Календарь Google: настройка и максимальное использование его функций

22 февраля 2021 г.

Организация профессиональных и личных задач и обязанностей является хорошей практикой для большинства людей. Рассмотрите возможность использования онлайн-инструмента, такого как цифровой календарь, который поможет вам планировать и управлять своими задачами. Календарь Google — отличный вариант для многих людей, и он поставляется с рядом функций и инструментов, которые делают его полезным для профессионального и личного использования. В этой статье мы объясним, что такое Календарь Google, опишем, как использовать Календарь Google, и предоставим список из 20 основных функций Календаря Google, которые необходимо реализовать.

Что такое календарь Google?

Календарь Google — это цифровой календарь, инструмент планирования и управления временем, который работает независимо и как часть более широкого ассортимента продуктов Google. Он имеет ряд функций и инструментов подключения, которые делают его полезным не только в качестве календаря для ввода встреч и собраний, но и в качестве инструмента для совместной работы в команде.

Календарь Google выглядит как традиционный настенный или настольный календарь в режиме ежемесячного просмотра. Вы можете добавлять события в календарь вместе с деталями и примечаниями. Вы также можете просмотреть свой календарь в режиме просмотра недели или дня для более подробного просмотра своего расписания.

Как пользоваться гугл календарем

Если вы новичок в Календаре Google, выполните следующие действия, чтобы настроить и оптимизировать его для своих нужд:

1. Откройте браузер

Начните с открытия предпочитаемого веб-браузера. Календарь Google совместим с большинством браузеров, включая:

• Гугл Хром

• Сафари

• Интернет-проводник

• Fire Fox

• Microsoft Edge

Вы также можете настроить Календарь Google на мобильном устройстве, используя браузер вашего устройства или загрузив приложение Календарь Google и следуя инструкциям по настройке оттуда.

2. Перейдите в Календарь Google.

После подключения к Интернету перейдите к Календарю Google, выполнив поиск в строке поиска, непосредственно посетив сайт или открыв страницу Календаря Google со своей страницы Gmail или другого продукта Google. В большинстве случаев вы можете перейти в Календарь Google со страницы другого продукта Google, щелкнув значок в виде матрицы из девяти точек, расположенный в верхней правой части экрана, и выбрав значок Календаря Google оттуда.

3. Создайте свою учетную запись

Если у вас еще нет учетной записи Google, вам необходимо настроить ее. Когда вы перейдете на веб-страницу Календаря Google, вам будет предложено войти в свою учетную запись Google или создать учетную запись. Следуйте инструкциям, чтобы создать учетную запись.

4. Настройте параметры

После того, как вы настроили и активировали свой календарь, вы можете настроить параметры по мере необходимости, чтобы наилучшим образом удовлетворить ваши потребности. Нажмите на значок настроек в виде шестеренки, расположенный в верхней правой части экрана. Оттуда вы сможете настроить различные параметры календаря, такие как часовой пояс и рабочее время, и вы можете автоматически добавлять события из Gmail в свой календарь.

5. Свяжите свой календарь

Вы также можете связать свой календарь с другими созданными вами календарями или общедоступными календарями для автоматического импорта событий. Например, если в вашем офисе есть календарь конференц-зала, вы можете автоматически подписаться на него, и все события, перечисленные в этом календаре, будут отображаться в вашем личном Календаре Google. Свяжите календари, нажав кнопку «Добавить календарь» в настройках и следуя подсказкам оттуда.

6. Включите уведомления

Вы можете включить уведомления о событиях в вашем календаре. У вас есть возможность включить уведомления для всех событий, перейдя в «Настройки», а затем в «Настройки событий». Вы также можете включить уведомления для отдельных событий при создании новых событий или щелкнув это конкретное событие в представлении календаря вашего Календаря Google и изменив настройки уведомлений для этого отдельного события.

Лучшие функции Календаря Google

Календарь Google имеет ряд функций, которые вы можете использовать для повышения производительности и расширения возможностей подключения. Просмотрите 20 доступных функций Календаря Google:

Создавайте индивидуальные календари

Вы можете создавать отдельные календари для разных областей своей жизни с помощью Календаря Google и иметь доступ ко всем из них в одном месте. При просмотре своего календаря вы увидите все календари, которые вы подключили к своей учетной записи, и вы можете щелкнуть те, которые хотите просмотреть. Вы можете просмотреть их все, одно или несколько сразу, чтобы найти пересекающиеся события или получить полное представление о своем дне.

Используйте рекомендуемое время

Поиск подходящего времени встречи для нескольких человек часто может потребовать времени и нескольких электронных писем между участниками. Календарь Google предоставляет функцию рекомендуемого времени, в которой программа сканирует календари всех участников и предлагает время, когда все участники могут встретиться.

