Как управлять плотным графиком за 13 шагов

12 августа 2021 г.

График занятости может включать в себя длинные списки небольших задач, меньшее количество, но очень сложных задач или их комбинацию. Существует множество стратегий управления плотным графиком, которые могут помочь обеспечить своевременное выполнение задач. Если у вас плотный график, некоторые из этих советов помогут вам более эффективно управлять своим временем и выполнять важные задачи. В этой статье мы обсудим важность управления загруженным графиком и предложим 13 способов управления своим плотным графиком.

Почему важно управлять плотным графиком?

Важно управлять плотным графиком, чтобы повысить эффективность и производительность. Внедрение эффективных методов управления временем и планирования может помочь вам оптимизировать рабочий день для достижения максимальной производительности. Управление плотным графиком может показать нынешним и будущим работодателям вашу способность организовывать свои усилия, самостоятельно контролировать свои задачи и выполнять как сложные, так и простые обязанности своевременно и качественно.

Как справиться с плотным графиком

Вот 13 стратегий, которые вы можете попробовать организовать в своем напряженном графике:

1. Разделяйте большие задачи на более мелкие

Если выполнение проекта может занять часы, дни, недели или больше, вы можете попробовать разделить этапы проекта. Это может помочь вам насладиться серией небольших достижений и медленно продвигаться к основной цели. Вы также можете избежать чувства перегруженности, выполняя сложную задачу небольшими и простыми шагами. Например, если вам нужно подготовить руководство для сотрудников на 50 страниц, вы можете разбить руководство на главы и разделы внутри каждой главы. По мере того, как вы завершаете каждый раздел, вы продвигаетесь к завершению целого.

2. Расставьте приоритеты

Расстановка приоритетов в работе может помочь вам в первую очередь выполнить самые важные задачи, что поможет снять чувство стресса или неуверенности. Есть много способов приоритизировать задачи, например, по ближайшим срокам, важности клиента, личной важности для вас и особым запросам руководства. Выполнив эти высокоприоритетные задачи в первую очередь, вы можете обнаружить, что чувствуете меньше напряжения в течение рабочего дня, потому что самая срочная работа уже выполнена.

3. Следите за своим временем

Отслеживание времени, которое требуется вам для выполнения каждой задачи, может помочь вам лучше понять области вашего расписания, которые требуют внимания. Вы можете вести письменный журнал или использовать приложение для отслеживания времени, чтобы отслеживать, сколько времени вы тратите на разные вещи.

Как только вы узнаете, где вы проводите свое время каждый день, вы можете подумать о том, нужно ли вам изменить какие-либо части вашего распорядка дня. Вы можете более строго контролировать свое время, устанавливая сроки для своих задач. Иногда установление дедлайна может побудить вас выполнять задачи быстрее. Вы можете установить таймер, чтобы напоминать себе о переходе к следующей задаче. Если вы заметили, что откладываете дела в определенное время, подумайте о том, чтобы совместить свое расписание с временем, когда вы обычно менее продуктивны, чтобы оптимизировать это время.

4. Планируйте встречи стратегически

Существуют стратегии, позволяющие сократить количество времени, которое вы проводите на собраниях, при этом гарантируя достижение поставленных целей. Вы можете решить, требует ли тема личной встречи или вы можете организовать виртуальный или телефонный разговор, чтобы сократить время на дорогу.

Если собрание необходимо, вы можете сократить количество времени, которое занимает собрание, отправив повестку дня заранее, установив строгое расписание, включая время окончания, напомнив участникам об оставшемся времени и сохранив относительно небольшое количество присутствующих. . С меньшим количеством людей каждый может поделиться своим мнением за относительно меньшее время, и вам может быть легче поддерживать беседу по задаче.

5. Установите достижимые ожидания производительности

Если у вас плотный график, может быть полезно установить достижимые, реалистичные ожидания. Иногда попытка выполнить слишком много задач или выполнить все идеально может привести к задержкам. При составлении расписания постарайтесь быть максимально честным и реалистичным в отношении своих возможностей. Ваши возможности могут варьироваться в зависимости от дня, поэтому важно каждое утро уделять немного времени, честно размышляя о том количестве дел, которые вы можете разумно ожидать выполнить.

6. Делегируйте или отдавайте часть своих задач на аутсорсинг

В некоторых случаях вы можете найти другого человека, который может выполнять часть или все ваши задачи, чтобы помочь вам сосредоточиться на других обязанностях. В зависимости от вашей должности вы можете определить, кто может взять на себя некоторые из ваших обязанностей, и назначить им задачи.

