Канбан-доска: определение и принцип работы

22 апреля 2021 г.

Канбан-доска — это гибкий инструмент управления проектами, разработанный для того, чтобы помочь вам визуализировать свою работу. Руководители проектов, руководители групп и другие бизнес-профессионалы используют доски канбан для отслеживания прогресса, повышения эффективности и повышения организованности. Если вы отвечаете за управление командой или проектом, вам может быть полезно понять, что такое канбан-доска, и научиться ею пользоваться. В этой статье мы обсудим, почему использование канбан-досок может быть полезным, поделимся ключевыми терминами, которые вам, возможно, необходимо понять, прежде чем запускать свою первую канбан-доску, и научим вас, как ее создать.

Что такое канбан-доска?

На японском языке слово «канбан» означает «визуальный сигнал». Канбан-доска — это инструмент управления проектами, в котором используются визуальные компоненты и конкретные точки доставки, помогающие планировать работу, отслеживать прогресс и максимизировать эффективность. Доски Канбан могут использоваться командами или отдельными лицами для организации и упорядочения повседневных рабочих задач. В зависимости от ваших потребностей вы можете создать либо физическую, либо цифровую доску канбан. Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при выборе типа канбан-доски для использования:

Физические доски канбан

Вы можете создать физическую канбан-доску, разделив белую или классную доску на вертикальные столбцы. Отметьте, какой этап проекта представляет каждый столбец, а затем попросите членов команды использовать цветные стикеры для обозначения различных задач, которые необходимо выполнить. Эти заметки могут быть вашими визуальными сигналами, которые составляют ваш рабочий процесс и позволяют отслеживать прогресс. Использование физической канбан-доски может хорошо работать для небольших команд или для личного использования.

Цифровые доски канбан

Для больших команд или групп, работающих удаленно, цифровая доска канбан может быть лучшим выбором. Цифровые доски канбан позволяют всем членам вашей команды получать доступ из любого места, что может сделать рабочий процесс более плавным. Цифровые доски канбан легко создавать и обновлять быстрее, чем физические доски. Они также могут предоставить вам дополнительные данные об общей производительности вашей команды, такие как возможность анализа лимитов незавершенного производства (WIP), совокупных блок-схем и времени цикла. Это может помочь вам принимать более обоснованные решения о рабочем процессе вашей команды.

Существует множество программных инструментов для создания цифровых досок канбан. Вы можете использовать поисковую систему, чтобы изучить варианты и помочь вам найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Ключевые термины канбан-доски, которые нужно понять

Прежде чем вы научитесь создавать канбан-доску, ознакомьтесь с некоторыми ключевыми терминами:

• Визуальные сигналы. Канбан-команды используют визуальные сигналы, такие как карточки, стикеры или билеты, чтобы записывать все свои задачи. Обычно члены команды назначают одну задачу на каждый визуальный сигнал.

• Столбцы: столбцы — это вертикальные списки дел, в которых задачи, над которыми все работают, организованы путем группировки визуальных сигналов в зависимости от действия или этапа проекта, к которому они относятся.

• Рабочий процесс. Рабочий процесс создается путем объединения нескольких столбцов, каждый из которых содержит соответствующие задачи или визуальные сигналы для данного этапа проекта. Вы можете пометить каждый столбец рабочего процесса простыми терминами, такими как «сделать», «в процессе» и «завершено», чтобы помочь вашей команде быть организованной.

• Бэклог: Бэклог — это список новых задач, разработанных членами команды, которые любой член команды может добавить в свой список дел.

• Точка обязательства: Точка обязательства относится к моменту, когда член команды выбирает новую задачу из невыполненной работы, добавляет ее в свой список дел и начинает над ней работать.

• Точка доставки: точка доставки означает конец рабочего процесса канбан-команды. Для большинства команд это когда продукт или услуга доставлены клиенту или когда проект завершен.

• Время выполнения: это количество времени, которое требуется, чтобы добраться от точки обязательства до точки доставки. Канбан-команды всегда работают над сокращением времени выполнения заказов, чтобы они могли завершать проекты быстрее и эффективнее.

• Ограничения WIP: также известные как ограничения незавершенного производства, ограничения WIP представляют собой простые механизмы, предназначенные для ограничения количества задач в одном столбце в любой момент времени. Ограничения WIP могут помочь канбан-командам определить, не берет ли один член команды на себя слишком много задач, и работать вместе над улучшением рабочего процесса.

Каковы преимущества использования канбан-доски?