Скрыть конфиденциальные сведения о событии

Некоторые события, которые вы включаете в общий или общедоступный календарь, могут содержать конфиденциальную информацию. При необходимости вы можете скрыть сведения о событии, чтобы оно по-прежнему отображалось в вашем календаре, но сведения о событии оставались конфиденциальными.

Включить сведения о встрече

Вы можете включить сведения о встрече в описание мероприятия, чтобы предоставить участникам всю необходимую информацию. Например, если собрание виртуальное, вы можете включить ссылку на видео в сведения о событии. Если это личное мероприятие, вы можете добавить адрес или конференц-зал, чтобы участники знали, куда идти.

Использовать мировое время

Если вы работаете с людьми в других офисах и других часовых поясах, включение функции мирового времени в вашем Календаре Google может помочь всем узнать, в каком часовом поясе вы находитесь, и связаться с вами соответствующим образом.

Отправить напоминания по электронной почте

Вы можете легко отправить электронное письмо всем, кто участвует в событии календаря, прямо из самого события в вашем календаре, чтобы напомнить им о собрании или встрече. Это экономит ваше время, поскольку вам не нужно вводить адрес каждого участника в вашем почтовом менеджере.

Изменить время напоминания

Хотя вы можете выбрать одно из предопределенных напоминаний о событии, например, за час до события или за 10 минут до события, вы также можете настроить время напоминания, чтобы оно соответствовало времени, которое вам потребуется, чтобы добраться до собрания с определенным количеством участников. время, необходимое для надлежащей подготовки к помолвке.

Укажите время приема

Используйте функцию интервалов встреч Google, чтобы показать, когда вы доступны для встреч или звонков. Вы можете добавить их в свой общедоступный календарь, чтобы другие, у кого есть доступ, могли быстро узнать, доступны ли вы, прежде чем звонить или приходить к вам в офис.

Создать собственное представление

Вы можете изменить стандартный вид календаря и настроить его в соответствии со своими потребностями. Например, если у вас четырехдневная рабочая неделя, а не пятидневная, вы можете создать четырехдневное представление календаря, чтобы оно больше напоминало события, связанные с вашей работой.

Поделитесь своим календарем

Если у вас есть помощник, который управляет вашим календарем, или если вы хотите, чтобы ваша команда могла редактировать ваш календарь по мере необходимости, вы можете поделиться своим календарем с нужными людьми и предоставить им права редактирования. Таким образом, они могут вносить коррективы по мере необходимости от вашего имени.

Используйте расширения

Когда вы получаете доступ к своему Календарю Google через Google Chrome, вы можете использовать расширения, чтобы добавить дополнительные функции в свой календарь. Вот несколько возможностей, которые ваш календарь может иметь с расширениями:

• Управление календарем с любой вкладки браузера

• Объединение событий из нескольких календарей

• Легко планировать встречи с коллегами

Изучите ярлыки

Если вы часто корректируете свой календарь, рассмотрите возможность включения сочетаний клавиш для Календаря Google, чтобы быстро перемещаться по календарю и добавлять или редактировать существующие события.

Посмотреть другие календари

Вы можете просматривать календари других людей в вашей организации, чтобы планировать встречи или знать, над чем они работают. Им нужно будет предоставить вам доступ, но как только они включат его, вы сможете просматривать их календарь, когда вам нужно.

Делайте многодневные мероприятия

Вместо того, чтобы вводить сведения о многодневном событии в каждый день, когда оно происходит, или вручную корректировать даты внутри события, вы можете легко перетащить созданное событие, чтобы автоматически заполнить дни, в которые оно будет происходить.

Получайте ежедневную повестку дня

Вы можете настроить свой календарь на ежедневную рассылку по электронной почте элементов календаря. Это параметр настройки уведомлений, и вы можете выбрать адрес электронной почты, на который вы хотите получать повестку дня, и время ее отправки.

Включайте праздники и управляйте ими

Вы можете изменить праздники, которые автоматически отображаются в Календаре Google, чтобы отразить религию или страну, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Таким образом, вы можете быть в курсе возможных выходных для коллег и отправлять праздничные поздравления клиентам или клиентам в разных регионах.

Управляйте своими задачами

Календарь Google включает в себя приложение для задач, которое позволяет вам создавать и обновлять список дел в том же окне, что и ваш календарь.

Добавить вложения

Вместо того, чтобы отправлять документы и другие файлы собраний по электронной почте, вы можете прикрепить их к соответствующему событию в Календаре Google, чтобы все участники могли получить к ним доступ, просмотреть и загрузить.

Вставьте свой календарь

В зависимости от вашей отрасли, компании или роли вам может понадобиться сделать свой календарь общедоступным в блоге или на веб-сайте. Календарь Google позволяет встроить свой календарь в веб-сайт, чтобы его могли просматривать все посетители сайта.

Доступ к календарю из голосового поиска

Вы можете настроить умный динамик или функцию голосового поиска телефона, чтобы делиться с вами информацией из вашего Календаря Google, когда вы устно запрашиваете ее.