Лучшие способы обучения сотрудника на рабочем месте

1 декабря 2021 г.

Коучинг на рабочем месте может быть очень мощным инструментом повышения производительности, эффективности и точности на индивидуальном и командном уровнях. Понимание того, как быть эффективным тренером, может помочь вам лучше мотивировать, обучать и направлять команды. В этой статье мы рассмотрим, как обучать сотрудников на рабочем месте.

Важность обучения сотрудников

Коучинг персонала может быть полезен во многих ситуациях, в том числе между:

• Руководитель группы или менеджер и сотрудник, нуждающийся в повышении производительности на рабочем месте.

• Лидер группы или менеджер и сотрудник, желающий получить рекомендации по профессиональному развитию.

• Специалист по кадрам и руководитель группы или менеджер, желающий улучшить управление персоналом.

• Старший товарищ по команде, руководитель группы или менеджер и новый сотрудник

• Старший товарищ по команде, руководитель группы или менеджер и сотрудник, изучающий новый процесс или тему, связанную с их ролью

Хотя это лишь некоторые из способов, используемых при обучении сотрудников, существует множество причин, по которым этот процесс полезен и необходим. Эффективный коучинг сотрудников может:

• Повысить производительность отдельных сотрудников и производительность команды

• Поощряйте профессиональные связи и постоянную коммуникацию между сотрудниками и руководством

• Поощряйте профессиональное развитие, непрерывное обучение и постоянное совершенствование

• Подготовить младших членов команды к будущим руководящим должностям

• Установите регулярный цикл позитивной и конструктивной обратной связи

• Повышение эффективности в выявлении и устранении проблем с производительностью

• Усиление обучения отдельных сотрудников

• Помогайте сотрудникам ставить эффективные цели

Как эффективно обучать сотрудников

Хотя каждый процесс коучинга может варьироваться в зависимости от коуча, сотрудника, организации и целей, вот несколько стандартных шагов, которым необходимо следовать, чтобы ваш процесс коучинга был максимально эффективным:

1. Хвалите достижения и рост

Когда вы начинаете коучинговые отношения, начните с того, что поздравьте сотрудника с его предыдущими успехами и подчеркните его сильные стороны. Люди часто более восприимчивы к конструктивной обратной связи, если их достижения также были признаны. Позитивная обратная связь укрепляет ожидания, которые вы возлагаете на них, и убеждает их в том, что вы уверены в их способности поддерживать или превосходить эти ожидания.

Если вы обучаете сотрудника профессиональному развитию, подумайте о том, чтобы выделить его сильные стороны и определить, как он уже вырос. Это может побудить их продолжать совершенствовать и демонстрировать свои сильные стороны. Если вы обучаете сотрудника новому процессу или теме, вы можете рассказать о том, как он уже хорошо справлялся со своими текущими обязанностями, и что этот инструктаж — это возможность, которая появилась благодаря их тяжелой работе.

2. Определите любые проблемы с производительностью, с которыми они сталкиваются

Когда вы тренируете сотрудника, которому нужно улучшить свою работу, обязательно опишите, какие стандарты или ожидания они изо всех сил пытались поддерживать. Сосредоточьтесь на конкретных признаках и поведении, связанных с такими факторами, как плохое отношение, проблемы с мотивацией и проблемы с производительностью. Попробуйте использовать конкретные анекдоты или данные, чтобы поддержать свои наблюдения. Обязательно также оставайтесь объективными и подчеркивайте свою уверенность в их способности совершенствоваться. Найдите способы объяснить, как эти признаки являются возможностями для улучшения.

Для сотрудника, которого вы обучаете новому процессу или теме, рассмотрите возможность выделения любых потенциальных проблем, с которыми, по вашему мнению, может столкнуться сотрудник, чтобы он знал о любых недостатках, которые могут повлиять на его работу. Это может помочь им подготовить способы преодоления этих проблем, когда и если они возникнут.

3. Объясните, почему это изменение или развитие важно

Когда вы обсуждаете проблемы или проблемы с производительностью с сотрудником, сформулируйте его потребность в улучшении с точки зрения того, как это может положительно повлиять на команду и организацию в целом. Соотнося свою работу со своей ролью в команде, они получают еще одну мотивацию для достижения успеха — помочь команде и организации достичь своих целей.

