Очистка данных: определение, цель и преимущества

3 января 2022 г.

Данные компании могут использоваться для принятия важнейших бизнес-решений, например, на чем сосредоточить маркетинговые усилия, как привлечь больше клиентов и каковы ее текущие показатели. Выполнение интенсивной очистки данных может помочь обеспечить правильность и повысить общую эффективность бизнеса. Изучение подробностей очистки данных может помочь вам определить, может ли эта задача помочь вашей организации. В этой статье мы даем определение очистке данных, обсуждаем, что она может помочь решить, изучаем ее основные преимущества и рассказываем о шагах, которые вы можете предпринять, чтобы выполнить очистку данных в ваших собственных базах данных и системах.

Что такое очистка данных?

Очистка данных — это процесс исправления данных в базе данных. Это включает в себя просмотр текущих сохраненных данных, исправление любых ошибок, удаление неважных данных и добавление информации для обеспечения точности. Компании могут очищать свои данные вручную, просматривая свои текущие записи или используя программный инструмент, который может проверять распространенные проблемы.

Какие распространенные ошибки можно исправить с помощью очистки данных?

Есть несколько распространенных ошибок, которые вы можете исправить с помощью очистки данных, в том числе:

• Дублирование: Базы данных могут содержать несколько записей с одной и той же информацией. Инструменты очистки могут помочь выявить повторяющиеся записи, хотя кому-то может потребоваться определить, какую из них сохранить.

• Несоответствия: данные могут иметь несоответствия, такие как несоответствия форматирования или текста. Например, если записи должны иметь дату, очистка данных может помочь обеспечить одинаковое форматирование всех записей.

• Избыточность. Повторяющиеся данные отличаются от повторяющихся данных, поскольку у вас может быть похожая информация в одной записи или в записях, передающих одну и ту же информацию разными способами. Очистка данных может помочь вам определить и сохранить только наиболее важную информацию.

• Ошибки при вводе данных. Как и при вводе данных вручную, опечатки могут содержать опечатки или грамматические несоответствия. Очистка может выявить записи с ошибками, которые можно исправить.

• Отсутствующие данные: для записей в базе данных может потребоваться несколько фрагментов информации или метаданных. Инструменты очистки могут помочь вам определить, пропали ли вы целые записи или сопутствующая информация.

Эти ошибки могут возникать по нескольким причинам. Например, системы с большим количеством полей для ручного ввода данных могут привести к большему количеству опечаток или несоответствий без специальных указаний. Организации также могут объединять системы, что может привести к дублированию или несоответствиям в зависимости от того, как пользователи обрабатывают входные данные в каждой из них.

Преимущества очистки данных

Есть несколько преимуществ, которые вы можете получить от очистки ваших данных:

• Улучшение опыта. Создание точных и непротиворечивых записей для всех ваших продуктов, информации о сотрудниках и других требований к данным может улучшить взаимодействие сотрудников и клиентов с системами и информацией. Это может создать доверительные отношения со сторонними лицами и улучшить настроение и производительность сотрудников, поскольку это может устранить распространенное разочарование, связанное с неверными или отсутствующими данными.

• Улучшение решений: точные данные могут помочь компаниям принимать более эффективные бизнес-решения. Например, точные данные о продажах с полными метаданными могут помочь организации понять, где она наиболее успешна, а где можно улучшить.

• Увеличение доходов: поскольку очистка может помочь снизить затраты на дополнительное производство, доработку или разочарование клиентов, она также может помочь увеличить доход. Например, точные данные о продуктах на веб-сайте компании могут помочь клиентам приобрести их продукты и улучшить их покупательский опыт.

• Повышение производительности. Чистая база данных позволяет сотрудникам легче находить записи, понимать тенденции данных и сосредоточиться на своих обязанностях, а не на очистке данных вручную. Это может повысить производительность на рабочем месте, что может повысить производительность.

Как очистить данные

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять для очистки данных:

1. Проверьте свои записи

Перед исправлением данных вы можете провести аудит своей базы данных. Это может помочь вам выявить общие проблемы и определить объем вашего проекта. Вы можете использовать инструмент очистки или выполнить этот аудит вручную. Во время этого аудита вы можете определить различные системы или базы данных, в которых вы храните данные, кто их вводит и поддерживает, и как выглядит идеальная база данных.

2. Создайте правила

Как только вы поймете свои общие проблемы и то, где вы храните данные, создание строгих правил ввода данных и управления ими может обеспечить согласованность и правильность ваших записей. Вы можете определить такие элементы, как:

• Рекомендации по форматированию

• Грамматические правила

• Входные роли

• Роли доступа

• Обязательные поля

• Требования к метаданным или тегам

Ваш список правил может помочь вам при исправлении ваших данных и поддерживать их после очистки. При создании этого списка учитывайте бизнес-цели. Например, если вы хотите исправить проблемы с ценообразованием, вы можете включить определенное форматирование долларов и убедиться, что у каждого продукта есть цена, чтобы уменьшить количество недостающих данных. Вы можете встретиться с несколькими командами, чтобы определить, какие данные было бы наиболее полезно включить.

3. Исправьте данные

С вашими правилами вы можете вручную исправить свои данные или изучить автоматизированные инструменты, которые могут их исправить. Это может включать в себя ввод отсутствующей информации, исправление опечаток, добавление метаданных или удаление повторяющихся записей. Вы можете выделить для этого отдельную команду, отличную от тех, кто обычно вводит данные, чтобы объективно изменять любые записи, используя определенные правила. Если вы объединяете системы или выводите одну из них, рассмотрите возможность обновления данных только в одной системе или после объединения, чтобы убедиться, что вы исправляете ошибки только один раз в правильном месте.

4. Подтвердите данные

После того, как вы исправите данные, вы можете выполнить проверку, чтобы убедиться, что все правильно. Это особенно важно, если вы использовали программное обеспечение для очистки ваших данных, поскольку оно может следовать только строгим правилам и может не выявлять все проблемы, такие как правильность. Например, вы можете определить и ввести данные о каждом продукте, который вы продаете, но вам могут понадобиться эксперты для проверки правильности спецификаций или метаданных для каждого продукта.

5. Создавайте отчеты

Многие базы данных или системы позволяют создавать отчеты с вашими данными. Программные инструменты, выполняющие очистку, также могут иметь отчеты, в которых указываются выявленные проблемы и ход их устранения. Это может помочь, если вы хотите периодически выполнять очистку данных, так как вы можете узнать, сколько времени это может занять и сколько это может стоить. Отчеты также могут показывать тенденции, например, где возникают более распространенные проблемы с определенными полями данных.

6. Сообщите о требованиях

После того, как вы закончите очистку, вы можете подумать, как сообщить о своих выводах и настроить любые процессы или документацию, чтобы избежать некоторых распространенных проблем. Вы можете встретиться с руководством, чтобы узнать, можете ли вы назначить определенные роли для ввода данных, определить любые ресурсы технической поддержки, которые могут вам понадобиться, и создать документацию для требований к данным. Все это может помочь улучшить качество данных в будущем и сэкономить время и деньги при очередной очистке данных.