Оценки продолжительности деятельности: определение, важность и методы

27 мая 2021 г.

Оценка длительности операций является важной частью процесса управления проектом. Они позволяют руководителям проектов угадывать, сколько времени займут задачи, и составлять график проекта. Если вы являетесь руководителем или членом команды, работающим над проектом или начинающим его, рассмотрите возможность создания некоторых оценок продолжительности действий, чтобы лучше организовать и понять свой прогресс. В этой статье мы обсудим оценки длительности активности, их важность и несколько методов их получения.

Каковы оценки продолжительности активности?

Оценки длительности операций представляют собой приблизительное количество времени, которое займет задача проекта. Они могут быть в форме различных периодов времени, таких как часы, дни, недели или месяцы, и обычно относятся к рабочим или деловым периодам. Оценка продолжительности конкретных действий может помочь руководителю проекта угадать общую временную шкалу проекта и создать подробный график проекта. Это может даже помочь им прогнозировать затраты на деятельность по проекту и информировать заинтересованные стороны о целях проекта.

Для оценки продолжительности операций менеджеры проектов обычно изучают объем проекта, характеристики его отдельных операций, ресурсы, доступные для выполнения работы, и исторические данные прошлых проектов. Продолжительность работ по проекту часто зависит от наличия и набора навыков членов команды, которые могут их выполнить. Руководители проектов также могут делать оценки длительности операций на основе собственных экспертных мнений или мнений других технических экспертов в своей области. Каждый метод оценки продолжительности активности может иметь свои преимущества и надежность.

Важность оценки продолжительности деятельности

Оценки длительности операций очень помогают в планировании проекта, поскольку они позволяют менеджерам подготовиться к временным обязательствам проекта. Вот еще несколько способов, которыми они важны:

• Создание расписания проекта. Руководители проектов могут создавать календарь и маршрут проекта на основе оценок продолжительности операций, что может помочь членам команды узнать, что и когда делать, и повысить общую эффективность. Они могут учитывать приоритизацию задач и тот факт, что определенные проекты будут выполняться параллельно друг другу, чтобы создать наиболее точное расписание проекта.

• Обеспечьте базовый уровень. Оценки длительности операций могут предоставить базовый уровень, по которому можно измерить ход выполнения проекта. Кроме того, руководители проектов могут постоянно корректировать оценки времени на протяжении всего жизненного цикла проекта по мере получения дополнительной информации.

• Проверьте возможности команды: поскольку некоторые проекты имеют заранее определенные сроки, оценки продолжительности операций могут позволить руководителям проектов проверить, могут ли их команды их соблюдать. Если оценки длительности показывают, что проект может занять больше времени, чем ожидалось, менеджеры проекта могут скорректировать крайний срок проекта, нанять больше членов команды, получить больше ресурсов или внести другие изменения.

• Оценка стоимости проекта. Зная возможный график проекта, менеджеры проекта обычно также могут предположить, сколько может стоить проект. Это связано с тем, что некоторые ресурсы имеют затраты на единицу времени, например, сотрудники, которые получают зарплату в зависимости от количества отработанных часов.

• Общайтесь с заинтересованными сторонами: руководители проектов могут показывать оценки продолжительности операций и графики проектов заинтересованным сторонам, таким как руководители, инвесторы и даже клиенты, чтобы информировать их о ходе проекта. Хотя оценки времени могут измениться, эта прозрачность может помочь укрепить доверие других в отношении целей и успеха проекта.

Методы оценки продолжительности активности

В зависимости от техники, которую используют менеджеры проектов, их оценки длительности операций могут иметь разные результаты и уровни надежности. Менеджер проекта также может выбрать, какой метод использовать, исходя из того, на каком этапе процесса проекта он находится и сколько усилий он хочет приложить для оценки. Например, если они не хотят выполнять расчеты, менеджер проекта может полагаться на свой собственный опыт для оценки продолжительности операции.