Некоторые из преимуществ использования канбан-доски включают в себя:

• Простое отслеживание и измерение прогресса. Цифровые доски канбан предлагают множество инструментов, которые помогут вам проанализировать свою производительность и определить области, которые можно улучшить.

• Назначение задач разным членам команды: Канбан-доски позволяют быстро назначать задачи разным членам команды и отслеживать, кто отвечает за каждый элемент. Члены команды также могут добавлять новые задачи в свой список дел, выбирая элементы из невыполненной работы.

• Организация сложных проектов: Канбан-доски упрощают организацию сложных проектов, разбивая их на небольшие задачи, предоставляя визуальные подсказки с цветовой кодировкой и группируя задачи в столбцы, чтобы обозначить, к какому этапу проекта они относятся.

• Поощрение обсуждения: вы можете использовать канбан-доски в качестве инструмента для поощрения обсуждения рабочего процесса, процессов и областей улучшения. Это может помочь вам понять, как работает ваша команда, и разработать системы, максимально повышающие производительность.

• Согласование всех: Канбан-доски позволяют всем видеть, над какими задачами в настоящее время работают, кто отвечает за каждую задачу и какие задачи будут следующими. Это может помочь командам предотвратить дублирование работы, улучшить общение и не отставать от сроков.

• Быстрая адаптация: канбан-доски являются гибкими, позволяя членам команды добавлять новые задачи, переназначать задачи или перемещать задачи в другие столбцы по мере необходимости. Эта гибкость может помочь канбан-командам разработать более эффективный рабочий процесс и быстро вносить коррективы для достижения своих целей.

Советы по созданию вашей первой канбан-доски

Вы можете настроить доски канбан в соответствии с вашими уникальными потребностями, а это означает, что существует несколько правил их создания. Вот несколько советов, которые помогут вам создать эффективную и действенную канбан-доску:

Сделайте это визуальным

Одна из причин, по которой канбан-доски так полезны, заключается в том, что они визуально представляют сложные или неосязаемые идеи. Сделайте свою канбан-доску визуальной, используя такие сигналы, как карточки или стикеры. Вы также можете выбрать цветовую кодировку своей канбан-доски, чтобы ее было легче читать с первого взгляда.

Ограничьте каждый визуальный сигнал одной задачей

Создание нового визуального сигнала для каждой задачи может помочь членам команды, руководителям проектов и заинтересованным сторонам быстро определить, над чем работает каждый человек. Это также может помочь вам определить, берет ли член команды на себя слишком много задач, и помочь вам установить лимиты незавершенного производства для создания более эффективного рабочего процесса.

Ограничить незавершенную работу

Контролируйте работу каждого члена команды, чтобы убедиться, что каждый отвечает за соответствующее количество задач. Ограничение количества задач, над которыми каждый может работать в течение определенного периода времени, может помочь вам повысить эффективность и способствовать командной работе.

Уважайте членов команды

Канбан-команды самоорганизуются, что означает, что каждый член команды должен взять на себя руководящую роль, чтобы группа была успешной. Уважайте других членов команды, активно выслушивая их идеи и предложения по улучшению.

Сосредоточьтесь на постоянном улучшении

Регулярно проверяйте себя и других членов команды, чтобы определить области улучшения вашего рабочего процесса. Открытость к критике и отзывам может помочь вам сократить время выполнения заказа и разработать более эффективные процессы.

Общайтесь с членами команды

Даже если вы используете цифровую доску для управления удаленной командой, сделайте привычкой регулярно общаться с членами команды. Это может помочь вам понять, как каждый член команды выполняет свои задачи, развить более глубокое понимание процесса вашей команды и укрепить командную динамику.

Пример канбан-доски

Вот пример того, как может выглядеть канбан-доска:

Подготовить

Создавать

Рассмотрение

Публиковать

Встреча с клиентом для обсуждения маркетинговой кампании.

Захват фото и видео для маркетинговой кампании.

Просмотрите все маркетинговые активы вместе с внутренней командой.

Опубликуйте целевую страницу.

Разработайте план маркетинговой кампании.

Создайте целевую аудиторию во всех социальных сетях.

Разработайте предложение, описывающее окончательную кампанию.

Разместите рекламную кампанию в социальных сетях.

Поделитесь планом с клиентом для утверждения.

Создайте целевую страницу.

Поделитесь предложением с клиентом для утверждения.

Разместите объявление на местных телеканалах.

Напишите текст для рекламы и целевой страницы.