Планирование и планирование: определения и советы

Планирование и составление графиков — это два важных шага в разработке проекта, которые позволяют компаниям разрабатывать цели проекта и добиваться качественных результатов. Если вы надеетесь разработать новый корпоративный проект, важно понимать разницу между планированием и планированием и то, как каждый из них способствует успеху проекта. В этой статье мы обсудим, что такое планирование, что такое планирование и основные различия между ними.

Что такое планирование?

Планирование — это один из первых этапов разработки проекта, на котором компании и предприятия определяют, как они собираются чего-то достичь. На этапе планирования многие менеджеры проектов создают план действий, который помогает им увидеть, какие шаги им необходимо выполнить, прежде чем они смогут достичь цели проекта. Например, если компания начинает новую маркетинговую кампанию с целью привлечь десять новых клиентов в течение года, она будет использовать этап планирования, чтобы определить наилучший способ достижения этой цели.

Что такое планирование?

Планирование — это процесс определения того, кто и когда будет выполнять определенные шаги плана действий проекта. На этапе планирования компании изучают свои ресурсы и определяют, какие из них необходимы для достижения цели проекта и нужно ли им приобретать больше, включая оборудование, членов команды и время. Создавая график, предприятия также проверяют, когда определенные пункты проекта должны быть завершены, создавая важные контрольные точки. Используя эти контрольные точки, команда проекта определит, отстает ли проект когда-либо от графика, и нужно ли им внести коррективы для достижения своей цели.

Планирование против планирования

Хотя планирование и составление графиков важны для завершения проекта, они служат разным целям, помогая проекту достичь своих целей. Этап планирования происходит до начала проекта. Затем менеджеры проекта используют разработанный план, чтобы представить или передать идею руководителям и менеджерам компании. Однако планирование — это один из первых шагов к выполнению проекта, поскольку руководители проектов определяют свои ресурсы и назначают определенные роли. После составления графика проект официально стартует, поскольку команда сосредотачивается на выполнении первого шага плана действий.

Во время планирования компании часто полагаются на информацию, полученную на этапе планирования, для создания расписания и эффективного делегирования ресурсов. Например, если компания знает, что для ее плана действий требуется больше специалистов по маркетингу, чем в настоящее время, она может запланировать помощь консультантов по маркетингу на разных этапах проекта. Также возможно, что во время планирования некоторые менеджеры могут обнаружить, что они не могут завершить проект в отведенное время. Если это произойдет, руководителям проектов может потребоваться пересмотреть этап планирования, чтобы определить, нужно ли им продлить крайний срок или пересмотреть проект.

Планирование и распорядок дня в рабочей силе

Некоторые компании назначают двух отдельных сотрудников для выполнения обязанностей по планированию и составлению графиков во время создания проекта. Когда компании создают две отдельные должности, часто это происходит потому, что две роли требуют уникального набора навыков. При планировании людям часто нужны мощные навыки оценки рисков и знания в области исследований и разработок, чтобы понять, чего может достичь компания. Во время планирования людям нужны сильные административные способности и навыки составления бюджета и управления временем, чтобы гарантировать, что они завершат проект вовремя с деньгами и ресурсами.

Однако некоторые компании возлагают обязанности на обе роли в одну позицию. Когда компания возлагает обязанности по планированию и составлению графиков на одного человека, важно, чтобы этот сотрудник обладал мощными коммуникативными навыками, чтобы он мог эффективно сотрудничать с другими отделами компании. Обращение за советом и знаниями к различным отделам компании, таким как бухгалтерский учет, маркетинг и исследования и разработки, может позволить людям эффективно выполнять свои обязанности и обеспечить успех проекта.

Основные этапы планирования и составления графика проекта

Вот некоторые из ключевых шагов, которые предпринимают компании при запуске нового проекта:

1. Определите масштаб проекта

Первым шагом к планированию проекта является определение масштаба проекта. Масштаб проекта — это все, что компания может эффективно создать или выполнить до истечения срока проекта. Во время мозгового штурма идей или функций для проекта менеджеры и руководители проектов должны будут оценить все идеи и решить, сможет ли компания развить эти идеи без потери качества проекта.

Например, если компания создавала новое мобильное приложение, помогающее клиентам отслеживать визиты к врачу, сотрудник может предложить функцию для приложения, которая вызывает врача, если клиент опаздывает. Если руководителю проекта нравится идея, ему нужно будет определить, соответствует ли эта функция масштабам проекта, или это слишком много работы, которую нужно завершить до крайнего срока проекта. Как только команда официально определится с масштабом, она сможет четко определить основную цель проекта и то, что определяет его успех.

