Как заполнить форму W-9 за 3 шага (с советами)

11 ноября 2021 г.

В форме W-9 записывается налоговая и финансовая информация самозанятого работника, оказывающего услуги компаниям. В этой форме указывается служебный и налоговый идентификационный номер подрядчика, что позволяет спонсирующей компании сообщать точную информацию о доходах в налоговую службу. Если вы работаете по контракту, вам может быть полезно научиться эффективно заполнять эту страницу. В этой статье мы объясняем, что такое форма W-9, даем инструкции по ее заполнению и предлагаем советы по успешному заполнению этого документа.

Что такое W-9?

W-9 — это налоговая форма для самозанятых работников, таких как независимые подрядчики, фрилансеры и консультанты. Если вы относитесь к числу этих специалистов и если компания, для которой вы предоставляете услуги, платит вам не менее 600 долларов в год, эта компания может попросить вас заполнить и отправить эту форму. Затем компания использует вашу заполненную форму W-9 для заполнения формы 1099-NEC, ранее 1099-MISC, и отправляет ее в налоговую службу (IRS). В форме 1099-NEC указывается сумма дохода, которую компания выплатила лицам, не являющимся сотрудниками, в течение налогового года.

Люди также могут заполнить форму W-9 в следующих ситуациях:

• Сделки с недвижимостью

• Сделки с процентами по ипотеке

• Приобретение залогового имущества

• Списание долга

• Взносы в индивидуальное пенсионное соглашение (IRA)

Когда компания просит подрядчика заполнить форму W-9, она обычно предоставляет им форму. Вы также можете загрузить форму W-9 с веб-сайта IRS. После его заполнения подрядчик возвращает форму компании, а не подает ее непосредственно в IRS. Этот документ помогает компании предоставлять информацию о налогоплательщиках и правильно сообщать о платежах и транзакциях в IRS. W-9 включает в себя такую ​​информацию, как:

• Ваше полное юридическое имя

• Официальное название вашего бизнеса

• Ваш налоговый адрес

• Ваш идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

Как заполнить W-9

При заполнении формы W-9 или любой другой налоговой формы полезно проконсультироваться со специалистом по налогам, финансам или юриспруденции. Кроме того, внимательно прочитав инструкции в форме, вы сможете записать правильную информацию в нужных местах и ​​эффективно заполнить документ. Вот три шага по заполнению формы W-9:

1. Выполните первые семь шагов

Первый раздел формы включает в себя выполнение семи шагов, которые включают вашу личную и деловую идентификационную информацию. Вы можете напечатать или написать эту информацию, но важно убедиться, что она разборчива, если вы ее пишете. Вот начальные шаги для проверки:

1. Введите ваше имя. Напишите или введите свое полное юридическое имя, как указано в вашей налоговой декларации.

2. Введите название вашей компании. Напишите или введите название своей компании или название неучтенной организации.

3. Выберите федеральную налоговую классификацию. Установите соответствующий флажок, отметив, к какому типу хозяйственной деятельности вы относитесь для целей федеральной налоговой классификации. Скорее всего, вы являетесь индивидуальным предпринимателем, что является наиболее распространенным вариантом, но вы также можете быть корпорацией C, корпорацией S, товариществом, трастом или недвижимостью, компанией с ограниченной ответственностью или другой категорией.

4. Выберите исключения. Скорее всего, вы можете пропустить этот раздел, но если у вас есть какие-либо исключения из дополнительных удержаний или отчетности в соответствии с Законом о налоговом контроле за иностранными счетами (FATCA), введите правильный код получателя платежа или отчетности. Некоторые корпорации освобождены от дополнительных удержаний для таких выплат, как проценты и дивиденды, но вы можете ознакомиться с инструкциями по форме для получения более подробной информации.

5. Введите свой почтовый адрес. Напишите или введите полный почтовый адрес, который вы используете в своей налоговой декларации, включая номер, название улицы и номер квартиры или квартиры. Это может быть ваш домашний или рабочий адрес.

6. Введите остальную часть вашего адреса. Напишите или введите свой город, штат и почтовый индекс. Включение вашего адреса в форму W-9 позволяет IRS сопоставлять ваши формы 1099 с вашей формой 1040 и отслеживать вашу налоговую информацию.

7. Введите информацию о запросителе. Затем напишите или введите полное имя и адрес человека или компании, которая попросила вас заполнить эту форму. Хотя этот шаг является необязательным, может быть полезно задокументировать эту информацию для дальнейшего использования.

2. Заполните Часть I, указав свой идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Следующим разделом формы W-9, который необходимо заполнить, является Часть I, касающаяся вашего идентификационного номера налогоплательщика. Введите ИНН вашего предприятия в соответствующее поле. Если вы являетесь физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, скорее всего, ваш ИНН — это ваш номер социального страхования (SSN). Если вы представляете другой тип бизнеса, ваш TIN, скорее всего, является вашим идентификационным номером работодателя (EIN). В качестве альтернативы, если вы являетесь иностранцем-резидентом, индивидуальным владельцем или неуполномоченным юридическим лицом, вы можете ознакомиться с инструкциями к форме для получения дополнительной информации.