Вы также можете сформулировать их улучшение или развитие с точки зрения того, как их вклад помогает команде и организации улучшить то, что они делают, например, повысить производительность, сделать процессы более эффективными или помочь большему количеству клиентов или клиентов.

Кроме того, вы также можете указать потенциальные награды за успех, включая повышение и продвижение по службе, особенно для сотрудников, которые берут на себя новые обязанности или стремятся к профессиональному развитию. Напоминание сотрудникам о преимуществах, которые они могут получить от успешного опыта коучинга, может еще больше подчеркнуть важность того, чтобы делать все возможное.

4. Спросите сотрудника об их точке зрения

Максимально вовлеките сотрудников в процесс коучинга, попросив их объяснить проблемы, которые они заметили в своей работе, или цели, которых они хотят достичь на рабочем месте. Это может сделать коучинг больше похожим на беседу, что может улучшить участие сотрудника в сессиях. Это также может помочь вам определить области улучшения, о которых вы раньше не задумывались.

Вы также можете использовать информацию сотрудников, чтобы оценить их осведомленность о проблемах, с которыми они столкнулись, и влияние их работы на команду и организацию. Если сотрудник знает о том, что происходит, он может быть более готов сделать все возможное, чтобы исправить ситуацию. Вы также можете использовать их осведомленность, чтобы легче поощрять их улучшать или повышать свою роль.

5. Определите препятствия на пути к улучшению

Обычно сотрудники сталкиваются с четырьмя барьерами, которые мешают их работе или улучшению. Эти барьеры:

• Время: обсудите, может ли сотрудник посвятить время, необходимое для улучшения или приобретения опыта, необходимого для дальнейшего развития.

• Обучение: определите, прошел ли сотрудник адекватное обучение, и обсудите возможность дополнительного обучения, если это необходимо.

• Инструменты: есть много инструментов, которые могут понадобиться сотруднику, чтобы хорошо выполнять свою работу или расти как профессионал. Обязательно расскажите о том, какие инструменты сотрудник использует в работе и эффективны ли они. Вы также можете определить любые дополнительные инструменты или ресурсы, которые могут понадобиться сотруднику для выполнения своей работы в меру своих возможностей.

• Темперамент: Спросите сотрудника о том, что его мотивирует и как это влияет на его повседневную работу. Затем обсудите, как преодолеть эти трудности, найдя новые мотивирующие факторы или предоставив лучший доступ к дополнительным мотиваторам.

6. Совместная работа над решениями

Работайте с сотрудником, чтобы определить барьеры и проблемы с производительностью, которые им нужны или над которыми они хотят работать. Спросите их, какие барьеры являются для них наиболее сложными или неотложными, и вместе найдите решения для их преодоления. Более активное вовлечение сотрудников в этот план действий помогает им участвовать в процессе. Чем больше они вовлечены, тем больше они вкладывают в успех.

Например, если сотруднику необходимо изучить новое программное обеспечение, некоторые решения, которые он может искать, включают обучающие видеоролики или практические проекты, которые помогут им ознакомиться с программой. Сотрудник, которому необходимо улучшить управление своим временем, пробует различные инструменты диспетчера задач.

7. Ставьте перед ними SMART-цели

После определения возможных решений, которые помогут им преодолеть свои барьеры, помогите им установить SMART-цели.

• Конкретность: Уточните, какие барьеры планирует устранить сотрудник, и попросите его указать, какие шаги он собирается предпринять для этого.

• Измеримый: Определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые вы и сотрудник можете использовать для определения их прогресса и успеха в преодолении барьеров и проблем, которые они планируют преодолеть.

• Достижимый: убедитесь, что ожидания, которые вы устанавливаете вместе, имеют смысл в отношении того, сколько времени вы даете сотруднику, и объема шагов плана действий. Если у сотрудника есть много целей, над которыми нужно работать, рассмотрите возможность того, чтобы сотрудник сосредоточился на более мелких шагах, которые ведут к этим более крупным целям, что может помочь сделать план действий более реалистичным.

• Актуально: убедитесь, что сотрудник понимает, как эти шаги могут помочь ему преодолеть барьеры и как успех помогает ему совершенствоваться или развиваться.

