Как выполнить оценку управления проектом (с типами)

Руководители проектов могут использовать множество методов для обеспечения эффективности своих проектов. Точно так же, как важно правильно спланировать свой проект и провести оценку после его завершения, создание стратегии мониторинга проекта на каждом этапе играет решающую роль в его эффективности. Научившись оценивать свою стратегию управления проектами, вы сможете выявлять и решать проблемы до того, как они перерастут в более серьезную проблему, и использовать знания вашей команды для улучшения процесса. В этой статье мы объясним, что такое оценка управления проектами, ее преимущества, виды оценки управления проектами и способы оценки ваших проектов.

Что такое оценка управления проектом?

Оценка управления проектом — это процесс, используемый для отслеживания хода выполнения проекта от начала до конца. Оценка проекта на каждом этапе показывает эффективность вашего подхода к управлению. Это позволяет вам определить, позволяет ли ваша текущая стратегия придерживаться графика или вы можете изменить свой процесс, чтобы сделать его более эффективным. Процесс оценки управления проектом включает в себя оценку вашего подхода до начала проекта, на протяжении всего проекта и после его завершения. Менеджеры часто используют специализированное программное обеспечение и инструменты для мониторинга аналитики и обеспечения доступности данных для оценки в любой момент.

Преимущества оценки управления проектами

Оценка вашей стратегии управления проектом может во многих отношениях помочь вам обеспечить ее эффективность. Когда у вас есть эффективный подход к управлению, вы можете повысить эффективность своего проекта. Вот некоторые основные преимущества оценки управления проектами:

• Достижение целей. Разработка и поддержание эффективного процесса управления проектами может помочь вам гарантировать, что ваш проект выполняет свою задачу и достигает своих целей.

• Определите ценность: определение того, сколько времени и денег вы потратили на проект, и сравнение его с его прогрессом на разных этапах показывает вам экономическую эффективность вашего метода управления.

• Выявление проблем: оценка вашего подхода к управлению на протяжении всего проекта может помочь вам выявить и решить проблемы до того, как они станут более значительными.

• Поощряйте обратную связь: когда вы позволяете своим коллегам и членам команды оценивать процесс, вы можете узнать, как он влияет на способность других выполнять свои обязанности на протяжении всего проекта.

Виды оценки управления проектами

Оценка вашего проекта может помочь вам определить, работает ли ваш текущий подход к управлению или его можно улучшить. Вы можете использовать один или несколько методов оценки в зависимости от стадии вашего проекта и цели вашей оценки. Вот несколько типов оценки проекта, которые вы можете использовать для оценки вашего метода управления:

Формирующая оценка

Формирующая оценка, также называемая оценкой оцениваемости, проводится на стадии концепции или планирования проекта. Во время этого типа оценки руководители проектов собирают данные для определения исходных показателей проекта, выявления потенциальных проблем и вынесения рекомендаций, которые могут повысить успех проекта. Некоторые менеджеры проектов также проводят формирующую оценку на этапе реализации проекта.

Суммарная оценка

Руководители проектов проводят итоговую оценку после завершения проекта. Они собирают данные сразу после того, как команда заканчивает проект, и сравнивают их с базовым уровнем, установленным во время формирующей оценки на этапе планирования. Это сравнение определяет, был ли метод менеджера проекта успешным, и если они могут найти какие-либо аспекты процесса, которые они могут изменить, чтобы сделать его более эффективным в будущем.

Оценка процесса

Когда менеджеры проектов используют оценку процесса или мониторинг программы, они начинают ее, как только начинается фаза реализации проекта. Этот процесс гарантирует, что команда выполнила запланированные действия и их результат соответствует ожиданиям менеджера проекта. Это помогает менеджерам и их командам замечать недостатки в процессе и исправлять их по ходу проекта. Это позволяет команде повысить эффективность на протяжении всего этапа реализации проекта.

Оценка результатов

Оценка результатов, также известная как объективная оценка, фокусируется на результатах, полученных в результате деятельности команды в начале этапа реализации. Помимо обеспечения ожидаемых результатов деятельности, оценки результатов измеряют их непосредственные последствия, чтобы убедиться, что они соответствуют поставленным целям. Оценка результатов дает менеджерам проектов еще один способ определить области улучшения и оптимизировать свои процессы, прежде чем переходить к следующему шагу.

