Написание заявления об уходе на пенсию: требования, пример и советы

Объявление о выходе на пенсию — волнующее время для многих работников, но его необходимо тщательно спланировать, чтобы оно было максимально эффективным. Письмо с уведомлением о выходе на пенсию сообщает вашему менеджеру и отделу кадров официально о том, что вы готовы выйти на пенсию и назначили дату. Один из способов подготовиться к выходу на пенсию — это знать, что менеджеры и специалисты по персоналу ожидают увидеть в письме, которое вы отправляете, чтобы объявить о выходе на пенсию.

В этой статье мы объясним, что такое уведомление об уходе на пенсию, почему это важно, что вам нужно включить в свое письмо, как выглядит образец письма, а также советы по объявлению о выходе на пенсию.

Что такое заявление об увольнении?

Письмо с уведомлением об уходе на пенсию — это письмо, которое вы отправляете своему менеджеру и в отдел кадров, чтобы сообщить им, что вы планируете уйти на пенсию. Есть много вещей, которые вы хотите включить в это письмо, чтобы быть уверенными, что ваши планы и потребности ясны, например, запланированная дата выхода на пенсию, предложение помочь с переходом и что вам нужно от отдела кадров, чтобы выйти на пенсию. Обычно лучше доставить бумажную копию этого письма вашему руководителю и в отдел кадров или отправить его по электронной почте в виде отдельного файла, чтобы им было легко распечатать его для своих записей.

Почему важно письмо с уведомлением об уходе на пенсию?

Наиболее важной причиной для подготовки письма с объявлением о выходе на пенсию является то, что в нем содержится письменный отчет о ваших планах. Особенно важно доставить официальное письмо, так как оно войдет в ваше дело сотрудника и будет использоваться для согласования необходимых льгот с отделом кадров. Кроме того, в письменной форме очень четко указывается ваш график выхода на пенсию, что может быть полезно, даже если вы уже обсуждали свои планы со своим менеджером в устной форме. Если вы полагаетесь на устные разговоры или более непринужденные методы общения, вы можете обнаружить, что HR или ваш менеджер упустили что-то, что вам нужно уйти на пенсию.

Что указать в заявлении об увольнении

Есть несколько важных элементов информации, которые вы должны включить в письмо с объявлением о выходе на пенсию, в том числе:

Обратитесь к вашему менеджеру

Хотя вы, вероятно, уже говорили со своим руководителем о выходе на пенсию, а официальное письмо предназначено скорее для информирования отдела кадров, направьте свое письмо своему руководителю. Технически, это те, кому вы отправляете официальное уведомление, и даже если вы копируете HR, когда отправляете письмо по электронной почте, или распечатываете физическую копию, чтобы передать HR, они, вероятно, также несут ответственность за ваш выход на пенсию, поэтому лучше сохранить их в качестве основного получателя.

Ваша дата выхода на пенсию

Дата, когда вы планируете выйти на пенсию, очевидно, является ключевой информацией для всех участников. Лучше указать конкретную дату, а не только временные рамки. Например, вы могли бы сказать «Я планирую выйти на пенсию 5 мая 2022 года», а не «Я планирую выйти на пенсию через три месяца». Включение конкретных дат позволяет вашему менеджеру и HR составить более конкретные планы для всего: от распределения пенсионных пособий до организации вечеринки по случаю выхода на пенсию. Это также позволяет им более тщательно планировать, как они будут исполнять вашу роль, когда вы уйдете.

Ваша ценность для компании

Эта часть письма может быть необязательной, однако включение ее может быть для вас полезным. Если у вас есть какое-либо намерение заниматься консультационной работой для вашей компании или вы думаете, не захотите ли вы когда-нибудь вернуться для второго акта позже, включение некоторых ваших достижений в письмо об уходе на пенсию может помочь вам в достижении этих целей. Это не должно занимать большую часть письма, но одно или два предложения о том, чем вы больше всего гордитесь, могут показать вашему руководителю и HR, насколько вы ценны для компании.

Благодарность за время, проведенное с компанией

Что-то, что стандартно включать в ваше письмо с объявлением о выходе на пенсию, — это выражение благодарности за ваше время, проведенное в компании. Это не должно быть длинным или чрезмерно экспансивным. Вместо этого сконцентрируйтесь на включении искренних чувств, которые вы испытываете по поводу времени, проведенного с вашим работодателем. Возможно, вы цените коллег, которые у вас были, проделанную работу, клиентов, которым вы помогли, или успехи, частью которых вы были. Возможно, вы даже цените все эти вещи. Все, что вам особенно запомнилось во время работы в вашей компании, вы можете указать здесь вместе с простой благодарностью за предоставленную возможность.

Предложение помощи

Еще одна часть, которую вы должны включить, — это предложение помощи, особенно вашему руководителю. Это должно включать только то, что вы действительно готовы сделать, поэтому не берите на себя слишком много. Это хорошее место, чтобы предложить помощь в поиске замены для себя, упомянув, готовы ли вы обучить свою замену, или сказать, готовы ли вы помочь в качестве консультанта после выхода на пенсию.

