Как создавать и развивать рабочие процессы проекта (плюс советы)

17 марта 2022 г.

Если вы заинтересованы в повышении производительности или эффективности процессов в своем бизнесе, создание и разработка рабочих процессов проекта может помочь повысить эффективность вашей практики. Создание рабочих процессов проекта дает сотрудникам рекомендации о том, какие шаги следует предпринять при работе над повторяющимися производственными задачами, и помогает им понять, как обрабатывать различные сценарии, которые могут возникнуть, если в процессе рабочего процесса возникают определенные ситуации. Вы можете разрабатывать рабочие процессы для одноразовых проектов и проектов, которые представляют собой непрерывный повторяющийся процесс для вашего бизнеса.

В этой статье мы обсудим создание, разработку и контроль рабочих процессов проекта, в том числе определение того, что такое рабочий процесс проекта, перечислим шаги по созданию и разработке рабочих процессов проекта, изучим, как определить рабочие процессы, и поделимся советами по контролю рабочих процессов проекта.

Что такое рабочие процессы проекта?

Рабочие процессы проекта — это структуры, созданные как шаблоны повторяющихся действий с целью эффективного масштабирования производительности проектов и рабочих процессов. Это способ набросать задачи и шаги, необходимые для завершения проектов. Они определяют, какие действия происходят на протяжении всего проекта, и порядок выполнения каждого действия для успешного завершения проекта. Как правило, рабочие процессы проекта состоят из четырех элементов:

• Актеры: элемент актеров — это роли, которые играет каждый член команды, или какие обязанности им назначены.

• Действия: Элемент действий — это задачи или шаги, которые необходимо выполнить в рамках вашего рабочего процесса.

• Результаты. Элемент результатов — это результаты, достигнутые в результате выполнения действия в рабочем процессе.

• Состояние: элемент состояния — это текущий статус проекта и количество завершенных действий по сравнению с тем, сколько действий осталось выполнить. Это способ сохранить контроль над проектом при переходе от действия к действию.

Рабочие процессы проекта могут указывать направление для нескольких рабочих сценариев и подход к шагу, если имеет место определенный сценарий. Например, если шаг в рабочем процессе включает обновление веб-сайта вашей компании, то может быть отдельный шаг для обновления текста на вашем сайте и для обновления медиафайлов на вашем сайте. Предоставление подробного рабочего процесса обеспечивает прозрачность для сотрудников в отношении предпочтительных для бизнеса методов успешного завершения проекта, а просмотр и обновление текущих рабочих процессов по мере необходимости может привести к дополнительному повышению производительности.

Как создавать и развивать рабочие процессы проекта за 10 шагов

При создании и разработке рабочих процессов проекта рассмотрите следующие шаги:

1. Определите тип рабочего процесса

В зависимости от проекта существует два типа рабочих процессов, которые следует учитывать при создании собственного рабочего процесса. Тип рабочего процесса может зависеть от вашего проекта, запросов клиентов, возможностей проектной команды или возможностей бизнеса. Два типа рабочих процессов, которые следует учитывать, включают:

• Рабочие процессы кейса: рабочие процессы кейса требуют исследования и планирования, чтобы наметить действия, необходимые для достижения желаемого результата вашего проекта. Они менее распространены, чем рабочий процесс для бизнеса.

• Рабочие процессы процессов. В рабочих процессах процессов есть повторяющиеся задачи, и каждая задача является обозримым продолжением предыдущей задачи. Их можно использовать повторно, и команды осведомлены о логических шагах, которым необходимо следовать в рабочем процессе.

2. Определите желаемый результат проекта

Перед разработкой рабочего процесса важно определить желаемый результат по завершении проекта. Рассмотрим подход обратного проектирования, когда вы решаете желаемый результат, а затем планируете процесс в обратном порядке. Желаемый результат вашего проекта может быть комбинацией того, что хочет клиент, и какие ресурсы бизнес может предоставить для достижения результатов.

3. Перечислите, какие действия и шаги являются частью процесса

Проведите мозговой штурм, какие действия и задачи необходимы для достижения желаемого результата вашего проекта, и напишите список этих действий и задач. При создании списка включайте в него любые задачи, которые приходят вам на ум, как второстепенные, так и крупные задачи, и по возможности разбивайте более крупные задачи на более мелкие. Задачи могут включать:

• Общение с клиентами и другими заинтересованными сторонами

• Соберите необходимые ресурсы

• Процессы, ориентированные на действия

• Результаты тестирования

4. Соберите ресурсы, необходимые для рабочего процесса

Когда у вас есть список действий и задач, вы можете собирать ресурсы, необходимые для выполнения действий рабочего процесса. Ресурсы могут включать команду вашего проекта, исходные материалы, применимые инструменты и файлы, связанные с проектом. Подумайте о том, чтобы написать отдельный список для всех отсутствующих ресурсов, которые необходимы команде для определенных этапов рабочего процесса.

5. Создайте схему рабочего процесса проекта

Диаграмма рабочего процесса проекта — это метод визуализации порядка выполнения действий и задач в рабочем процессе. Это может быть похоже на блок-схему с фигурами, представляющими задачи, подзадачи и действия, и линиями, нарисованными для представления связей между шагами. При составлении диаграммы вы можете добавить к исходному списку дополнительные задачи, которые кажутся необходимыми для успешного выполнения каждого действия.