2. Разработайте план действий

После установления основных целей проекта компания может разработать план действий проекта, определив его основные задачи. При разработке плана действий руководители проектов часто разбивают проект на более мелкие, более управляемые цели, чтобы помочь им определить основные роли и контрольные точки проекта. Например, если компания хочет создать новый тип компьютерного программного обеспечения, ее первым шагом в плане действий может быть описание функций программного обеспечения, а следующим шагом может быть создание минимально жизнеспособного продукта (MVP) для целей тестирования.

3. Определите ресурсы

Перед созданием расписания и запуском проекта важно понять, какие ресурсы потребуются для проекта. Ресурсы могут включать в себя множество уникальных предметов, в том числе членов команды, материалы, машины, офисное оборудование и многое другое. Важно определить, какие ресурсы нужны проекту, поскольку это может помочь менеджеру проекта составить точный бюджет и упростить составление расписания. Например, если компания хочет разработать и создать новый тип энергосберегающего фонарика, некоторые из ресурсов, которые могут ей понадобиться, могут включать программное обеспечение для 3D-рендеринга, производственное оборудование и материалы для прототипов.

4. Создайте расписание

При создании расписания большинство менеджеров проектов сочетают знание плана действий со списком необходимых ресурсов, чтобы определить наиболее эффективный бюджет и сроки. При создании расписания руководителям проектов важно понимать, сколько ресурсов требуется команде для каждого шага плана действий и примерно сколько времени займет каждый шаг. Понимание этих двух деталей может помочь руководителям проектов уделять каждому этапу плана действий достаточно времени для выполнения командой, а также разработать эффективный бюджет проекта.

Программное обеспечение для планирования и планирования

При разработке плана и расписания проекта некоторые компании могут использовать впечатляющее программное обеспечение для планирования и составления графиков, чтобы ускорить и повысить эффективность процесса. Некоторые предприятия предоставляют компаниям программное обеспечение, которое позволяет им сотрудничать друг с другом и создавать впечатляющие планы действий и сроки для эффективного управления проектом. Однако не все программное обеспечение позволяет компаниям легко вносить серьезные коррективы во время проекта, что может вызвать некоторые проблемы или возможные задержки для команды.

Чтобы избежать задержек и обеспечить большую ручную организацию, некоторые компании используют электронные таблицы для создания настраиваемого плана и расписания, которые могут принести большую пользу команде и руководителю проекта. Хотя автоматических функций меньше, если менеджеру необходимо изменить какие-либо важные сроки или этапы плана действий, ему может быть проще настроить их вручную, чем пытаться работать с автоматизацией программного обеспечения.

Советы по координации планирования и составления графиков

Вот несколько дополнительных советов по координации планирования и планирования в вашей карьере:

Сначала соберите ресурсы

После этапа планирования компаниям важно сначала собрать или понять свои потребности в ресурсах, прежде чем приступать к этапу планирования. Хотя у компании может быть список ресурсов, которые она собирается использовать, для них важно знать, сколько каждого ресурса у них уже есть и где они собираются получить остальные. Когда компания понимает, откуда берутся ресурсы и достаточно ли их на данный момент, она может предотвратить любые серьезные проблемы в дальнейшем и повысить эффективность проекта.

Приоритет эффективности

Приоритизация эффективности проекта во время планирования может помочь вам избежать избыточности и свести к минимуму задержки проекта. Например, если вы знаете, что двум отделам компании может потребоваться использование определенного оборудования, полезно запланировать их использование этого оборудования в разное время, чтобы каждый отдел никогда не ждал, пока другой закончит свою работу.

Также важно четко определить основные роли и назначить конкретные этапы плана действий разным отделам. Когда каждый отдел точно знает, что он делает, компания может убедиться, что два человека не работают над одной и той же задачей и, возможно, не вызывают задержек проекта.

Предвидеть серьезные проблемы

При планировании и составлении графика полезно попытаться предсказать любые серьезные проблемы, с которыми может столкнуться проект. Предвидение проблем может помочь руководителям проектов выделять нужное количество ресурсов и времени на каждую задачу и повышать производительность проекта. Если у менеджера возникают проблемы с определением каких-либо серьезных проблем, с которыми может столкнуться задача, полезно дать этой задаче дополнительное время для завершения на случай возникновения непредвиденных проблем.

Сосредоточьтесь на общении

При разработке плана и расписания важно, чтобы группа планирования и составления графиков постоянно общалась друг с другом. Предоставление отзывов о работе друг друга может помочь каждой команде улучшить и развить свои идеи. Например, при создании расписания может оказаться, что шаг в плане действий невозможен с точки зрения бюджета или ресурсов. В этом случае группа планирования может обсудить с группой планирования пересмотр плана действий и объема проекта.