Оценка воздействия

Оценка воздействия происходит спустя значительное время после завершения проекта. Эта оценка определяет долгосрочное влияние проекта на целевую аудиторию, что может дать менеджерам проекта представление о том, сработал ли их подход так, как предполагалось. Это также может помочь им определить сильные стороны и отметить области, в которых они могут улучшить свой процесс управления для будущих проектов.

Экономическая оценка

Экономическая оценка, также называемая анализом затрат или анализом затрат и результатов, измеряет стоимость проекта по сравнению с его запланированным бюджетом в нескольких точках на протяжении фазы реализации проекта. Он определяет, какие ресурсы использует команда, как они их используют и стоимость результатов. Руководители проектов используют экономические оценки для проверки своих финансовых решений или изменения своих процессов, чтобы лучше соответствовать бюджету.

Совместная оценка

Совместная оценка — это метод оценки управления проектом, в котором участвуют заинтересованные стороны проекта. Это может происходить на любой стадии проекта и может включать несколько или множество заинтересованных сторон в зависимости от их значимости для конкретной стадии проекта. Во время совместной оценки заинтересованные стороны изучают ход проекта и решают проблемы с менеджерами проекта, которые отвечают на вопросы, обмениваются данными и подводят итоги выполнения проекта. Руководители проектов могут использовать информацию заинтересованных сторон, чтобы изменить свой подход, чтобы отразить потребности и предпочтения клиентов.

Целевая оценка

Оценки, основанные на целях, также известные как объективно установленные оценки, обычно проводятся ближе к завершению проекта. Обычно они следят за прогрессом команды в достижении целей SMART, которые они установили на ранних стадиях проекта. Он сообщает менеджерам проектов, командам и заинтересованным сторонам, хорошо ли они работают, основываясь на первоначальных контрольных показателях, и нужно ли им корректировать цели или процессы управления проектами для достижения своих целей.

Как оценить управление проектами

Ваш конкретный метод оценки управления проектом может различаться в зависимости от вашего проекта и показателей, которые вы хотите отслеживать. Выполнение нескольких основных шагов может помочь вам создать любой тип процесса оценки управления проектом. Рассмотрите следующие шаги при планировании следующей оценки управления проектом:

1. Планируйте оценку

Каждый проект начинается с этапа планирования. На этом этапе менеджеры проекта встречаются с заинтересованными сторонами, чтобы определить их цели для проекта. Чтобы избежать путаницы и непредвиденных результатов, убедитесь, что вы четко определили конкретные цели, чтобы вы могли удовлетворить потребности ваших заинтересованных сторон. Вы можете задавать им вопросы, которые помогут вам определить процесс управления проектом, и записывать их ответы для справки на каждом этапе. Предоставляя своим заинтересованным сторонам обновления на протяжении всего процесса, вы можете ссылаться на их ответы, чтобы объяснить, почему вы приняли определенные решения.

2. Реализуйте свой план

Начните свой проект, убедившись, что вы выполнили запросы заинтересованных сторон, установили процесс управления и сообщили детали проекта своей команде. Установите бюджет, используя предыдущие проекты и доступные ресурсы в качестве ориентира, и убедитесь, что члены вашей команды знают финансовые ограничения проекта. На протяжении всего проекта запрашивайте отчеты о состоянии у команды и информируйте заинтересованных лиц. Если вы ожидаете задержки, сообщите об этом своим заинтересованным сторонам и, если возможно, сообщите им ожидаемую дату завершения. Обязательно используйте методы оценки на каждом этапе, чтобы контролировать эффективность проекта и вносить изменения по мере необходимости.

3. Завершите свой проект

В конце вашего проекта вы можете продолжить оценку управления проектом, чтобы определить, дал ли проект ожидаемые результаты. Поговорите с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы собрать отзывы о процессе проекта и уровне их удовлетворенности результатом. Во время этих оценок вы можете собрать важную информацию, которая поможет вам внести изменения в готовый продукт и определить области, в которых вы можете улучшить свой процесс для будущих проектов.

4. Запишите свои результаты

После завершения проекта и оценки соберите свои данные, наблюдения и заметки и запишите их для дальнейшего использования. Вы можете рассмотреть возможность передачи этих записей своей команде, чтобы они могли использовать их для будущих проектов и предоставлять отзывы о конкретных элементах процесса. Затем создайте окончательный отчет для заинтересованных сторон, который включает важные детали, такие как:

• Запланированный график

• Фактический график

• Планируемый бюджет

• Фактический бюджет

• Методы контроля качества

• Ресурсы

• Выявленные и решенные проблемы