Как завершить проект за 7 шагов (плюс советы)

Эффективное завершение проекта может помочь менеджерам проекта улучшить взаимодействие с другими заинтересованными сторонами и улучшить их процедуры разработки в целом. Каждый этап процесса закрытия проекта может выиграть от тщательного планирования, чтобы все участники могли лучше понять свои обязанности. Узнав, как завершить этап завершения проекта, вы сможете определить, какие стратегии лучше всего соответствуют вашим потребностям и ожиданиям компании. В этой статье мы обсудим, что такое этап завершения проекта, объясним, почему этот этап важен, перечислим ключевые шаги для его завершения и дадим несколько полезных советов.

Что такое завершающая фаза проекта?

Фаза завершения проекта — это серия действий, которые команда проводит для формального завершения проекта. Эти действия часто включают предоставление продукта или конкретного результата внешнему заинтересованному лицу, а затем обсуждение этапов процесса для дальнейшего использования и ведения учета. Это может также включать проверку требований проекта и контрактов, чтобы убедиться, что команда выполнила все необходимые задачи.

Вот основные критерии завершения этапа завершения проекта:

• Выполненные задачи. Команды обычно создают документ по содержанию проекта, в котором описывается каждая задача и способы ее выполнения. Для успешного завершения проекта важно, чтобы команда выполнила все задачи проекта или объяснила любые изменения.

• Завершенные процессы. Менеджеры проектов часто проводят ряд официальных процессов перед завершением проекта. На этапе завершения проекта они сообщают о статусе каждого из них.

• Окончательное подтверждение: часто бывает полезно, если все ключевые заинтересованные стороны согласны с тем, что проект завершен до того, как команда расформируется или начнет подготовку к новому процессу. Этот шаг может включать получение одобрения от клиента или руководителя компании.

Почему этап завершения проекта важен?

Этап завершения проекта важен, потому что он позволяет руководителям проектов и их командам тщательно доводить результаты процесса до заинтересованных сторон, размышлять над общим процессом и определять новые стратегии для будущих начинаний. Вот несколько причин, по которым важно разработать эффективную завершающую фазу проекта:

• Сохранение ресурсов проекта. Другим отделам или партнерским организациям часто бывает полезно знать, что проект завершен, поскольку они могут вернуть из него определенные ресурсы. Некоторые примеры могут включать оставшиеся средства или персонал.

• Передайте проект новой команде: после завершения проекта другая команда обычно занимается повседневными задачами, связанными с его результатами, такими как воспроизведение продукта для продажи. Если проект завершает конструктивную стадию завершения проекта, вы можете убедиться, что новая команда знает всю необходимую информацию.

• Создайте руководство для похожих проектов: некоторые проекты имеют те же элементы или цели, что и предыдущий процесс, и их менеджеры часто просматривают предыдущие записи, чтобы определить лучшие практики. Формально завершив проект, вы сможете лучше оценить, какие документы и отчеты следует сохранить.

• Признайте усилия сотрудников: после завершения процесса вы можете потратить некоторое время на оценку работы сотрудников проекта. В результате вы можете поддерживать прочные связи с членами вашей команды и лучше восстанавливать силы перед началом следующего проекта.

Как завершить этап завершения проекта

Вот ключевые шаги для завершения этапа завершения проекта:

1. Просмотрите все задачи и процессы проекта

Оцените документ о содержании проекта, сроки и любой другой контрольный список, чтобы убедиться, что команда выполнила все необходимые задачи и этапы процесса. Затем определите любые элементы, выходящие за рамки, которые описывают действия, которые существуют за пределами текущих бюджетных ограничений и планов планирования. Если вы обнаружите какие-либо незавершенные элементы, свяжитесь с клиентом или супервайзером, чтобы узнать, предпочитают ли они, чтобы команда занималась ими. После решения любых потенциальных проблем вы можете спланировать оставшиеся элементы этапа закрытия проекта.

2. Доставить элементы проекта

Передача результатов проекта его конечному владельцу является важной частью этой фазы проекта. Во-первых, получите одобрение от клиента или руководителя компании, а затем подготовьте всю необходимую документацию, чтобы убедиться, что это лицо получает правильные запасы инвентаря. Затем назначьте нового менеджера, который будет заниматься повседневными операциями проекта, такими как производство продуктов. По истечении определенного периода времени вы также можете передать ответственность или финансовое обязательство этому лицу и официально завершить процесс доставки.

3. Удовлетворить требования контракта

Просмотрите контракты проекта и другие документы, чтобы убедиться, что вы выполнили все юридические обязательства перед деловыми партнерами, продавцами и поставщиками. После этого обработайте все необходимые платежи ключевым заинтересованным сторонам проекта, включая членов вашей команды. Например, вы можете выставлять счета для различных транзакций или платить за аренду оборудования. Если вы работаете вместе с бухгалтерией компании, обязательно сообщите им, когда вы планируете заключить контракт, поскольку они могут предпочесть выполнение определенных задач.

4. Архивировать документы проекта

Разработайте надежный процесс архивирования, чтобы ваша команда сохраняла важную информацию для следующего руководителя проекта. Отделы компании также могут просматривать ваши записи, чтобы получить важную информацию о процессе проекта и решать проблемы, в том числе юридические группы и специалисты по кадрам. Может оказаться полезным использовать цифровую файловую систему, которая позволяет пользователям легко искать документы и обеспечивает защиту. Рассмотрите возможность просмотра широкого спектра документов для ваших усилий по архивированию, включая отчеты по проектам, заметки о процессах и важные наборы данных.

