Как визуально общаться на рабочем месте (плюс советы)

9 декабря 2021 г.

Существует множество стилей общения, которые могут помочь профессионалам сотрудничать с другими на рабочем месте. Одним из методов является визуальная коммуникация, в которой используются изображения и текст для передачи важной информации в доступной форме. Если вы ищете способы повысить эффективность общения на рабочем месте, вам может быть полезно изучить методы визуальной коммуникации. В этой статье мы объясним, почему важна визуальная коммуникация, опишем, как вы можете визуально общаться со своими коллегами, и дадим советы, как сделать ваши презентации более эффективными.

Почему важна визуальная коммуникация?

Вот некоторые из причин, по которым визуальная коммуникация важна на рабочем месте:

Делает темы более привлекательными

Представление информации в визуальном виде часто может сделать презентации более увлекательными. Включение красочной инфографики, изображений и видео может помочь докладчикам удерживать внимание аудитории и более эффективно передавать информацию. Методы визуальной коммуникации также могут сделать рекламные и информационные материалы более привлекательными для клиентов и часто полезны в маркетинге и веб-дизайне.

Упрощает информацию

Визуальные презентации часто являются хорошим способом упростить сложные наборы данных и концепции, такие как бизнес-показатели, операционные потоки и стратегии производительности. Докладчики могут использовать визуальные средства, такие как графики, диаграммы и слайд-шоу, чтобы дать своей аудитории лучшее представление о тенденциях данных и о том, как они влияют на их компанию. Наглядные пособия также могут упростить информацию для клиентов и помочь им лучше понять, как использовать продукты и устранять ошибки.

Увеличивает доступность

Некоторым сотрудникам компании может быть трудно понять специализированную информацию от корпоративных лидеров или других отделов. Например, персонал службы поддержки клиентов может не полностью понимать маркетинговые показатели или данные о продажах, поскольку это не является их специализацией. Использование наглядных пособий часто может помочь сотрудникам всех отделов понять специализированную информацию о производительности их компании. Это может обеспечить больший доступ к жизненно важным данным и помочь различным отделам более эффективно координировать свои действия.

Передает эмоции

Представление информации с помощью изображений или видео часто может усилить эмоциональный отклик аудитории. Это может быть полезно для докладчиков, когда они хотят вдохновить своих сотрудников на действия с помощью своих презентаций. Наглядные пособия также могут помочь маркетологам вызвать положительные эмоции по отношению к их бренду. Они могут помочь более эффективно передать свой имидж и обмен сообщениями и улучшить отношения с клиентами.

Быстрее связывает информацию

Изображения, слайд-шоу, графики и диаграммы часто помогают сжать большие объемы текстовой информации. Они могут позволить сотрудникам понять тенденции, просматривая одно изображение, а не читая длинные документы или слушая длинные лекции. Это часто может сократить количество времени, которое требуется выступающим, чтобы поделиться важными данными со своими коллегами.

Улучшает память

Изображения часто могут помочь аудитории лучше запомнить информацию после завершения презентации. Они могут сделать это, упростив информацию и предоставив аудитории что-то конкретное, чтобы ассоциировать ее с представленными данными. Это может быть особенно полезно, если аудитория включает в себя людей, которые являются визуальными учениками.

Как общаться визуально

Вот несколько шагов, которые вы можете использовать для визуального общения на работе:

1. Определите свою цель

Перед разработкой стратегии визуальной коммуникации часто важно определить цели коммуникации. Это может помочь вам определить, какие инструменты использовать и нужна ли вам помощь других творческих профессионалов. Вы можете начать с выбора целевой аудитории, которой могут быть руководители компании, руководители отделов, сотрудники других отделов, клиенты или весь персонал вашего бизнеса.

После того, как вы определитесь со своей целевой аудиторией, вы можете подумать, какой информацией вы хотите поделиться и как вы хотите повлиять на свою аудиторию. Вот несколько примеров того, чем докладчик может поделиться и как он может захотеть повлиять на свою аудиторию:

• Руководитель компании вводит новые операционные процедуры и хочет, чтобы каждый сотрудник компании покидал презентацию, зная, что лучше всего подходит для их команды и как каждая команда работает вместе для достижения стратегических целей компании.

