Как сравнивать электронные таблицы Excel (с полезными советами)

8 апреля 2022 г.

Использование электронных таблиц Excel может помочь вам хранить, анализировать и сравнивать ценные данные и информацию. Обучение успешному использованию Excel может повысить вашу способность использовать его многочисленные полезные функции и возможности. Если у вас есть Office профессиональный плюс 2013, 2016, 2019 или Microsoft 365 для предприятий, вы можете использовать программу Spreadsheet Compare для одновременного изучения двух книг. В этой статье мы объясняем причины использования этой функции, предлагаем руководство по сравнению электронных таблиц Excel и делимся советами, которые вы можете использовать для достижения максимального успеха в программе.

Причины для сравнения электронных таблиц Excel

Существует множество причин, по которым вам может понадобиться просмотреть и сравнить содержимое нескольких электронных таблиц. Вы можете использовать средство сравнения электронных таблиц, чтобы просмотреть информацию в двух книгах и изучить их построчно. Вот некоторые функции, которые могут помочь вам в сравнении электронных таблиц:

Чтобы найти потенциальные проблемы

Функция сравнения позволяет проверять значения и формулы, чтобы убедиться, что вся информация в вашей книге верна. Например, если вы вручную вычисляете отдельные значения в одной книге, но используете формулу для вычисления значений в другой, вы можете использовать вычисленные значения для проверки точности значений, сообщаемых вручную. Функция сравнения также может упростить поиск таких вещей, как неверные формулы или неправильно введенные значения.

Чтобы обнаружить различия

Когда вы сравниваете две версии одной и той же книги, функция сравнения может помочь вам выявить любые несоответствия между ними. Например, если вы используете обновленный документ или хотите убедиться, что страница, которой вы делитесь, совпадает с чужими записями, вы можете использовать функцию сравнения электронных таблиц. Программа может создать отчет о ваших данных, чтобы определить любые изменения или проблемы, которые она находит.

Сравнение двух книг

Вы также можете использовать эту функцию для изучения двух разных книг. Вы можете указать тип различий, которые вы ищете, чтобы программа запускала отчет о чем-то конкретном. Просматривая различия между ячейками, вы можете легче оценить любые изменения или несоответствия значений ячеек.

Как сравнивать электронные таблицы Excel

Если вы пытаетесь сравнить электронные таблицы Excel, вы можете предпринять следующие шаги:

1. Выберите «Сравнить файлы».

Чтобы использовать функцию сравнения электронных таблиц, найдите домашнюю вкладку в программе Excel. В появившемся диалоговом окне выберите «Сравнить файлы». Значок выглядит как две таблицы Excel с волшебной палочкой и волшебной пылью поверх нее.

2. Выберите синий значок папки

Затем на небольшом всплывающем экране с надписью «Сравнить файлы» выберите синий значок папки справа от поля «Сравнить:». Это включает функцию поиска, поэтому вам не нужно вводить имя файла вручную. Вы можете использовать синий значок папки, чтобы просмотреть свои файлы и найти файл, который вы хотите сравнить. Если у вас нет файла, сохраненного на вашем компьютере, вы также можете ввести веб-адрес общего файла в поле «Сравнить:», а не выбирать синий значок.

3. Найдите другой файл, используя зеленый значок папки.

Рядом с полем «Кому:» найдите зеленую папку с файлами, чтобы просмотреть сохраненные файлы для второй электронной таблицы. Вы также можете ввести сохраненный веб-адрес вручную, если вашего файла нет на вашем компьютере. Вы можете запустить отчет по файлам с тем же именем, если вы сохранили эти файлы в отдельных папках на вашем компьютере.

6. Выберите, что вы хотите сравнить

Из вариантов на левой панели экрана выберите элементы, которые вы хотите, чтобы программа сравнила. Вы можете выбрать один из форматов ячеек, формул, макросов и других вариантов, или вы можете выбрать «Выбрать все», который может сканировать электронные таблицы на наличие всех доступных различий. Чтобы запустить сравнение, выберите «ОК». Это позволяет вам видеть результаты вашего сравнения в сетке с двумя панелями. Различные цветовые выделения соответствуют четким изменениям, выявленным программой.

Советы по сравнению электронных таблиц Excel

Вот несколько советов, которые помогут вам добиться максимального успеха при сравнении электронных таблиц Excel:

Начните с вашего старого файла

При вводе электронных таблиц, которые вы хотите сравнить, начните с более старого файла. Это может упростить организацию вашей работы, особенно если ваши два файла имеют одно и то же имя. Вы можете видеть, что изменения в старом файле отображаются в левой части экрана, а изменения в новом файле — в правой части экрана. Соблюдение порядка организации и использования файлов может помочь вам вносить обновления в правильный документ или избегать изменения основного документа.

Убедитесь, что ваши файлы не защищены паролем

При запуске сравнения вы можете получить сообщение об ошибке «Невозможно открыть книгу». Если это произойдет, возможно, одна из ваших книг защищена паролем. Чтобы исправить это, выберите «ОК», а затем введите пароль для книги Excel. Чтобы не делать этого каждый раз, когда вы открываете файл, вы можете сохранить пароли в программе Excel на своем компьютере, используя функцию надстройки Inquire. Эта функция позволяет вам ввести свой пароль и добавить описание.

Поймите, как интерпретировать ваши отчеты

Найдите минутку, чтобы ознакомиться с шаблонами выделения, которые использует программа. Если вы хотите сравнить больше или меньше, вы можете изменить настройки, чтобы просмотреть различные сведения в ваших книгах или электронных таблицах. Для просмотра нескольких электронных таблиц перемещайтесь между страницами с помощью горизонтальной полосы прокрутки в нижней части экрана. Вы также можете вносить коррективы, например изменять размер ячеек, чтобы они соответствовали размеру экрана, если изначально они кажутся слишком узкими.

Используйте надстройку Excel Inquire

Помимо возможности сохранять пароли для защищенных книг, надстройка Inquire предлагает другие полезные функции, полезные для сравнения файлов. Чтобы использовать надстройку, выполните следующие действия:

1. Выбрать файл.”

2. Выберите «Параметры».

3. Нажмите «Надстройки».

4. Рядом со словом «Управление:» выберите в раскрывающемся меню пункт «Надстройки Com».

5. Нажмите «Перейти».

6. Установите флажок рядом с «Запросить надстройку».

7. Нажмите «ОК».

Эта функция может помочь вам взглянуть на отношения между ячейками, рабочими листами и другими рабочими книгами. Он также позволяет выполнять такие функции, как сохранение паролей и удаление нежелательного форматирования с рабочего листа.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.