Как стать офицером протокола за 5 шагов (с часто задаваемыми вопросами)

25 апреля 2022 г.

Если вы ищете важную должность, которая может включать в себя широкий спектр обязанностей в различных отраслях, вам может подойти карьера офицера протокола. Эти профессионалы следят за протоколами и стандартами, которых придерживаются другие в их отрасли во время встреч, церемоний и других мероприятий, чтобы уважать традиции и проявлять вежливость. Изучение протокольных офицеров может помочь вам решить, подходит ли вам эта профессия. В этой статье мы определяем, что такое офицер протокола, объясняем, что он делает, намечаем шаги, чтобы им стать, и отвечаем на некоторые распространенные вопросы об этой роли.

Что такое протокольный офицер?

Сотрудник протокола — это профессионал, который работает с организацией, чтобы определить процедуры проведения собраний и мероприятий. Эти профессионалы могут работать в самых разных отраслях, но их работа в первую очередь направлена ​​​​на создание стандартов протокола, которые поддерживают традиции и гарантируют, что участники будут проявлять вежливость и уважение. Например, офицеры протокола часто работают в таких учреждениях, как военные, правительство, высшие учебные заведения или международные компании. Они могут устанавливать протоколы для таких мероприятий, как церемонии продвижения по службе или выпускные экзамены в колледжах. Работая на правительство или корпорацию, сотрудники протокола могут определять процедуры для участников, встречающихся с представителями иностранных государств.

Что делает протокольный офицер?

Ежедневные обязанности офицера протокола могут сильно различаться в зависимости от его отрасли, опыта и потребностей организации, в которой он работает. Например, работа протокольного офицера, работающего на армию, может существенно отличаться от работы на корпорацию. В то время как офицер военного протокола может иметь опыт работы в армии и использовать свое знание традиций для написания процедур для определенных церемоний, тот, кто работает в корпорации, может тратить свое время на разработку протоколов на рабочем месте. Вот некоторые из различных обязанностей протокольных офицеров:

• Консультирование участников по таким темам, как этикет перед церемониями или во время официальных визитов, например, поклон или обмен подарками при встрече с иностранными представителями

• Вежливое общение путем подготовки приветственных писем, вежливых телефонных звонков или отправки небольших подарков, чтобы поблагодарить или поприветствовать других

• Планирование мероприятий, таких как встречи или планирование поездок, с использованием таких навыков, как здравый смысл и межличностные переговоры.

• Проведение последующих мероприятий с посетителями и гостями, чтобы выразить признательность за их время и установить с ними давние позитивные отношения.

• Изучение традиций и культурных ожиданий для планирования мероприятий или церемоний с надлежащим учетом этикетных ожиданий присутствующих.

• Выявление потенциальных рисков безопасности для мероприятий, организации поездок или встреч и создание планов безопасности для снижения этих рисков.

• Организация пресс-конференций и релизов для публичных мероприятий

• Организация поездок, транспорта и размещения гостей, включая планирование и составление графиков их визитов.

• Управление конфиденциальными записями для защиты конфиденциальности посетителей и гостей, особенно в отраслях, связанных со встречами с очень важными дипломатами.

• Оставаться доступным, чтобы отвечать на вопросы посетителей и отвечать на запросы по мере необходимости во время их пребывания

Как стать протокольным офицером

Шаги для того, чтобы стать офицером протокола, также могут значительно различаться между офицерами в разных отраслях. Хотя в некоторых отраслях предпочитают кандидатов с высшим образованием, оно не всегда необходимо. Наличие опыта работы в отрасли или квалификация, чтобы консультировать других по традициям определенной культуры, также могут быть путями к роли в этой профессии. Вот несколько шагов, которые следует учитывать, если вы хотите начать карьеру в качестве офицера протокола:

1. Подумайте, каким протокольным офицером вы хотите стать

Поскольку протокольные офицеры могут выполнять ряд обязанностей в зависимости от выбранной ими отрасли, выбор того, каким протокольным офицером вы хотите стать, важен для определения вашего карьерного пути. Например, некоторым офицерам протокола не нужно получать высшее образование, но им может потребоваться несколько лет соответствующего опыта для выполнения своих функций. Примером этого может быть консультант по культуре, который имеет диплом средней школы и опыт проживания в двух или более странах, где они узнали о конкретных местных обычаях и ожиданиях. В этом случае их опыт определяет их роль.

2. Изучите требования к офицерам в предпочитаемой вами отрасли.

Определив, в какой отрасли вы хотите работать, начните изучать типичные требования к профессионалам на этой должности. Например, офицерам военного протокола, скорее всего, потребуется непосредственный военный опыт, прежде чем они смогут претендовать на свои должности. Тем, кто работает в государственных органах, может понадобиться высшее образование, чтобы показать свою профессиональную квалификацию для работы с высокопоставленным персоналом и иностранными представителями. У протокольных офицеров, работающих в частных организациях, могут быть менее жесткие требования, хотя, скорее всего, это будет зависеть от конкретных потребностей компании. Например, соответствующий культурный опыт может подходить для одних должностей, в то время как для других требуется образование.

