План выполнения проекта: определение и способы его реализации

15 апреля 2021 г.

Важным этапом проектного цикла является этап выполнения проекта. Создание отличного плана выполнения проекта позволяет вам эффективно координировать задания команды, управлять любыми затратами или бюджетами и всегда быть в курсе хода проекта. После завершения плана выполнения вы можете оценить результаты и ссылаться на них при выполнении будущих проектов. В этой статье мы рассмотрим, что такое выполнение проекта, почему это важно и как создать успешный план выполнения проекта.

Что такое исполнение проекта?

Выполнение проекта — это этап жизненного цикла проекта, который включает реализацию планов и целей, созданных для проекта. На этом этапе вы можете претворить план проекта в жизнь, делегируя задачи, составляя графики и назначая сроки. Вы также можете запланировать регулярные проверки и встречи для обзора хода проекта и решения любых проблем или неудач по мере их возникновения.

Почему важно выполнение проекта?

Создание и реализация подробного плана выполнения важны, потому что вы можете четко организовать все свои результаты, задачи и этапы, чтобы легко понять, соответствует ли задача проекту целям компании или клиента. Это позволяет вам регулярно проверять ход проекта и учитывать достаточно времени, чтобы скорректировать графики и сроки, если возникнут какие-либо непредвиденные проблемы.

Планы выполнения проектов также регулярно включают ключевые показатели эффективности для измерения вашего бюджета и времени выполнения задач, чтобы делать более точные прогнозы для будущих проектов. Вы также можете чувствовать себя более уверенно, выполняя качественный проект, зная, что вся команда понимает свои цели, свои обязанности и любые обновления или изменения по мере их возникновения.

Как создать план выполнения проекта

Составление плана выполнения проекта позволяет вам наметить четкую стратегию, которой сотрудники должны внимательно следовать. Это также улучшает общение между членами команды, чтобы поддерживать продуктивность проекта и соблюдение графика. Выполните следующие шаги, чтобы создать эффективный план выполнения проекта:

1. Установите цели для реализованного проекта

Прежде чем вы сможете реализовать план проекта, вы должны установить цели, которые вы хотели бы установить для конечного результата. Используйте это время, чтобы обсудить с вашей командой, почему вы выполняете проект и чего хотите достичь. Включение цифр в ваши цели — отличный способ измерить достижения и убедиться, что проект продвигается. Рассмотрите возможность использования этого времени для обсуждения любых проблем, с которыми вы столкнетесь во время выполнения проекта. Вы можете принять упреждающие меры для предотвращения проблем или реагирования на них по мере их появления в случае значительных задержек доставки.

2. Выберите участников проекта

Найдите членов команды с навыками и способностями, необходимыми для выполнения каждой из задач проекта. Выберите общие задачи, которые вам необходимо выполнить, и обратитесь к нужным отделам для работы над ними. Если вы не знаете, каким сотрудникам делегировать определенные задачи, обратитесь к руководителям отделов за их предложениями о том, кого лучше назначить.

3. Проведите совещание по реализации проекта

После того, как вы определите цели и задачи, проведите совещание по реализации проекта и пригласите всех участников команды. Поделитесь целями проекта с членами команды, чтобы дать им определенную цель для вклада своего времени и заданий. Вы также должны включить список всех членов команды, а затем краткое описание того, за что каждый сотрудник отвечает в проекте. Поделитесь кратким изложением графика проекта и четко сообщите сроки выполнения каждой задачи. На собрании оставьте достаточно времени для того, чтобы сотрудники могли высказывать идеи, комментарии или вопросы об их обязанностях.

Объясните также предпочтительный метод связи для этого проекта, чтобы все были в курсе и всегда были в курсе. Планируйте встречи для получения обновлений о ходе работы и настраивайте групповые электронные письма или добавляйте всех участников к различным заданиям в приложении для управления задачами.

4. Разбейте проект на этапы

Если вы выполняете более крупный проект, справиться с ним может быть проще и менее пугающе, если вы разбьете его на каждую фазу. Одна фаза может включать в себя несколько первых практических шагов, необходимых для запуска и реализации проекта. Следующие этапы могут включать в себя дополнительные задачи и проверки, чтобы убедиться, что он остается в задаче и остается продуктивным. Попробуйте перечислить только около пяти или шести задач на каждом этапе, чтобы сотрудникам было легче планировать и работать в соответствии со своим предстоящим графиком. Вы можете поставить цель завершить каждый этап к определенному сроку и легко перенести другие этапы на более поздние даты, если кто-то отстает.

5. Создавайте и контролируйте бюджет

Когда вы понимаете специфику каждой задачи, вы можете составить обоснованный бюджет для проекта. Просмотрите каждый этап и определите бюджет, необходимый для их завершения. Рассмотрите возможность проведения обсуждений или встреч с руководителями отделов, чтобы определить, сколько средств им может понадобиться для выполнения их индивидуальных задач. Это облегчает составление бюджета для всего проекта. Вы также можете просматривать бюджеты аналогичных проектов, реализованных ранее, чтобы делать более точные прогнозы. Постарайтесь оставить в бюджете место для любых непредвиденных расходов, которые могут возникнуть во время выполнения проекта.

Советы для успешного выполнения проекта

При выполнении плана учитывайте любые неожиданные изменения, которые могут произойти, и следите за тем, чтобы каждый этап выполнялся по мере необходимости. Используйте эти советы, чтобы успешно реализовать впечатляющий проект:

• Адаптируйтесь к изменениям: клиент, заинтересованная сторона или сотрудник могут запросить изменение, пока вы работаете над проектом, или другие сотрудники могут неожиданно отстать. Заранее спланируйте эти случаи и внедрите методы для устранения или адаптации к любым изменениям, которые могут повлиять на реализацию проекта.

• Регулярно отслеживайте прогресс: используйте систему управления задачами и ключевые показатели эффективности, чтобы определить, идет ли ваш проект по плану. Спрашивайте обновленную информацию о прогрессе сотрудников и проводите регулярные встречи, чтобы обсудить их прогресс и любые потенциальные проблемы, которые могут помешать им выполнить задачу вовремя.

• Тестируйте и проверяйте каждую фазу: убедитесь, что вы четко понимаете цели проекта, когда вы просматриваете, тестируете и утверждаете каждое выполненное задание. Внимательно относитесь к деталям, чтобы обнаруживать и устранять любые потенциальные ошибки по мере их обнаружения. Это гарантирует, что вы получите впечатляющий и высококачественный конечный продукт.