Как управлять сложным проектом (с шагами и советами)

Менеджеры проектов, которые организуют и завершают профессиональные проекты, иногда сталкиваются со сложными проектами. Эти проекты имеют определенные характеристики, которые могут сделать их более непредсказуемыми или трудоемкими, чем другие. Если вы отвечаете за управление проектом такого типа, наличие плана, которому вы можете следовать, может помочь вам добиться успеха. В этой статье мы объясним определение сложного проекта и предложим шаги, которые вы можете выполнить для управления этими проектами.

Что такое сложный проект?

Сложный проект — это проект с несколькими слоями и деталями, что придает ему более высокий уровень вовлеченности, чем другие. Управление сложными проектами обычно требует тщательного планирования и тщательной коммуникации, но проекты такого типа не всегда сложны. Термин «сложный» просто означает, что в нем есть факторы, которые делают его уникальным, непредсказуемым или чувствительным ко времени по сравнению с большинством проектов.

Элементы сложного проекта

Вы можете идентифицировать сложные проекты, понимая их общие элементы. Эти типы проектов обычно включают в себя такие характеристики, как:

Ограничения

Некоторые сложные проекты имеют ограничения, которые могут включать сжатые сроки или бюджетные ограничения. В этом случае руководители проектов работают над созданием планов проектов в рамках этих ограничений. Например, менеджер проекта может попросить больше людей, чем обычно, работать над проектом, если у него есть быстрое время выполнения, чтобы помочь ускорить его завершение.

Взаимозависимости

Взаимозависимости — это связи между различными проектами. Наличие взаимозависимостей может сделать проектные решения и планы более сложными, поскольку руководители проектов должны учитывать, как одно действие может повлиять на другое. Проект со взаимозависимостями может потребовать тщательного планирования. Например, менеджер проекта может работать над проектом запуска мобильного приложения, который зависит от результатов текущего проекта обновления веб-сайта компании.

Несколько заинтересованных сторон

Наличие нескольких заинтересованных сторон также может увеличить сложность проекта, поскольку руководителям проектов приходится учитывать множество ожиданий. Например, при запуске программного обеспечения может участвовать целый ряд заинтересованных сторон, включая инвесторов, клиентов и членов проектной группы. Когда в проекте участвует много заинтересованных сторон, тесная коммуникация необходима для того, чтобы каждая заинтересованная сторона была удовлетворена.

Как управлять сложным проектом

Вы можете выполнить следующие четыре шага, чтобы лучше управлять сложным проектом:

1. Напишите план проекта

План проекта может включать важную информацию, такую ​​как роли и обязанности, и вы также можете проиллюстрировать временную шкалу проекта. Вы можете создать план проекта вручную или использовать шаблон или программу в качестве руководства. Смысл написания плана проекта состоит в том, чтобы разбить сложные части вашего проекта на управляемые части. Это может помочь вам упростить проект, облегчив разработку стратегии для его завершения.

2. Ставьте цели

Постановка целей — еще один важный шаг в управлении вашим проектом. Важно четко определить эти цели, чтобы помочь команде проекта понять цели и свою роль в их достижении. Вы можете установить четкие цели для своего проекта, используя структуру целей SMART. SMART — это аббревиатура, которая расшифровывается как:

• Конкретность: постарайтесь четко сформулировать свои цели, чтобы всем участникам проекта было легко их понять.

• Измеримость: вы можете сделать свои цели измеримыми, включив показатели успеха, которые являются количественными показателями того, что вы достигли своих целей.

• Достижимые: важно, чтобы цели были легко достижимыми, чтобы поддерживать мотивацию и уверенность членов команды в их достижении.

• Актуальность: ваши цели должны быть связаны с вашим проектом и более широкой миссией вашего клиента или организации.

• Основанный на времени: включение сроков с целями может помочь вам уложиться в график и закончить проект вовремя.

3. Отслеживайте прогресс

Вы можете использовать свои цели и план проекта, чтобы следить за своим прогрессом в завершении проекта. Чтобы отслеживать свой прогресс, вы можете разработать ключевые показатели эффективности (KPI). Ваши KPI должны применяться к вашему проекту. Например, если вы работаете над маркетинговой кампанией, коэффициент конверсии веб-сайта может быть подходящим KPI. Вы можете использовать свои KPI для измерения результатов и определения своей позиции на временной шкале проекта.

4. Общайтесь со своей командой

Постарайтесь общаться со своей командой, чтобы помочь всем сосредоточиться на достижении целей и завершении проекта. Для проектов более высокого уровня сложности создание центральных каналов связи может помочь информировать всех, кто участвует в проекте. Старайтесь информировать свою команду о ходе проекта и следующих шагах.

Советы по управлению сложным проектом

Вот несколько дополнительных советов по управлению сложным проектом:

Развивайте свои навыки управления проектами

Развитие навыков управления проектами — отличный способ научиться лучше управлять сложными проектами. Чтобы справиться с такими типами проектов, вам могут помочь следующие навыки:

• Лидерство. Лидерские качества могут помочь руководителям проектов вести команды к успешному завершению проектов. Одним из важнейших элементов лидерства является делегирование, потому что может быть важно назначать задачи нужным людям.

• Коммуникация: Управление проектами более высокого уровня сложности требует хорошей коммуникации с членами проектной группы и заинтересованными сторонами. Важно регулярно общаться с этими людьми, чтобы держать всех в курсе.

• Отраслевой опыт. Отраслевой опыт также может помочь руководителям проектов успешно завершить эти проекты. Они могут использовать свой опыт для принятия обоснованных решений по проекту и отвечать на вопросы своих команд.

Постарайтесь быть гибким

Еще один совет по управлению такими проектами — быть адаптируемым, потому что такие типы проектов могут неожиданно измениться. Постарайтесь быть открытым для изменения вашего стиля управления проектом или изменить свои планы, когда ваш проект изменится. В начале вашего проекта постарайтесь установить гибкие процессы, которые вы сможете легко изменить при необходимости.

Ведите тщательную документацию

Наряду с планом проекта постарайтесь вести дополнительную документацию по всему проекту. Рассмотрите возможность записи вашего прогресса в достижении целей и вашего местоположения на временной шкале проекта. Вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта или программы для документирования вашего проекта.

Управляйте рисками

Поскольку сложные проекты могут быть непредсказуемыми, рассмотрите возможность создания плана управления рисками. В этом плане могут быть изложены стратегии и резервные планы для возможных проблем с вашим проектом. Это может помочь вам обеспечить бесперебойную работу проекта даже при возникновении непредвиденных проблем.