Однако, если вы заинтересованы в работе со своим работодателем в качестве фрилансера или консультанта после выхода на пенсию, вы можете обсудить это со своим менеджером, прежде чем включать это в свое письмо. Очень полезно обсудить, как это будет выглядеть, как вы будете готовы помочь и сколько времени в неделю вы готовы посвятить работе там. Включение в ваше письмо того, что вы заинтересованы в том, чтобы помочь им найти вам замену, не требует предварительного уведомления вашего руководителя, поэтому вы можете включить это независимо от того, хотите ли вы.

Какая помощь вам нужна от HR

В этой части письма вы должны объяснить свои ожидания и то, что вам нужно от HR. Это может включать в себя подготовку вашей пенсии, организацию любых документов, которые вам нужно сделать, или планирование того, что произойдет с вашими пособиями. У вас также могут быть запросы для вашего менеджера, которые вы также можете включить сюда. Будьте ясны и кратки в отношении того, что необходимо сделать, чтобы выйти на пенсию. Вы также можете сообщить им, что готовы обсудить следующие шаги, но убедитесь, что все, что необходимо сделать, изложено в письменной форме.

Любая новая контактная информация

Если вы планируете переехать после выхода на пенсию, укажите любую новую контактную информацию. Как минимум, укажите здесь свой личный адрес электронной почты и номер телефона, чтобы, если кому-то понадобится связаться с вами после выхода на пенсию, у них был простой способ найти эту информацию. Если ваш физический адрес меняется, в том числе это хорошая идея, особенно если речь идет о пенсии или если вам позже придется получать налоговые документы.

Даже если ваш отдел кадров ведет базу данных с этой информацией, включение ее в ваше уведомление об уходе на пенсию гарантирует, что она будет включена в ваше досье сотрудника. Это поможет избежать путаницы после выхода на пенсию.

Примеры

Вот пример заявления об увольнении:

“Уважаемый мистер Вон,

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что я намерен уйти из Premier Journeys с 30 апреля 2021 года.

Я горжусь временем, проведенным с Premier Journeys, и многими достижениями нашей команды. Совсем недавно, в 2019 году, команда, которой я руковожу, добилась увеличения продаж на 19% по сравнению с предыдущим годом, а в 2020 году я наблюдал за открытием нового офиса туристического агентства в Джексоне, штат Миссисипи, который работал очень хорошо.

Большое спасибо за возможность быть частью этой команды в течение последних восьми лет. Мне понравилось работать с вами и остальной частью нашей команды, и я никогда не забуду время, проведенное здесь. Я чувствую, что вы и Premier Journeys способствовали моему развитию как сотрудника и как личности, и я всегда буду благодарен за это.

Как мы уже обсуждали, если вам нужна помощь в поиске и обучении моей замены, я буду рад принять участие. Я также могу работать в Premier Journeys на неполный рабочий день, а также в качестве консультанта, если это потребуется в будущем.

Чтобы подготовиться к моему выходу на пенсию, я был бы признателен, если бы отдел кадров мог начать оформление необходимых документов, а также начать процесс начала моей пенсии. Кроме того, я считаю, что у меня будет 60 часов PTO, которые будут выплачены после выхода на пенсию, но был бы признателен, если бы вы или отдел кадров могли подтвердить это число для меня.

В течение следующих нескольких лет мы с женой останемся в нашем нынешнем доме на Чандра Драйв, который должен быть адресом, который есть в досье отдела кадров. Вы можете продолжать связываться со мной по телефону (602) 578-3458 и по моему личному адресу электронной почты jmaynard@email.com.

Искренне,

Джули Мейнард”

Советы по объявлению о выходе на пенсию

Объявление о выходе на пенсию может показаться пугающим, но если вы подготовитесь, вы сможете справиться со всем необходимым. Вот несколько советов, как объявить о выходе на пенсию:

• Прежде чем строить какие-либо планы, вы можете изучить пенсионную политику вашей компании, чтобы убедиться, что вам не нужно ничего учитывать в ней.

• Возможно, вам придется подумать о том, как рано вы хотите уведомить своего работодателя о выходе на пенсию, и иметь в виду, что они могут побудить вас уйти раньше, если вы уведомите об этом за несколько месяцев.

• Прежде чем отправить это официальное письмо-уведомление своему руководителю и в отдел кадров, попросите о встрече со своим руководителем, чтобы вы могли лично обсудить свои планы. Лучше, чтобы письмо не было первым уведомлением для вашего руководителя.

• После того, как вы официально уведомите своего руководителя и отдел кадров, вы можете спланировать, как рассказать об этом другим людям в своей жизни. Что касается коллег, вы можете согласовать со своим руководителем способ распространения этих новостей.

• Как правило, вашим близким коллегам следует сообщить об этом до того, как отдел кадров опубликует какое-либо официальное объявление компании о вашем уходе на пенсию, чтобы они не чувствовали себя исключенными.

• После того, как вы отправили письмо с уведомлением об уходе на пенсию своему менеджеру и в отдел кадров, вы можете уточнить у отдела кадров, какие документы им могут потребоваться от вас, или какие-либо другие ожидания, которые они могут иметь для вас.

• Оставайтесь позитивными во всех заявлениях, официальных или случайных, о выходе на пенсию и времени, проведенном в вашей компании. Уход на пенсию — это то же самое, что уход из компании по любой другой причине, и если вы позже решите вернуться в компанию, вы гарантируете, что никого не обидели своим негативом.