Как справляться с узкими местами в управлении проектами

Узкие места влияют на рабочий процесс в проекте и создают различные проблемы для менеджеров проектов, особенно когда они сталкиваются с нехваткой времени. Эти ситуации могут быть как долгосрочными, так и краткосрочными. В этой статье мы обсудим и определим узкие места в управлении проектами, их последствия и способы успешного управления такими ситуациями.

Что является узким местом в управлении проектами?

Узкое место — это этап проекта, который тормозит или полностью останавливает последующие задачи и результаты. На этом этапе нагрузка больше, чем может выдержать производственный процесс. Узкие места вызывают неэффективность, что приводит к задержкам или увеличению производственных затрат. Термин «узкое место» сравнивает такие ситуации с самыми узкими частями бутылки. Горлышко бутылки замедляет поток жидкости из-за застоя.

Компании имеют более высокий риск столкнуться с узким местом при запуске нового продукта или производственного процесса из-за недостатков, которые могут возникнуть. Ситуации узких мест могут быть краткосрочными или долгосрочными. Краткосрочное узкое место — это временная ситуация, которая редко приводит к каким-либо значительным последствиям. Долгосрочные узкие места возникают в течение длительного времени и значительно замедляют производство.

Типы узких мест

Важно понимать типы узких мест, чтобы точно анализировать, диагностировать и управлять такими ситуациями. Дополнительные проблемы могут возникнуть, если вы неправильно определите проблему как узкое место. Существует два основных типа узких мест в управлении проектами:

Узкое место на основе исполнителя

Узкое место, связанное с исполнителем, возникает, когда отдельный человек или группа в рамках проекта обеспечивают ограниченную производительность. Это не обязательно означает, что члены вашей команды работают недостаточно усердно — это может произойти из-за слишком большой нагрузки на члена команды или на всю группу. Это может быть признаком увеличения рабочей силы, потому что она слишком растянута. Узкие места, связанные с производительностью, также возникают из-за некоторых понятных обстоятельств, таких как отпуск члена команды по болезни.

Системные узкие места

Системные узкие места возникают из-за медленных, старых или устаревших машин. Они также могут быть вызваны инфраструктурой, программным обеспечением, приложениями и неэффективными системами. Важно просмотреть журналы вашего проекта, чтобы тщательно выявить системные узкие места.

Каковы последствия узкого места в управлении проектами?

Узкие места в управлении проектами влияют на рабочий процесс и ход проекта. Они также вызывают другие эффекты, такие как:

• Незавершенная работа

• Длительное время ожидания

• Снижение эффективности

• Потеря дохода

• Недовольные клиенты

• Пустая трата продуктивного времени

• Высокий уровень стресса

• Снижение боевого духа команды

Каковы основные причины узких мест в управлении проектами?

Узкие места возникают по разным причинам, некоторые из которых могут включать:

Единый источник

Единый источник — это когда проект или бизнес в значительной степени зависят от одного поставщика. Это увеличивает риск возникновения узких мест, потому что, если у поставщика возникают какие-либо проблемы, это влияет на ваши операции. Например, если у поставщика есть задержки с доставкой, работа вашего проекта может замедлиться и остановиться. Лучшее решение, позволяющее избежать узких мест при работе с одним поставщиком, — это привлечь нескольких поставщиков. Это также помогает иметь резервный запас на случай задержек.

Плохая интеграция технологий

Плохая интеграция технологий и инфраструктуры также может привести к узким местам. Существует плохая интеграция технологий, когда поставщику не хватает технологий, которые должным образом соответствовали бы вашим потребностям. Например, им может не хватать надлежащей инфраструктуры информационных технологий, что приводит к неожиданному увеличению времени выполнения заказа. Отсутствие у вашей компании технологической инфраструктуры также может стать причиной узких мест, поскольку производственный процесс замедлится или остановится.

Отсутствие планирования

Отсутствие надлежащего планирования может вызвать узкие места из-за неожиданных проблем. Например, разрозненность планирования создает узкие места. Это происходит, когда различные группы или отделы в проекте планируют свою деятельность независимо друг от друга. Важно избегать разрозненности планирования и узких мест, координировать свои действия с соответствующими подразделениями, чтобы избежать нежелательных сбоев.

Низкая видимость

Низкая видимость возникает, когда вы не имеете полного представления обо всех деталях проекта, включая сырье, запасы и процесс. Отсутствие планирования и надлежащего мониторинга может привести к снижению видимости вашего проекта. Менеджер проекта должен провести тщательную оценку и хорошо общаться с различными командами и отдельными лицами, чтобы избежать узких мест с низкой видимостью.

Проблемы командной работы и проблемы сотрудничества

Могут быть различные барьеры и проблемы, которые мешают командной работе. Некоторые члены команды могут не полностью выполнять свои обязанности, не иметь навыков, необходимых команде, плохо управлять командой и иметь неясные обязанности. Важно устранить все проблемы и барьеры для совместной работы, чтобы избежать узких мест.

