, чтобы определить, можно ли их начать или отменить из-за нехватки человеческих ресурсов. Планирование ресурсов — это краткосрочный процесс, потому что оно не работает так эффективно, если планируется слишком заранее. Доступность ресурсов часто меняется, поэтому более выгодно корректировать и обновлять план ресурсов каждые несколько недель в зависимости от потребностей проектов в ресурсах и того, что в настоящее время доступно для использования.

Преимущества

Планирование мощностей и планирование ресурсов имеют общее преимущество, заключающееся в экономии средств для их организаций. Планирование ресурсов осуществляется путем расчета того, сколько можно произвести из доступных материалов, а планирование мощностей определяет наиболее рентабельные способы удовлетворения потребностей проекта.

Вот некоторые другие преимущества включения планирования мощностей в ваш бизнес:

• Обеспечьте доступность поставок: планирование мощностей дает компаниям возможность убедиться, что у них есть человеческие ресурсы, прежде чем подписывать новый контракт. Если нет, то они могут решить, есть ли у них бюджет для привлечения аутсорсинговых работников для конкретного проекта.

• Управляйте инвентаризацией навыков: в инвентаризации навыков записываются конкретные навыки каждого человека, что упрощает поиск сотрудников, отвечающих потребностям проекта. Вы также можете обновлять инвентарь по мере необходимости, когда люди присоединяются к компании или когда сотрудники приобретают дополнительные навыки.

• Резервные ресурсы. Многие компании используют матричную структуру, в которой много одних и тех же сотрудников распределяются между руководителями проектов. Использование планирования загрузки позволяет зарезервировать сотрудника для конкретного проекта, чтобы у менеджеров проектов не было путаницы в отношении того, кто доступен.

Существуют также преимущества использования планирования ресурсов:

• Экономьте время: возможность учета ваших ресурсов позволяет размещать оборудование, рабочую силу и другие материалы там, где они нужны, и тогда, когда они нужны людям. Это может сэкономить время руководителям проектов, когда они собирают материалы для предстоящего проекта.

• Улучшите обслуживание клиентов: зная, какие материалы у вас есть, как только они прибудут и когда они будут завершены, вы сможете информировать клиентов о статусе их заказов. Наличие графика производства дает более точный прогноз прогнозов завершения проекта.

• Создавайте более сильные команды. Планирование ресурсов может создать более сильные команды, поскольку оно показывает им текущее состояние материалов и трудозатраты. Члены команды, которые знают свои ожидания, могут более эффективно планировать работу над своими задачами и помогать другим, если у них есть время.

Советы по планированию емкости

Важно помнить, что «ресурсы», связанные с планированием мощностей, — это люди, которые работают в организации. Вот несколько советов, которые вы можете использовать для учета времени и усилий членов команды в организации:

• Отслеживайте время и усилия. Попросите сотрудников отслеживать время, которое они тратят на выполнение своих задач, потому что они могут думать, что задача занимает всего час, но после отслеживания понимают, что на самом деле это занимает около двух часов. Знание этой информации может помочь вам спрогнозировать лучшую доступность поставок.

• Определите потенциальные проблемы. Узнайте, где обычно происходят типичные задержки в проектах, поскольку навык, который пользуется большим спросом, но мало доступен, потому что им обладают лишь несколько человек, может привести к тому, что работа займет больше времени, чем ожидалось. Постарайтесь помнить, что эти люди не перегружены работой, и отслеживайте проблемы с помощью электронной таблицы.

• Рассчитайте реальную доступность работы каждого. После того, как вы отследили время и усилия и рассмотрели проблемы, вы можете определить, сколько времени у каждого человека есть для работы над предстоящими проектами. Затем вы можете расставить приоритеты проектов в зависимости от доступности каждого члена команды.

Советы по планированию ресурсов

Планирование ресурсов может помочь распределить расходные материалы и услуги вашей компании, чтобы помочь завершить проект вовремя и в рамках утвержденного бюджета. Рассмотрите возможность использования некоторых из этих советов при планировании ресурсов:

• Определите ресурсы, которые вам нужны. Перед началом проекта постарайтесь получить всю информацию о целях проекта и о том, как клиенты планируют измерять успех проекта. Когда у вас есть информация заранее, вы можете лучше определить, какие ресурсы вам понадобятся.

• Ссылка на предыдущие проекты. Вы можете собрать информацию из прошлых проектов, чтобы определить, что прошло хорошо, и какие стратегии вы можете использовать, чтобы избежать любых проблем, которые могли возникнуть в аналогичном проекте.

• Создайте список приоритетов ресурсов. Определите, кого вы хотели бы привлечь к работе над проектом, и узнайте, доступны ли они в то время, когда они вам нужны для работы. Полезно знать заранее на тот случай, если вам нужно будет искать других людей, если руководитель проекта уже забронировал их на это время.