Организационные инструменты для повышения эффективности вашей работы

21 мая 2021 г.

Быть организованным может быть непросто. Умение организовать свою работу необходимо на каждом этапе вашей карьеры: от стажировки до работы старшим сотрудником или директором в компании вашей мечты, от работы фрилансером до ведения успешного бизнеса. Независимо от того, являетесь ли вы штатным сотрудником или работаете из дома, вы, вероятно, ежедневно пользуетесь организационными инструментами. В этой статье мы расскажем о некоторых популярных типах организационных инструментов и покажем вам некоторые преимущества их использования в работе.

Что такое организационные инструменты?

Организационные инструменты — это ресурсы, методы и приложения, которые помогают оптимизировать рабочий процесс. Они помогают в таких вещах, как управление проектами или временем, хранение файлов и обмен ими, создание заметок или отслеживание прогресса. Хотя вы можете поддерживать порядок, используя только блокнот и ручку, иногда необходимо использовать интуитивно понятные цифровые инструменты, которые позволяют отслеживать прогресс, обмениваться файлами и общаться с другими членами вашей команды.

Преимущества использования организационных инструментов на рабочем месте

Использование организационных инструментов на работе позволяет вам быть более эффективным, укладываться в сроки и даже помогает снизить стресс. Если вы ищете способы повысить свою производительность, вот несколько преимуществ, которые могут принести в вашу жизнь использование организационных инструментов:

Повысить продуктивность

Организованность — один из самых быстрых способов повысить продуктивность на работе. Знание того, что все запланировано и вам не нужно заботиться о слишком многих вещах одновременно, позволяет вам уделять больше внимания тому, над чем вы сейчас работаете. Таким образом, использование инструментов планирования и отслеживания прогресса может оказать огромное влияние на вашу работу и улучшить ее качество.

Экономьте время

Инструменты организации могут улучшить вашу общую концентрацию на работе и, как следствие, сэкономить ваше драгоценное время. Если вы часто работаете в нерабочее время, потому что проводите большую часть своего рабочего времени, просматривая социальные сети, рассмотрите возможность использования инструментов, которые помогут вам расставить приоритеты задач и спланировать их вовремя. Таким образом, вы будете знать, сколько времени займет каждый этап проекта.

Улучшить отношения

Использование инструментов, которые помогут вам добиться цели и уложиться в сроки, может положительно повлиять на ваши отношения на работе и вне ее. Улучшение организации обычно позволяет вам проводить больше времени с друзьями или семьей, потому что вы не застреваете на работе, выполняя несколько задач одновременно.

Снизить стресс

Организованность обычно приводит к ясной голове, свободной от ненужных мыслей и беспокойств, вызывающих стресс. Когда вы знаете, когда начинать каждую задачу, чтобы убедиться, что она завершена вовремя, вам не нужно беспокоиться о задержках, и вы можете посещать групповые собрания, зная, что ваши задачи находятся под контролем. Это может положительно повлиять на ваше настроение и способность расслабиться после работы.

Повысить уверенность

Отмечая дела в списке дел и зная, что вы позаботились обо всех неотложных задачах на день, вы почувствуете себя лучше на работе. Осознание того, что вы можете все сделать вовремя и что коллеги могут рассчитывать на вас, может стать важным фактором повышения вашей уверенности в себе и улучшения вашей карьеры.

Типы организационных инструментов для улучшения вашей работы

Люди всегда использовали инструменты, которые помогают им организоваться. Если несколько десятилетий назад можно было делать что-то с помощью простого блокнота и ручки, то сегодня существует множество цифровых инструментов на выбор.

Вот некоторые популярные типы инструментов организации и примеры приложений, которые вы можете использовать для повышения производительности на работе:

Делать заметки

Делать заметки и создавать письменные документы — неотъемлемая часть каждой встречи, исследования или процесса творчества. Вы можете рассмотреть возможность использования этих инструментов для этого:

• Evernote: Основная цель Evernote — предоставить цифровые инструменты для ведения заметок, систематизации и безопасного хранения важных заметок и информации. Приложение доступно для загрузки и использования на различных устройствах, включая компьютеры, телефоны и планшеты. Evernote предлагает базовый план, доступный бесплатно. Кроме того, существуют доступные премиальные и бизнес-планы для более сложных проектов, которые предлагают дополнительные функции, такие как синхронизация неограниченного количества устройств, аннотирование PDF-файлов или создание общих пространств для бизнес-команд.

• Ulysses: Ulysses — популярное приложение для создания заметок. Это не отвлекающее приложение, предназначенное для повышения концентрации внимания пользователя. Ежемесячный план подписки за 5 долларов позволяет синхронизировать заметки на всех устройствах, а простой интерфейс идеально подходит для длинных документов или простых заметок, таких как списки покупок.