• Менеджер по маркетингу готовится к запуску продукта и хочет создать информационное видео, которое позволит клиентам эффективно использовать его и устранять проблемы с производительностью.

• Менеджер по продажам готовит отчет об эффективности своего отдела и хочет, чтобы руководство компании поняло, как они увеличили свой успех за последний квартал.

• Специалист по кадрам разрабатывает программу обучения и адаптации для новых сотрудников и хочет, чтобы все новые сотрудники завершили программу, имея возможность выполнять свои задачи и заполнив все свои налоговые и нормативно-правовые документы.

• Специалист по аналитике готовит презентацию, отражающую эффективность электронной коммерции его компании за последний год, и хочет, чтобы каждый сотрудник компании оставил презентацию с пониманием того, какой вклад они внесли в успех компании и как они могут улучшить свою работу.

2. Выберите формат

После того, как вы определились со своей аудиторией и поставили цель, вы можете приступить к выбору формата презентации. У каждого типа визуального представления есть сильные и слабые стороны, и может быть полезно использовать комбинацию форматов для различных наборов данных. Вот некоторые распространенные форматы, которые вы можете учитывать при разработке стратегии визуальной коммуникации:

• Графики. Графики — это изображения, которые показывают отношения между различными числами и могут включать гистограммы, линейные графики, диаграммы рассеяния, круговые диаграммы и диаграммы с областями. Они часто могут быть полезны при представлении числовых данных, таких как финансовая информация, показатели производительности, данные о потреблении или прогнозы.

• Диаграммы процессов. Диаграммы процессов — это визуальное представление рабочих процессов компании. Часто они могут быть полезны для демонстрации сотрудникам того, как их работа способствует общему функционированию компании.

• Инфографика: Инфографика — это инструменты презентации, которые используют изображения для предоставления упрощенного объяснения клиентам или сотрудникам. Вы можете рассмотреть возможность использования инфографики для обучения сотрудников процедурам компании или объяснения продуктов и услуг клиентам.

• Слайд-шоу: Слайд-шоу — это мультимедийные презентации, которые позволяют докладчикам показывать своей аудитории серию графических или текстовых слайдов. Слайд-шоу часто являются хорошим способом предоставления наглядных пособий для сопровождения лекций или встреч.

• Маркетинговые материалы: наглядные пособия часто имеют жизненно важное значение в рекламе и могут включать сообщения в социальных сетях, рекламные ролики на телевидении, рекламные видеоролики и печатную рекламу. Использование графических маркетинговых материалов может помочь рекламодателям сформировать имидж своего бренда и сделать его более узнаваемым.

• Видео. Видео — это распространенный инструмент визуальной коммуникации, который профессионалы могут использовать во многих приложениях. Некоторые распространенные способы использования видео включают учебные пособия по продуктам, обучающие видеоролики и информационные фильмы.

3. Найдите правильные инструменты

После того, как вы определите, какой формат вы хотите использовать, подумайте, какие инструменты вам могут понадобиться для создания ваших материалов. Часто бывает полезно начать с выбора программного обеспечения. Если вы создаете диаграммы или графики, существует множество программных приложений, позволяющих преобразовывать данные в различные визуальные форматы онлайн или с помощью специальной программы. Для других визуальных материалов может быть полезно инвестировать в платформу для цифрового искусства и редактирования фотографий, такую ​​как Adobe Photoshop или Affinity Photo.

Если вы планируете создавать видео, убедитесь, что у вас есть хорошая камера и штатив, а также программное обеспечение для редактирования видео и специальный набор. Для слайд-шоу может быть полезно убедиться, что у вас есть проектор, экран и программа для создания слайд-шоу, такая как PowerPoint. Наличие правильных инструментов может помочь сделать ваши средства визуальной коммуникации более привлекательными и запоминающимися для вашей аудитории.