6. Получите поддержку предлагаемого рабочего процесса

При создании нового рабочего процесса важно получить одобрение различных групп в бизнесе, включая администраторов, заинтересованных лиц, клиентов и членов проектной группы. Участие вашей проектной команды очень важно, так как именно они реализуют рабочий процесс на практике. Рассмотрите возможность подписания рабочих процессов соответствующими людьми, если это требуется для вашего бизнеса.

7. Назначьте роли и задачи членам команды проекта

После того, как вы соберете свою проектную команду, вы можете начать назначать задачи и действия различным членам команды или группам. Для разовых проектов вы можете назначать задачи конкретным лицам. Для рабочих процессов, созданных для повторения, вы можете назначать действия или задачи группам людей в соответствии с их профессией. Например, если есть процесс, связанный с покупкой, вы можете назначить эту задачу финансовой группе или отделу.

8. Проверьте свой рабочий процесс

После создания первого экземпляра вашего рабочего процесса рассмотрите возможность его тестирования. Вы можете сделать это с помощью пробного прогона каждого действия, включая подтверждение того, кто обрабатывает каждую задачу и как сообщить о завершении, чтобы можно было начать следующий шаг. Тестирование может выявить пробелы, существующие в процессе, которые запускают новые процессы, и вы можете пересмотреть действия или задачи перед реализацией. При тестировании подумайте о том, чтобы представить свой рабочий процесс заинтересованным сторонам для получения отзывов.

9. Запустите рабочий процесс

После тестирования вашего рабочего процесса вы можете реализовать процесс. Когда ваш рабочий процесс является новым, вы можете продолжать вносить обновления в режиме реального времени, узнавая, какие шаги выполняются успешно, а какие требуют редактирования. Рассмотрите возможность продолжения сбора отзывов после развертывания вашего рабочего процесса для заинтересованных сторон и проектной группы по мере их работы и выполнения задач.

10. Проанализируйте свой рабочий процесс

Продолжайте анализировать и оценивать свой рабочий процесс во время и после его завершения. Вы можете установить время каждый год для просмотра каждого действия в процессе и внесения необходимых обновлений. Это может помочь вам продолжать оптимизировать рабочий процесс для повышения производительности.

Советы по наблюдению за рабочими процессами проекта

Вот несколько советов, которые следует учитывать при контроле рабочих процессов проекта:

Установите инструмент или программное обеспечение для управления проектами

Существует множество доступных инструментов и программного обеспечения для управления проектами, которые предоставляют приложения для управления каждой частью процесса управления проектами, включая наблюдение за рабочими процессами. В зависимости от потребностей вашего бизнеса одно программное обеспечение может лучше соответствовать вашему бизнесу, чем другое. Стоимость управления проектами и инструментов также может различаться.

Создание шаблонов рабочего процесса для отслеживания

Вы можете создавать шаблоны рабочих процессов для отслеживания хода выполнения проектов. Например, вы можете создавать электронные таблицы или диаграммы Ганта, которые отслеживают ход выполнения проекта и могут оценивать время его завершения. Проектные группы могут добавлять свой прогресс и даты, когда задачи завершаются, или руководитель проекта может взять на себя эту ответственность, в зависимости от того, какой рабочий процесс лучше подходит для вашего бизнеса.

Регулярно общайтесь с вашей проектной командой

Регулярная коммуникация или проверка прогресса помогает держать всех в команде в курсе состояния проекта. Частота общения может варьироваться в зависимости от проектов и того, что лучше всего подходит для членов команды. Существует множество способов общения, в том числе:

• Запланированные встречи

• Эл. адрес

• Инструменты или программное обеспечение для управления проектами

• Приложения для общения

• Отчеты

Проверяйте и обновляйте рабочие процессы проекта по мере необходимости

При наблюдении за рабочими процессами проекта важно регулярно проверять процессы в рабочем процессе. Это может помочь найти пробелы в рабочих процессах, добавить процессы для новых сценариев, возникающих в ходе текущих рабочих процессов, и изменить процессы, чтобы сделать их более эффективными. Проверка может проводиться после обратной связи с командой, в рабочем процессе возникают паузы или когда клиенты предоставляют обратную связь.

Делайте описания рабочих процессов простыми

При наблюдении за рабочими процессами вы хотите, чтобы шаги процесса были четкими и понятными членам проектной группы. Это может включать логические объяснения каждого шага процесса и уточнение обязанностей и ожиданий с самого начала процесса. Если шаги слишком многословны или сложны, сотрудники могут интерпретировать их по-разному и замедлить производственный процесс.

При необходимости вносите коррективы в рабочий процесс в режиме реального времени.

Могут возникнуть ситуации, когда в новом разработанном рабочем процессе есть этапы, которые требуют немедленной корректировки для продолжения производительности. Когда это произойдет, вы можете применить необходимые правки и изменения к рабочему процессу. Например, если возникает ситуация, которая ранее не учитывалась, вы можете добавить новый процесс обработки определенного шага в рабочий процесс.