Вот несколько примеров отчетов по проектам, которые вы можете сохранить:

• Журналы предположений: этот документ содержит записи об ожидаемых событиях проекта и ограничениях, с которыми придется столкнуться. Журналы предположений могут помочь людям лучше понять начальные этапы проекта и его конкретные условия.

• Журналы изменений: в этих файлах обычно отслеживаются любые запрошенные изменения масштаба или расписания проекта, а также наличие у команды разрешения на их введение. Журналы изменений могут предоставить ключевую информацию о повседневных событиях процесса проекта.

• Основа для оценок: этот документ можно использовать для прогнозирования сроков проекта, необходимых ресурсов и затрат. Другим руководителям проектов может быть полезно сравнить этот документ с результатами проекта, чтобы улучшить свои прогнозы.

• Список вех: в этом документе описаны важные этапы проекта и содержится информация о том, когда команда выполнила каждое действие. Заинтересованные стороны могут использовать эту информацию для измерения эффективности команды и подготовки новых стратегий временной шкалы.

Вот некоторые дополнительные отчеты, которые вы можете заархивировать:

• Журналы проблем

• Коммуникации проекта

• Отчеты о контроле качества

• Технические характеристики поставки

• Отчеты об анализе затрат и результатов

• Отчеты о рисках

5. Освобождение ресурсов и персонала проекта

Сообщите всему ключевому персоналу о завершении проекта, включая оплату и другую информацию, связанную с контрактом. Члены вашей команды могут быть признательны за официальное уведомление, чтобы они могли начать работу над другими проектами или искать новые возможности. В зависимости от ваших потребностей вы можете переназначить персонал на другой текущий проект. После этого освободите любые внешние ресурсы проекта, такие как арендованное оборудование или арендованные площадки.

6. Организуйте посмертную встречу

Свяжитесь с членами вашей команды, чтобы запланировать собрание по оценке эффективности проекта, что даст каждому возможность оставить критический отзыв. Рассмотрите возможность организации этой встречи после завершения любых сложных аспектов фазы закрытия проекта, чтобы люди могли лучше сосредоточить свои усилия. Может быть полезно количественно оценить этот обзор эффективности, сравнив предполагаемый бюджет проекта с окончательными затратами.

Вот еще несколько тем:

• Управление временем: проконсультируйтесь с членами вашей команды о том, сколько времени занял каждый компонент проекта. Вы также можете поделиться стратегиями управления временем и спросить членов команды, эффективно ли вы делегировали задачи.

• Коммуникация: Спросите свою команду об их привычках и стилях общения, в том числе о том, чувствовал ли каждый из них возможность высказать свои идеи всей группе. Если возникли какие-либо проблемы, потратьте некоторое время на поиск решений для будущего процесса.

• Удовлетворенность клиента или компании: если вы получили отзывы от ключевых заинтересованных сторон, вы можете просмотреть их во время посмертной встречи. Обсудите причины, по которым команда могла получить определенную обратную связь, так как каждый может лучше осмыслить свое поведение в процессе.

7. Определите извлеченные уроки

«Извлеченные уроки» обычно относятся к назначенным размышлениям в конце проекта о каждом этапе процесса для определения областей улучшения. Обычно это включает в себя анализ различных записей о процессах и ваших заметок с послематчевого собрания, чтобы определить конкретные действия. Вы можете создать отдельный документ для каждого участника проекта, включая менеджеров, членов команды и руководителей компании. После этого обязательно сохраните эти документы в архивных файлах проекта для дальнейшего использования.

Вот несколько примеров элементов отражения:

• Руководителям проектов важно устанавливать достижимые сроки и поддерживать усилия команды по их выполнению.

• Включите отзывы от вашего менеджера проекта и других членов команды, чтобы помочь улучшить ваши методы.

• Подготовьте бюджеты и сроки на этапе планирования, чтобы впоследствии сократить задержки и другие проблемы.

Советы по завершению этапа завершения проекта

Вот несколько советов по эффективному завершению этапа закрытия проекта:

• Используйте программное обеспечение для управления проектами. Использование цифрового инструмента может помочь вам оптимизировать фазу завершения проекта, поскольку большинство опций позволяют одновременно просматривать несколько документов, составлять отчеты о состоянии и измерять важные данные. Поиск в Интернете, чтобы найти вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

• Наймите дополнительную поддержку. Может быть полезно назначить специализированный персонал для процесса передачи результатов, так как они могут усилить ваши усилия по завершению этой завершающей фазы проекта и лучше гарантировать, что вы сможете выполнить все требования.

• Разработайте опрос для членов команды. Чтобы получить дополнительные данные обратной связи, вы можете создать опрос для членов вашей команды, который они должны заполнить до или после итоговой встречи. Сотрудники могут оценить возможность более анонимно поделиться своими мыслями.

• Устройте праздник для своей команды. Устройте вечеринку или небольшую встречу для своей команды, чтобы отпраздновать их достижения. Подумайте о том, чтобы подготовить речь заранее, чтобы вы могли лично поблагодарить их за их тяжелую работу.