4. Создайте команду

В некоторых случаях может быть полезно создать команду творческих профессионалов, которые помогут вам в создании визуальных презентаций. Если вам нужны дополнительные таланты для улучшения ваших материалов, вы можете рассмотреть возможность сотрудничества с графическими дизайнерами, художниками, аниматорами, видеооператорами, фотографами, веб-дизайнерами или экспертами по социальным сетям. Если в вашей компании есть такие специалисты, вы можете попросить их помочь, а если нет, то можете рассмотреть возможность найма фрилансеров. Эти специалисты могут помочь улучшить качество ваших материалов и помочь им более эффективно воздействовать на вашу аудиторию.

5. Представить аудитории

Как только вы закончите свои материалы, вы можете организовать презентацию. Чтобы охватить большую группу людей, может быть полезно организовать виртуальную или личную встречу. Если вы решите провести виртуальную встречу, может быть полезно отправить копии презентации аудитории по электронной почте или через корпоративные приложения для обмена сообщениями. Если встреча проводится лично, вы можете распечатать раздаточные материалы и контрольные списки, чтобы аудитория могла следить за презентацией. Также может быть полезно провести встречу в удобном месте с хорошей видимостью, чтобы привлечь внимание аудитории.

Если ваша презентация не требует встречи, вы можете использовать другие средства распространения. Вы можете поделиться своими материалами через веб-сайт вашей компании или каналы социальных сетей или разместить наглядные пособия в своем офисе. Вы также можете поделиться своими материалами по электронной почте или в прямом сообщении. Если вы создали обучающие или адаптационные пособия для новых сотрудников, может быть полезно разместить их на онлайн-портале, где новые сотрудники могут легко получить к ним доступ.

6. Получите обратную связь и улучшите свой процесс

Получение обратной связи — это хороший способ оценить эффективность ваших усилий по визуальной коммуникации и улучшить ваши материалы с течением времени. При проведении личных встреч или презентаций может быть полезно включить сегмент вопросов и ответов, чтобы обеспечить понимание аудитории. Вы также можете задать сотрудникам вопросы в конце презентации, чтобы оценить их понимание информации.

Анонимные опросы могут быть еще одним способом поощрения обратной связи, и вы можете рассылать их своим сотрудникам, чтобы узнать, как они относятся к качеству общения в вашем бизнесе. Вы также можете использовать опросы, чтобы получать отзывы от клиентов, и вы можете включить их в электронные письма компании. Эти шаги могут помочь вам понять, успешны ли ваши визуальные коммуникации, и определить, какие изменения вы можете реализовать в будущем.

Советы по визуальной коммуникации

Вот несколько советов, которые помогут вам создавать эффективные и содержательные визуальные презентации:

• Используйте цвет: цвет может добавить дополнительный интерес вашим презентациям и помочь вашим рекламным материалам отразить имидж вашего бренда. Подумайте о разработке яркой цветовой схемы для ваших визуальных коммуникаций, которая привлекала бы внимание и была последовательной.

• Оптимизируйте свои данные. Одним из преимуществ использования визуальной коммуникации является то, что она позволяет сделать информацию более запоминающейся и доступной. Для достижения этой цели часто бывает полезно сократить количество ненужных данных и включить в презентации только самую важную информацию.

• Сохраняйте согласованность вашего бренда: последовательный обмен сообщениями часто имеет жизненно важное значение при создании внешних коммуникаций. Подумайте о том, чтобы ваши внешние коммуникации соответствовали брендингу вашей компании, включая логотипы и схожий графический стиль и цветовую схему.

• Повторное использование дизайнов. Повторное использование старых дизайнов может быть эффективным способом сэкономить время, свести к минимуму использование ресурсов и сохранить единообразие стиля. Создав несколько презентаций, рассмотрите возможность создания библиотеки своих дизайнов для использования в других проектах.

• Разнообразьте свои методы: хотя многие люди находят наглядные пособия полезными, некоторые могут лучше учиться, слушая или читая. Чтобы помочь вашим коллегам добиться успеха, вы можете добавить к своим презентациям печатные и аудиоматериалы.

• Будьте последовательны: чтобы поддерживать атмосферу обучения и сотрудничества на рабочем месте, часто полезно регулярно общаться. Подумайте о том, чтобы сделать визуальную коммуникацию постоянной частью всех внутренних процессов вашей компании и взаимодействия с клиентами.