Оценка проекта: что это такое и как это сделать

24 июня 2021 г.

Если вы руководитель проекта и хотите анализировать цели, задачи и результаты, подумайте о внедрении управления проектами, чтобы определить успех и влияние ваших проектов. Различные типы оценки проекта дают представление и выявляют области, которые могут нуждаться в улучшении. Изучение того, как внедрить процессы оценки проекта в рабочий процесс, дает большие организационные преимущества. В этой статье мы обсудим оценку проекта и способы ее реализации в ваших проектах.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это стратегия, используемая для определения успеха и влияния проектов, программ или политик. Это требует от оценщика сбора важной информации для анализа процесса и результатов определенного проекта. Оценка проекта подсказывает изменения во внутреннем рабочем процессе, выявляет закономерности в целевой аудитории проекта, планирует предстоящие проекты или сообщает о ценности проектов внешним заинтересованным сторонам.

Каковы принципы оценки проектов?

Существует несколько принципов оценки проектов, которые обеспечивают достоверность оценок и способствуют общему успеху организации. Эти принципы обеспечивают основу, которая направляет процесс оценки от начала до конца. Принципы оценки проектов включают:

• Стремитесь улучшить производительность: ваша команда изучает новые методы с каждой оценки, которые могут способствовать постоянному улучшению вашей практики.

• Способствовать организационному обучению: создание привычки обратной связи может способствовать постоянному обучению и организационному росту.

• Совместное участие в проекте: распространение результатов оценки проекта среди заинтересованных сторон повышает уровень участия других лиц, не входящих в вашу команду, что обеспечивает прозрачность и надежность.

• Сосредоточьтесь на результатах. Практика регулярных оценок может помочь направить ваши проекты на достижение достижимых результатов.

• Выстраивайте отношения с заинтересованными сторонами: вовлечение заинтересованных сторон в каждый процесс оценки проекта может укрепить их доверие к вам и способностям вашей команды.

• Используйте заслуживающие доверия процессы: при проведении оценки проекта важно использовать проверяемые и надежные процессы, методы и стратегии.

• Проводите оценку с соблюдением этических норм: выбор и внедрение стиля оценки проекта требует особого внимания к этике ради ваших сотрудников и конфиденциальности проекта.

• Постоянно оценивайте: выработка организационной привычки к оценке служит для оснащения и улучшения команд и результатов проекта.

Виды оценки проектов

Ниже приведены распространенные типы оценки проектов, которые можно использовать в ваших проектах.

Предпроектная оценка

Прежде чем приступить к проекту, ваша команда может оценить возможность его успешного завершения. Это часто происходит естественным образом на этапе разработки проектов и имеет решающее значение для эффективного выполнения проекта. Важно, чтобы все участники знали о целях и задачах до начала работы.

Текущая оценка

На протяжении всего жизненного цикла проекта вы можете использовать метрики для проверки выполненных задач. Это включает в себя бюджет, процент выполненных задач и общее качество работы, выполненной на данный момент. Постарайтесь сосредоточиться на своих первоначальных целях и задачах, пока проект находится в стадии реализации, чтобы ваша команда не сбивалась с пути.

Послепроектная оценка

После завершения проекта важно проанализировать результаты и последствия проекта. Результаты помогают измерить, насколько эффективен проект в достижении целей и задач, поставленных в начале. Воздействие может определить, насколько успешным был проект в создании ощутимых изменений для целевой аудитории.

Самооценка

В любой момент жизненного цикла проекта человек может провести самооценку. Самооценка анализирует, способствует ли их работа достижению более высоких целей и задач. Признание сильных и слабых сторон, измерение их успехов и определение масштабов их влияния может повысить их способность эффективно работать в команде.

Внешняя оценка

Другой вариант — нанять сторонние агентства для оценки ваших проектов. Эти агентства, как правило, не имеют предварительной связи или участия в проекте, что обеспечивает высокий уровень беспристрастности при проведении оценки и заключении. Внешняя оценка полезна для проектов, которые включают большое количество заинтересованных сторон или имеют несколько движущихся частей.