Руководителю проекта рекомендуется создать «основу оценок», документ, который представляет окончательное оценочное значение вместе с методом, который он использовал для его получения, преимуществами и ограничениями метода, а также точностью оценки. Они могут передать этот документ своим руководителям, членам команды и любым другим заинтересованным сторонам. Кроме того, хотя вначале они могут сделать приблизительную оценку для начала проекта, они могут уточнить ее в ходе проекта.

Вот некоторые методы оценки продолжительности активности:

Аналогичная оценка

В аналогичном методе оценки менеджеры проектов основывают свои оценки на исторических данных, значениях продолжительности предыдущих подобных проектов. Они используют эти прошлые наблюдения как «аналогию» или сравнение, чтобы угадать, сколько времени займет текущая деятельность. Они могут скорректировать свою оценку на основе различных факторов, таких как размер проекта, потребность в специальных продуктах или опыт членов команды. Например, если часть оборудования сломалась в прошлом проекте и вызвала задержку, руководителю проекта, возможно, придется учесть это в своих расчетах.

Параметрическая оценка

Руководители проектов, проводящие параметрическую оценку, основывают свои предположения на статистических расчетах. Они изучают значения рабочего времени на единицу в прошлых проектах и ​​экстраполируют оценку продолжительности, основывая свой прогноз на тенденции. Например, если в прошлом на возведение одной стены уходило три дня, руководитель проекта может оценить продолжительность действия в девять дней для возведения трех стен в текущем проекте. Или, если команде требуется один час, чтобы покрасить стену, им может понадобиться 10 часов, чтобы покрасить 10 стен.

Экспертная оценка

Метод экспертной оценки — это процесс консультации с экспертом в данной области для оценки продолжительности деятельности. Руководители проектов, уже выполнявшие аналогичные проекты, или технические и предметные эксперты с многолетним опытом работы в определенной области могут точно предположить, сколько времени займет конкретная деятельность. Кроме того, руководители проектов могут использовать экспертную оценку в сочетании с другими методами для повышения тщательности и точности оценки. Поскольку этот метод не требует никаких расчетов, это может быть простой процесс.

Групповое принятие решений

Подобно методу экспертной оценки, менеджер проекта может проконсультироваться с членами своей команды, чтобы принять групповое решение об оценке продолжительности операции. Вовлечение команды проекта в процесс оценки может позволить руководителю проекта сделать предположение на основе дополнительной информации и точек зрения, что может сделать оценку более надежной. Это также может способствовать сотрудничеству между командой и позволяет всем членам команды согласовать такие факторы, как контрольные даты и графики доставки. В конечном итоге это может повысить эффективность работы над проектом.

Трехточечная оценка

Используя метод трехточечной оценки, менеджеры проектов получают три точки данных: оптимистическую, пессимистическую и наиболее вероятную. «Скорее всего» — это оценка реалистичной продолжительности проекта, которую руководитель проекта может создать, используя другую технику. «Оптимистичный» — это идеальная продолжительность, а «пессимистичный» — наихудший сценарий. Они представляют собой верхние и нижние границы, которые деятельность вряд ли превысит, если только не возникнет крупная непредвиденная ситуация. Затем руководитель проекта может преобразовать эти числа в окончательную оценку, используя либо треугольный метод, либо метод распределения PERT/бета.

Вот формула для треугольного расчета:

Е = (О + М + Р) / 3

В этой формуле E — ожидаемая оценка продолжительности, O — оптимистичная оценка продолжительности, M — наиболее вероятная оценка продолжительности, а P — пессимистическая оценка продолжительности.

Вот формула метода распределения PERT/бета:

Е = (О + 4М + Р) / 6

Этот процесс формирует взвешенный адрес, который немного более точен, чем обычное среднее значение.

Восходящая оценка

При восходящей оценке руководитель проекта оценивает продолжительность второстепенных компонентов проектной деятельности и складывает их вместе, чтобы получить окончательную продолжительность операции. Например, если операция проекта содержит три различные процедуры, каждая из которых занимает 10 часов, окончательная оценка продолжительности операции может составить 30 часов. Этот процесс может занять много времени, но он может позволить руководителю проекта в мельчайших деталях понять свою смету. Это также может позволить им вносить определенные изменения в компоненты деятельности, если это необходимо для повышения эффективности работы.