Вы также можете заплатить стороннему человеку за выполнение некоторых ваших задач, чтобы освободить свое рабочее время. Одним из примеров может быть найм помощника, который будет управлять вашим расписанием и проверять вашу электронную почту, а также предупреждать вас о срочных и отвечать на другие.

7. Примите объем работы, с которым вы реально справитесь

Вы можете чувствовать давление, чтобы взять на себя больше работы, чем вы можете реально выполнить. Это может произойти, если вы хотите произвести впечатление на менеджеров на новой должности или если вас рассматривают для продвижения по службе. Взятие на себя большего объема работы, чем вы реально можете выполнить, иногда может привести к снижению общей производительности, например к нарушению сроков и снижению качества работы.

Чтобы избежать этого, вы можете обратиться к своему расписанию и подумать, можете ли вы работать над новой задачей в соответствии со своими стандартами. Если вы чувствуете, что не можете выполнить задание, честно изложите свои причины, когда уважительно отказываетесь. Избирательность в отношении работы, которую вы берете, может помочь вам уложиться во все сроки и выполнить свои обещания.

8. Ведите централизованный график

Возможно, вам будет полезно подготовить единый график, в котором вы будете хранить все свои ежедневные, еженедельные, ежемесячные и долгосрочные задачи. Имея все свои задачи в одном месте, вам может быть проще быстро проверить, что вам нужно сделать, и есть ли у вас время для выполнения дополнительных задач. Этот график может быть цифровым или физическим, в зависимости от того, что вы считаете наиболее удобным. Вы можете дополнительно упорядочить расписание, пометив задачи цветом по срочности, типу или сроку выполнения.

9. Групповые задания

Вы можете повысить свою эффективность и быстрее выполнять свои задачи, выполняя связанные или похожие задачи одновременно. Объединение связанных задач вместе может повысить эффективность и производительность, поскольку может быть проще переключаться между задачами, требующими одного и того же типа работы. Это может включать в себя такие вещи, как ответы на электронные письма, наброски лекций, оценивание заданий или составление расписаний. Например, вы можете выделить время в последний понедельник каждого месяца, чтобы составить бюджет для всех отделов, за которыми вы следите.

10. Используйте неизбежные простои

В течение дня вы можете столкнуться с периодами, когда у вас нет конкретной работы, пока вы ждете начала следующей задачи. Например, вы можете ехать на поезде или у вас может быть 10- или 15-минутный перерыв между серией встреч. Вы можете использовать это время, например, отвечая на электронные письма или читая короткие статьи.

Подумайте о том, чтобы заранее подготовить список небольших задач, которые вы можете выполнить в эти периоды свободного времени. Со временем эти второстепенные задачи могут составить значительное количество продуктивного времени, которое в противном случае вы могли бы использовать неэффективно.

11. Планируйте каждый день

Некоторым людям полезно составить ежедневное расписание, чтобы убедиться, что они выполняют все важные задачи каждый день. Вы можете составить расписание на следующий день в конце текущего рабочего дня, вечером перед сном, утром, когда вы пьете кофе, или в любое другое время, когда вы чувствуете себя наиболее готовым подумать о задачах на следующий день.

Когда вы составляете свой график, есть несколько стратегий, которые вы можете попробовать, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Вы можете организовать свои задачи так, чтобы они подходили к тому времени, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивным. Например, некоторые люди чувствуют себя наиболее энергичными утром, некоторые — после обеда, а некоторые — вечером. Вы можете расположить свои задачи таким образом, чтобы сначала выполнять сложные или комплексные задачи, а к концу дня выполнять задачи, которые вам больше нравятся. Или можно поставить задачу, которая займет больше всего времени на начало дня.

12. Избегайте отвлекающих факторов

Максимально используя свое время, важно ограничивать и избегать отвлекающих факторов. Вы можете столкнуться с тем, что ваш рабочий процесс прерывается из-за текстовых или электронных уведомлений или из-за того, что сотрудники входят в ваш офис. В этих случаях вы можете не отвлекаться от своих текущих задач и попытаться повысить свою эффективность, переведя телефон в беззвучный режим, приостановив работу почтового ящика, надевая наушники, чтобы показать, что вы заняты, или закрыв дверь своего офиса.

13. Делайте перерывы

Хотя прокрастинация может быть проблемой, если она снижает вашу эффективность и продуктивность, запланированные перерывы могут быть полезны по многим причинам. Если вы планируете перерывы и используете их, чтобы расслабиться, поесть, заняться личными делами или подумать о других вещах, помимо работы, вы можете обнаружить, что у вас больше энергии и концентрации, когда придет время снова работать. Ключ в том, чтобы запланировать эти перерывы и сделать их ограниченными по времени, чтобы они не превратились в инструмент прокрастинации.