3. Подумайте о получении высшего образования

Если это необходимо или желательно в интересующей вас отрасли, рассмотрите возможность получения высшего образования. Получение степени бакалавра или выше по соответствующему предмету может дать вам основу знаний, необходимых для достижения успеха в вашей роли. Некоторые степени могут помочь вам освоить специальные навыки для определенных ролей протокольных офицеров, в то время как получение более общей степени может показать вашу приверженность своему образованию, что может положительно отразиться на вашем заявлении о приеме на работу. Несколько степеней бакалавра, которые могут принести пользу вашей карьере офицера протокола, могут включать международный бизнес, коммуникации, планирование мероприятий, гостеприимство, политологию, менеджмент или иностранный язык.

4. Получите соответствующий отраслевой опыт

Получение опыта в отрасли важно для получения квалификации, необходимой для работы протокольным офицером. Путь к получению соответствующего опыта также может зависеть от вашей отрасли занятости. Например, офицер военного протокола обычно требует военного опыта. Поскольку служба в армии знакомит вас с традициями, ожиданиями и историей военных учреждений, этот опыт важен для правильного контекста для выполнения роли офицера протокола.

Для сравнения, работа в государственном учреждении или международной бизнес-организации может потребовать от вас опыта работы с людьми из определенной культуры. Разделение этой культурной идентичности или получение опыта работы с людьми из этой культуры с помощью других средств может быть ценным для вас в этой профессии. Например, если вы студент, подумайте об обучении за границей, чтобы узнать больше о культурных различиях и получить навыки межличностного общения для работы с людьми из разных слоев общества.

5. Вступите в профессиональную организацию, чтобы продвинуться по карьерной лестнице.

Сотрудникам по протоколу может быть полезно стать членами профессиональной организации, такой как Международная ассоциация консультантов и офицеров по протоколу. Организации, подобные этой, предлагают возможности для тех, кто хочет общаться, продолжать свое образование и заниматься профессиональным развитием. Как член профессиональной организации вы получаете доступ к возможностям обучения и обучения, сетевым мероприятиям, информационным бюллетеням и другим ресурсам, которые могут принести пользу вашей карьере. Некоторые организации также могут проводить конференции, на которых вы можете присутствовать или выступать, чтобы узнать больше о текущих событиях в отрасли и поделиться своим собственным опытом или результатами исследований.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.

Часто задаваемые вопросы о том, как быть протокольным офицером

Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о протокольных офицерах:

Какие навыки нужны протокольным офицерам?

Офицерам протокола часто требуется сочетание социальных и технических навыков. Вот некоторые из наиболее важных навыков для профессионалов в этой роли:

• Коммуникация: Хорошие коммуникативные навыки важны для офицеров протокола, потому что они должны формировать ожидания относительно хорошего этикета на важных мероприятиях и церемониях. Они также координируют события и должны общаться с несколькими заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить бесперебойную работу мероприятий.

• Организация: организационные навыки позволяют протокольным офицерам координировать договоренности между несколькими сторонами и следить за соблюдением графиков. Например, при планировании международных поездок для членов бизнес-команды сотрудники протокола должны работать с несколькими группами для управления транспортом, размещением и маршрутами.

• Культурная компетентность: для протокольных офицеров, работающих с международными представителями, важна культурная компетентность. Это включает в себя понимание культурных различий и использование этих знаний, чтобы все участники чувствовали себя желанными, удобными и уважаемыми, несмотря на их различное происхождение.

• Этикет: Этикет относится к хорошим манерам и вежливому поведению в определенных обстоятельствах. Хороший этикет часто включает в себя культурную осведомленность и понимание различных социальных контекстов, чтобы применять правильный уровень вежливости в данной ситуации.

• Знание традиций: в некоторых ролях сотрудники протокола должны знать традиции, которые могут повлиять на церемонии и мероприятия. Заинтересованность в изучении традиций учреждения и их применении может помочь вам почувствовать мотивацию и энтузиазм в отношении своей роли.

Где работают протоколисты?

Офицеры протокола могут работать в различных учреждениях. Они часто работают в государственных организациях, где помогают членам различных правительственных ведомств планировать поездки и проводить мероприятия с участием иностранных представителей. Должностные лица, работающие в компаниях, занимающихся международной деятельностью, могут выполнять те же обязанности, что и лица, занимающие государственные должности. Университеты также часто нанимают протокольных офицеров, которые помогают им планировать церемонии и мероприятия, подчеркивающие традиции кампуса. Кроме того, сотрудники протокола в университетах могут работать с иностранными студентами или приглашенными профессорами, чтобы помочь им почувствовать себя желанными. Офицеры военного протокола соблюдают нормы и традиции воинских церемоний.

Какова рабочая среда для протокольных офицеров?

Поскольку сотрудники протокола работают в разных отраслях, условия их работы могут различаться. Хотя многие протокольные сотрудники проводят большую часть своего дня, работая в офисе, некоторые могут путешествовать, чтобы сопровождать представителей, ведущих бизнес на международном уровне. Кроме того, протокольные сотрудники часто посещают мероприятия и церемонии, которые они планируют, чтобы координировать мероприятие, обеспечивать его бесперебойную работу и помогать гостям и персоналу, присутствующему на мероприятии. По этой причине они могут работать вне обычного рабочего времени. Офицеры протокола также проводят большую часть своего рабочего дня, общаясь с другими людьми, будь то планирование мероприятий и поездок или предоставление культурно значимых советов в поездке.