Сотрудничество имеет некоторое сходство с командной работой, но они совершенно разные. В командной работе люди работают вместе, но вы также должны думать вместе в сотрудничестве. Сотрудничество происходит, когда члены из разных отделов организации собираются вместе, чтобы объединить идеи каждого из своих подразделений в единую подвижную картину. Все участники сотрудничества являются равноправными партнерами, и их коллективные усилия напрямую помогают создать конечный продукт.

Как успешно локализовать узкие места

Следующие шаги помогут вам успешно устранить узкое место в управлении проектами:

1. Действуйте быстро

Узкие места вызывают цепную реакцию в вашем производстве, а это может привести к игнорированию сроков, смене графиков и возникновению негативных эмоций у сторон, участвующих в проекте. Можно действовать быстро, чтобы сдержать цепную реакцию, прежде чем она повлияет на другие части проекта или его результаты.

2. Управляйте проблемами совместной работы

Важно управлять любыми проблемами совместной работы в вашей команде, чтобы справиться с узким местом. Сотрудничество важно для успешного выполнения операций из разных частей организации. Проблемы совместной работы — это факторы, которые создают препятствия для создания совместной рабочей среды. Ниже приведены некоторые распространенные проблемы и способы их эффективного решения:

Коммуникационные трудности

Сотрудничество процветает на рабочем месте с открытой культурой общения. Трудности в общении в основном возникают из-за отсутствия единой коммуникационной платформы или когда члены чувствуют, что они не могут открыто выражать свое мнение или идеи. Руководителю проекта важно инвестировать в эффективные инструменты коммуникации, вовлекать членов команды и создавать возможности для открытого обсуждения.

Неясное видение проекта

Проблемы сотрудничества также могут возникать из-за неясных целей. Члены команды будут работать бездумно, что снижает их мотивацию, производительность и эффективность. Неясное видение также мешает руководителю проекта делегировать обязанности членам команды. Чтобы этого избежать, можно назначать регулярные встречи, на которых анализируются и переоцениваются цели.

Доверие между членами команды

Доверие – ключевой фактор успешного сотрудничества. Чтобы завоевать доверие, требуется время, но это также создает здоровую и эффективную рабочую среду, которая способствует синергии, росту и продуктивности. Менеджер проекта может выступать за активное общение и помогать членам команды устанавливать четкие границы и цели для укрепления доверия.

Негативное мышление сотрудников

Негативное мышление сотрудников препятствует сотрудничеству и создает узкие места, поскольку пессимизм может легко распространиться на других участников. Примером негативного мышления сотрудника является постоянное восприятие задач как невыполнимых или очень сложных и ощущение, что вы не справитесь с этой задачей. Менеджер проекта может управлять негативным мышлением сотрудников, поощряя их к позитивному и творческому мышлению.

Несоблюдение или нерешительность сотрудников

Некоторые сотрудники предпочитают работать в одиночку, что мешает сотрудничеству. Такие члены команды могут упустить идеи от других, которые могут оптимизировать их работу. Они также могут сопротивляться изменениям, что приводит к возникновению узких мест. Менеджер проекта может представить платформу для совместной работы, чтобы помочь справиться с несоблюдением требований. Вы также можете дать им время привыкнуть к работе с другими.

3. Сосредоточьтесь на качестве

Существует соблазн использовать ярлыки в проекте. Обычно требуется более короткий маршрут, особенно если представлена ​​​​огромная рабочая нагрузка. Отсутствие качества в вашем продукте или производственном процессе обычно приводит к долгосрочным узким местам. Для обеспечения качества может потребоваться время, но сосредоточение внимания на качестве имеет лишь временные узкие места. Существуют методы производства, которые в значительной степени сосредоточены на их продуктах и ​​​​услугах. Например, бережливое производство сильно зависит от качества, и производитель обычно проверяет его в конце производственного цикла.

4. Ограничьте незавершенную работу

Стадия незавершенного производства вашего проекта имеет решающее значение для устранения узких мест. Менеджер проекта должен следить за тем, чтобы стадия незавершенного производства не требовала слишком много или слишком мало работы. Это позволяет управлять очередью. Это также вызывает меньше стресса, а производственные задачи становятся менее сложными.

5. Увеличение ресурсов

Увеличение ресурсов — это быстрый и эффективный способ минимизировать ресурсы. Например, если ваша команда занята, вы можете нанять подрядчика или фрилансера, чтобы помочь с некоторыми задачами. Вы также можете подготовить чрезвычайный бюджет для устранения узких мест.

6. Примите меры по предотвращению узких мест

Лучший способ избежать узких мест — принять некоторые превентивные меры. Определите наиболее важные задачи в вашем проекте и сосредоточьтесь на лучших способах их выполнения. Вы также можете соответствующим образом распределять свои ресурсы, в том числе выбирать оборудование для задач и назначать задачи членам команды.