Как управлять своей электронной почтой

14 марта 2021 г.

Большинство людей используют электронную почту для общения с заказчиками, клиентами, коллегами и менеджерами. При таком разнообразном общении в Интернете эффективное управление почтовым ящиком может помочь вам максимально повысить эффективность вашей работы. Создание системы управления электронной почтой, которая работает на вас, — отличная идея для всех, кто отвечает за поддержание рабочего адреса электронной почты. В этой статье мы объясним, почему важно управлять своей электронной почтой, предложим шаги по управлению электронной почтой и дадим вам советы по управлению электронной почтой, в частности, на работе.

Почему важно управлять своей электронной почтой?

Электронная почта часто является основным средством коммуникации для многих сотрудников. Это отличный способ связаться с кем-то без непосредственного телефонного звонка, но все же относительно быстрая и эффективная коммуникационная платформа. Однако, поскольку так много людей используют электронную почту, многие люди тратят значительное количество времени в течение рабочего дня на чтение и ответы на сообщения электронной почты. Создание эффективной системы управления почтовым ящиком поможет вам не отвлекаться от работы, сохраняя при этом необходимую переписку с клиентами и коллегами.

Как управлять своей электронной почтой

Лучше всего управлять своей электронной почтой с помощью согласованной системы. Хотя вы можете захотеть создать свой собственный процесс, который лучше всего подходит для вашей отрасли, компании и конкретной работы, следующие шаги помогут вам начать работу:

1. Запланируйте время для проверки электронной почты

Каждый день выделяйте время для проверки электронной почты и не проверяйте ее, пока не наступит подходящее время. Таким образом, вы можете сосредоточиться на других задачах и обязанностях, не беспокоясь о том, получаете ли вы важные сообщения. В зависимости от вашей роли и количества писем, которые вы получаете, вам может потребоваться проверять электронную почту каждый час или два, или вы можете делать проверку один раз в начале дня и один раз в конце дня, если вы этого не делаете. получать много писем с высоким приоритетом.

2. Сортируйте свои электронные письма

Когда вы открываете электронную почту, быстро сканируйте и сортируйте непрочитанные элементы по папкам или используйте теги, чтобы пометить их. Это поможет вам расставить приоритеты, на какие электронные письма отвечать в первую очередь, а какие могут подождать, если у вас закончится время во время этой проверки электронной почты. Сортировка и маркировка ваших электронных писем также поможет сохранить ваш почтовый ящик чистым и управляемым, что позволит вам сразу же идентифицировать элементы, которые вам нужны, когда они вам нужны.

3. Отвечайте правильно

После того, как вы отсортировали и пометили свои электронные письма, ответьте на те, которые вы отметили как наиболее приоритетные. Проработайте свои ответы в порядке от самых неотложных или неотложных до ответов с наибольшим временем подготовки. Если электронное письмо требует обширных последующих действий или вам потребуется больше времени, чем вам нужно для сбора документов или информации, рассмотрите возможность отправки сообщения о том, что вы работаете над полным ответом, и установите определенное время в своем ежедневном расписании для предоставления соответствующего ответа.

4. Установите автоответы

Рассмотрите возможность использования автоответчиков в рабочее время, когда вы не проверяете электронную почту. Автоответчик может сказать что-то вроде: «Я проверяю свою электронную почту каждые два часа. Если это очень срочная ситуация, позвоните мне по телефону 555-555-5555. Я с нетерпением жду возможности прочитать ваше сообщение в ближайшее время», поэтому отправители, ожидающие немедленный ответ знает, чтобы позвонить вам, если это невероятно срочно или ждать ответа через пару часов.

5. Отключите уведомления

Наконец, отключите все уведомления, связанные с вашей электронной почтой, как только вы закончите обычную проверку электронной почты. Пинг или всплывающее окно, предупреждающее вас о новом сообщении, может отвлечь вас от того, что вы делаете, даже если вы не проверите сообщение сразу после получения уведомления.

Советы по управлению электронной почтой на работе

Лучше всего управлять своей электронной почтой на работе, установив согласованную систему, которая работает как для вас лично, так и для вашей компании. Воспользуйтесь этими советами, чтобы узнать, как максимально увеличить время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, и не отвлекаться от работы:

• Создайте организационную систему. Создайте систему папок, тегов и ярлыков для своих электронных писем. Это поможет вам быстро сортировать и хранить электронные письма, когда они приходят или после того, как вы ответили.

• Отписаться от цепочек писем. Многие люди получают большое количество цепочек или рекламных писем, которые занимают место в их почтовом ящике и тратят их время впустую. Откажитесь от любых маркетинговых электронных писем или рассылок, которые вам больше не нужны.

• Удалить электронные письма. Если вам больше не нужна информация из электронного письма, удалите ее, а не оставляйте в папке «Входящие» или в указанной папке.

• Рассмотрим дополнительный адрес электронной почты. Если вы взаимодействуете со многими продавцами или получаете другие маркетинговые материалы в свой почтовый ящик, рассмотрите возможность создания второго рабочего адреса электронной почты только для этих контактов. Таким образом, ваш основной адрес электронной почты остается открытым для сообщений, непосредственно связанных с работой.

• Будьте лаконичны. Отвечая на электронные письма, делайте свои сообщения краткими и по существу, чтобы сэкономить время.

• Используйте списки. Создавайте списки рассылки для групп, которым вы регулярно отправляете электронные письма. Таким образом, все имена и адреса электронной почты будут автоматически сохранены, и вы можете просто ввести имя группы в поле получателя, а не каждого отдельного получателя, что сэкономит ваше драгоценное время.

• Делайте шаблоны. Создавайте шаблоны для общих ответов по электронной почте. Например, у вас может быть шаблон «спасибо», шаблон «я скоро свяжусь с вами» и шаблон «давайте назначим встречу».

• Запланируйте время обслуживания. Даже при сортировке и отказе от подписки ваш почтовый ящик и папки могут быть перегружены. Настройте время один раз в месяц или так часто, как вам нужно для вашей конкретной работы, чтобы просматривать и массово удалять все старые, ненужные сообщения, чтобы ваша электронная почта работала бесперебойно.

• Отсканируйте сообщение. Если вы получили особенно длинное сообщение, просмотрите его, а не внимательно прочитайте, чтобы узнать, какой у него уровень приоритета. Затем вы можете решить, следует ли прочитать его полностью сразу или вы можете выделить время позже, чтобы справиться с ним.

• Получить менеджер электронной почты. Рассмотрите возможность использования программы управления электронной почтой, которая поможет вам сканировать, сортировать и управлять особенно активными учетными записями электронной почты.

• Держите список дел. Ведите список дел вне почтового ящика. Вместо того, чтобы хранить электронные письма, которые вам нужно прочитать или ответить на них, в своем почтовом ящике, добавьте строку в свой список дел, указав, какие сообщения вам нужно прочитать или ответить на них, так как это поможет сохранить вашу электронную почту организованной.