• На основе времени: установите конкретный крайний срок для каждого отдельного KPI, который вы и сотрудник установили. Сотрудничайте с сотрудником, чтобы убедиться, что сроки реалистичны.

Установка SMART-целей помогает вам и сотруднику отслеживать, чего им нужно достичь, к какому сроку, как они планируют это сделать и как выглядит успех. Они могут использовать эти цели, чтобы более эффективно разбивать большие цели на более мелкие шаги, а вы можете использовать их, чтобы убедиться, что они добиваются прогресса.

8. Напишите план действий

Включите каждую часть цели SMART, включая ключевые показатели эффективности и сроки, в документ. Наличие физической копии этих целей может помочь мотивировать сотрудников и держать их в фокусе. Если это для сотрудника, которому необходимо улучшить свою работу, рассмотрите возможность того, чтобы он подписал и поставил дату, чтобы сделать его официальным документом по повышению производительности. Вы также можете подписать его, чтобы показать, что и вы, и сотрудник понимаете и согласны с ожиданиями.

9. Назначьте дату наблюдения

Всегда назначайте дату для пересмотра плана действий и SMART-целей, когда сотрудник достигает своего крайнего срока или сразу после его достижения. Общение с сотрудником позволяет вам обсудить, что сработало, что не сработало, чего он добился и над чем ему еще нужно поработать. Подумайте о том, чтобы установить это последующее действие, когда вы устанавливаете крайние сроки цели SMART и пишете план действий, чтобы он уже был запланирован, когда сотрудник приступит к работе.

Сотрудникам, которые нуждаются в улучшении, подумайте о том, чтобы регулярно следить за их прогрессом до окончательного срока и последующей встречи. Это может помочь вам определить любые проблемы, с которыми они сталкиваются, и решить их как можно скорее. Вы также можете использовать это время, чтобы поздравить их с прогрессом и улучшениями, которые они уже сделали.

10. Пересмотрите цели и план

Когда вы будете следить, проверьте, насколько хорошо они достигли своих целей и KPI. Если они преуспеют, вы можете позволить им установить свои собственные новые цели для дальнейшего улучшения или снова сотрудничать в постановке новых целей. Если они не полностью оправдали ожидания в цели и плане действий SMART, обсудите, какие проблемы и препятствия у них были, а затем пересмотрите план, чтобы сделать его более реалистичным и управляемым для следующего этапа коучинга.

Вы также можете использовать это время, чтобы определить, необходимы ли дополнительные тренировки или вы можете сократить частоту встреч. Поддерживая коучинговые отношения, вы можете быть уверены, что вы и ваша команда постоянно меняетесь и совершенствуетесь.

Советы по обучению сотрудников

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут улучшить процесс коучинга и его результаты:

Подумайте о том, чтобы позволить сотруднику составить собственный план действий

Попробуйте дать сотруднику краткое изложение ваших ожиданий, но не указывайте конкретные шаги для их удовлетворения. Предоставление им возможности составить собственный план позволяет им нести полную ответственность за свой успех, что может усилить их стремление к успеху. Эта ситуация может быть более эффективной для сотрудников, которые занимаются коучингом по профессиональному развитию или чьи области для улучшения не являются такими срочными или императивными. Просто убедитесь, что сроки и цели, которые они устанавливают, по-прежнему SMART.

Общайтесь на протяжении всего процесса, но уважайте их личное пространство

Поймите, что частью выполнения плана является их способность делать это самостоятельно. Подумайте о том, чтобы поощрять их обращаться к вам помимо регулярных последующих проверок или проверок. Это позволяет вам устанавливать границы для себя, чтобы завершить свою работу, и для них, чтобы завершить свою.

Согласуйте свой коучинг с основными ценностями организации

Просмотрите ценности и миссию вашей организации и определите, как вы можете применить эти ценности на практике. Например, если ваша компания ценит инновации, подумайте о том, чтобы поощрять сотрудников пробовать что-то новое как часть их цели.

Индивидуальный коучинг для каждого сотрудника

Как менеджер или руководитель группы, вы можете тренировать многих людей в течение своей карьеры. Подумайте о том, чтобы адаптировать процесс, ключевые показатели эффективности, цели и частоту, с которой вы проверяете сотрудников, которых вы тренируете, чтобы убедиться, что каждый сотрудник получает максимальную отдачу от опыта.