Каковы преимущества проведения оценки проекта?

Преимущества проведения оценки проекта варьируются от внутреннего роста до внешнего успеха. К преимуществам оценки проекта относятся:

• Отслеживание производительности команды: сохраняйте записи прошлых оценок, чтобы отслеживать прогресс в серии проектов.

• Выделяет области, которые нуждаются в улучшении: выявление тенденций и закономерностей приводит к пониманию того, как команда может улучшиться.

• Измеряет ощутимое влияние проекта: ваша команда может видеть влияние проекта в публичной сфере с фактическими показателями и отзывами для его количественной оценки.

• Вовлекает в процесс заинтересованные стороны: вовлечение важных заинтересованных сторон убеждает их в качестве завершенных и оцененных проектов.

• Облегчает командное размышление и подотчетность: стремясь к улучшению, члены команды несут ответственность друг за друга и за себя.

• Улучшает процесс планирования на основе прошлых оценок: планируйте предстоящие проекты на основе новых знаний о функционировании команды.

Как пройти оценку проекта

Оценка проекта требует планирования и реализации. Ниже приведен список шагов, которые необходимо предпринять для завершения оценки вашего проекта:

1. Создайте план оценки

Создавайте цели и задачи по мере разработки проекта, чтобы обеспечить структуру и четкую траекторию для вашей команды. Эти цели и задачи также помогут вам определить, какой тип оценки проекта вы хотите провести. Ваш план оценки включает в себя столько инструментов и методов, сколько вы считаете необходимым для выбранного вами типа оценки. Например, если одной из целей является повышение производительности труда сотрудников, анализ показателей выполнения задач является инструментом оценки, который показывает рост показателей производительности.

2. Определите источник оценки и организуйте

После того, как вы определились с планом оценки, определите источники информации. Если вы решили провести интервью, выберите всех людей, с которыми хотите поговорить. Важно собрать все материалы, необходимые для каждого метода, например, вопросы для интервью и место для отслеживания и хранения ответов. Делегируйте задачи или составьте подробный график для дальнейшей подготовки к реализации вашего плана оценки.

3. Проведите оценку проекта

Реализация вашего плана оценки может выглядеть по-разному в зависимости как от типа оценки, так и от выбранных вами методов или инструментов. Ниже приведен список того, на что следует обратить внимание при проведении оценок:

• Предпроектная оценка: для предпроектной оценки постарайтесь сосредоточиться на разработке целей и задач и оценке жизнеспособности проекта.

• Текущая оценка. Если вы проводите текущую оценку, вы можете отслеживать такие детали, как график, бюджет и качество работы.

• Послепроектная оценка: послепроектная оценка измеряет успех проекта на основе как воздействия, так и результатов.

4. Проанализируйте данные

Собрав все данные для оценки, проанализируйте данные на наличие тенденций, сильных и слабых сторон, а также того, насколько проект соответствует целям и задачам. В зависимости от типа собранных данных используйте систему отслеживания для организации и хранения. Затем используйте цели и задачи вашей команды для интерпретации собранных вами данных.

5. Разработайте отчет для своей команды

Наряду с интерпретацией собранных данных подготовьте отчет, обобщающий результаты оценки. Структурируйте этот отчет в соответствии с потребностями вашей команды и заинтересованных сторон. Эта практика полезна, поскольку в отчете могут быть отмечены области, требующие улучшения, продемонстрированы предполагаемые и непреднамеренные воздействия проекта и измерена степень, в которой ваша команда достигла поставленных целей и задач.

6. Обсудите следующие шаги

После того, как ваш отчет будет готов, он готов поделиться с членами команды и заинтересованными сторонами. Обмен результатами оценки проекта укрепляет коммуникацию, побуждает к новаторским предложениям по улучшению команды, укрепляет отношения с заинтересованными сторонами и помогает улучшить предстоящие проекты. Передавая результаты оценки проекта, начинается обсуждение того, как двигаться вперед на основе результатов и воздействия проекта.