• Simplenote: Первоначально разработанное в 2009 году, Simplenote — еще одно приложение для создания заметок, которое ценит простоту и доступность. Вы можете получить к нему доступ через большинство браузеров или телефонных приложений. Инструмент бесплатный, но предлагает премиум-планы, которые позволяют удалять рекламу из приложения.

Хранение данных и обмен файлами

Инструменты, помогающие хранить файлы и обмениваться ими, необходимы для поддержания порядка, особенно если вы работаете дома или работаете удаленно. Обычно провайдеры электронной почты устанавливают ограничения на размер вложенных документов или файлов, поэтому иметь проверенный инструмент, который позволяет вам всегда обеспечивать безопасность ваших файлов, не беспокоясь о том, сколько места они занимают, имеет основополагающее значение.

Вот несколько популярных инструментов, которые помогут вам управлять важными данными:

• Google Диск: это один из самых популярных облачных инструментов организации, который дает вам бесплатный доступ к мощным решениям для создания и хранения документов для повседневного и делового использования. Пакет включает в себя текстовый редактор, известный как Docs, Sheets для создания электронных таблиц и управления ими, Slides для создания презентаций и Forms для разработки опросов и анализа ответов на опросы.

• Dropbox: Независимо от того, нужно ли вам отправить несколько фотографий другу или сложную папку с рабочими документами коллеге, Dropbox предоставит вам свои проверенные онлайн-инструменты для загрузки и обмена файлами. Это надежный файловый хостинг, который предлагает облачные продукты для синхронизации и хранения, которые могут работать на нескольких устройствах.

• WeTransfer: этот инструмент позволяет загружать файлы и делиться ими с другими. Их бесплатный план позволяет пользователям отправлять файлы размером до 2 ГБ. Передачи файлов, отправленные через WeTransfer, имеют семидневный срок действия, что является дополнительным шагом, который разработчики предпринимают для защиты файлов пользователей.

Управление проектами

Общение с командой и эффективное управление их работой — неотъемлемая часть каждого успешного проекта. Доступно множество инструментов, которые могут помочь вам организовать задачи и запланировать проекты, в том числе:

• Trello: Trello — это веб-приложение, ориентированное на предоставление виртуального пространства для совместной работы в команде. Он позволяет планировать, организовывать и расставлять приоритеты задач различными способами, например, с помощью списков или карточек. Это очень наглядный инструмент, который призван сделать управление проектами увлекательным.

• Asana: как и Trello, Asana — это инструмент, предлагающий онлайн-пространство для команд, которые хотят организовывать, отслеживать и управлять своей работой. Это интуитивно понятное приложение, которое позволяет руководителям проектов назначать задачи отдельным пользователям, устанавливать сроки на временной шкале или автоматизировать рутинные задачи. Asana предлагает интеграцию с другими приложениями, такими как Zoom или Google Calendar, для успешного управления проектами.

• Notion: Notion помогает вам организовать вашу работу, управляя различными задачами и проектами, над которыми вы работаете. Простой интерфейс инструмента может помочь визуализировать дорожные карты продуктов, каталогизировать ресурсы проекта или даже создать корпоративную вики, которую вы можете использовать для регистрации или ответов на часто задаваемые вопросы.

Тайм-менеджмент

Своевременное управление проектами и разработка графиков для них — фундаментальная часть большинства удаленных и офисных команд, которая помогает им улучшить общую организацию. Вот некоторые из наших любимых инструменты управления временем:

• Toggl Track: Благодаря интуитивно понятному интерфейсу Toggl Track является одним из самых надежных приложений для отслеживания времени. Этот инструмент также позволяет создавать пользовательские отчеты, показывающие, сколько и когда вы работали над проектом. Он имеет автоматические и ручные параметры отслеживания времени, и ваше рабочее время может быть назначено задаче или проекту и классифицировано с использованием вашей собственной системы тегов.

• Pomofocus: Pomofocus — это приложение, основанное на технике Pomodoro, которая представляет собой метод тайм-менеджмента, направленный на повышение производительности. Приложение помогает разбивать рабочее время на промежутки, разделенные короткими перерывами. Вы можете установить продолжительность ваших интервалов и перерывов прямо в браузере.

• Календарь Google. Как и Документы Google, Календарь Google является одним из самых надежных и базовых инструментов, которые могут помочь вам организовать и повысить эффективность вашей работы. Он позволяет планировать события и делиться ими с другими, отправлять приглашения на встречи и отвечать на них. Этот инструмент также имеет простую функцию для отправки предупреждений, чтобы уведомить вас о предстоящих событиях, благодаря которым вы можете помнить о важных сроках, звонках или встречах с персоналом.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.