Если у вас нет ИНН, вы можете изучить инструкции к форме, чтобы узнать, как его получить. Если у вас есть новый бизнес и вы еще не получили EIN, вы все равно можете заполнить форму, написав «Подана заявка» в месте для вашего TIN. Это приводит к тому, что вы подвергаетесь дополнительному удержанию, пока вы не получите свой официальный EIN. Вы можете подать заявку на EIN через IRS.

3. Заполните часть II, чтобы подтвердить свою форму.

Последний раздел вашей формы W-9 предназначен для подтверждения вашей информации под угрозой наказания за лжесвидетельство. Это означает, что вы подтверждаете правдивость вашей информации и честность, которую вы проявляли на протяжении всей формы. Это обязательный элемент формы, так как полная честность может защитить вас и ваши законные интересы. Написав или напечатав свою подпись и дату подписания, вы обещаете правдивость следующих пунктов:

• Вы сами написали правильный ИНН или ждете его получения.

• Вы освобождены от резервного удержания или не подпадаете под него по другой причине. Например, вы не были уведомлены IRS о каких-либо дополнительных удержаниях.

• Вы являетесь гражданином США, иностранцем-резидентом США или другим лицом США, например партнерством, корпорацией, компанией или ассоциацией, созданной или организованной в США или в соответствии с законодательством США, домашним имуществом или внутренним трастом.

• Код FATCA или коды, которые вы ввели в форму, если таковые имеются, верны.

Советы по заполнению формы W-9

Вот несколько советов, как правильно заполнить форму W-9:

• Внимательно прочитайте все инструкции. Хотя в форме содержится много информации, важно внимательно прочитать все инструкции, чтобы убедиться, что вы правильно записываете свои ответы. Подумайте о том, чтобы распечатать форму и прочитать ее на бумаге, используя маркер, чтобы выделить ключевые элементы, которые необходимо запомнить.

• Убедитесь, что ваша информация верна. После заполнения формы рекомендуется прочитать ее не менее трех раз, чтобы проверить орфографию и грамматику, подтвердить точность ваших данных и убедиться, что ваш текст читаем, если вы писали свои ответы от руки. Поскольку IRS является законным налоговым органом, важно, чтобы вы и ваш работодатель сообщали правильную информацию для защиты своих законных интересов.

• Держите вашу информацию в безопасности. Вы записываете конфиденциальную информацию в форму W-9, например, свой идентификационный номер налогоплательщика, который может быть вашим номером социального страхования или вашим идентификационным номером работодателя. Чтобы защитить себя от кражи личных данных, убедитесь, что вы отправляете эту информацию только тому, кому вы доверяете, подтвердите, что вы понимаете причину запроса формы, и отправьте форму через безопасную почтовую систему или зашифрованное вложение электронной почты.

• Проконсультируйтесь с финансовым специалистом. Если вы не уверены в различных элементах и ​​вопросах формы W-9 или какой-либо налоговой формы, может быть очень полезно проконсультироваться со специалистом по налогам, финансам или юриспруденции. Профессионалы такого рода обладают глубокими знаниями налогового законодательства и нормативных актов и могут убедиться, что вы правильно заполнили форму, защищая свои интересы и оправдывая ожидания вашего работодателя.

• Обратитесь за помощью к своему работодателю. Помимо консультации со специалистом в области права, вы можете обратиться к своему работодателю или компании, с которой вы заключаете контракт, за помощью в заполнении формы W-9. Компания, вероятно, имеет большой опыт работы с формами такого типа и может помочь ответить на ваши вопросы о том, как эффективно перемещаться по ней.

• Убедитесь, что вы работаете как самозанятый независимый подрядчик. Люди, которые заполняют налоговую форму W-9, являются самозанятыми профессионалами, которые работают в качестве независимых подрядчиков, консультантов или аналогичных сотрудников. Если вы являетесь постоянным новым сотрудником компании, скорее всего, вы можете заполнить форму W-4 вместо W-9, чтобы установить свои налоговые удержания.

• Сохраните форму. При заполнении формы W-9 или любых других налоговых или юридических документов полезно сохранить эти документы в надежном месте, чтобы при необходимости вы могли получить к ним доступ позже. Подумайте о том, чтобы сохранить этот файл на свой компьютер в зашифрованном формате или поместить его в надежное место, чтобы вы могли обращаться к нему для будущих форм или возможных юридических вопросов.

• Обновите форму по мере необходимости. Если какие-либо ваши данные, такие как ваш ИНН, ваш адрес или название вашей компании, изменятся, важно, чтобы вы обновили свою форму W-9, чтобы учесть эти изменения. Это позволяет вашему работодателю и IRS документировать точную информацию о вашей личности и юридических действиях вашего бизнеса.

Отказ от ответственности: эта статья предназначена только для информационных целей и не предназначена для предоставления юридической консультации; вам следует проконсультироваться с адвокатом по любым юридическим вопросам, которые могут у вас возникнуть. Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.