Как создавать и печатать этикетки из Excel

17 марта 2022 г.

Изготовление и печать этикеток могут помочь вам улучшить процессы упаковки и рассылки продуктов. Вместо создания этикеток вручную вы можете использовать такие программы, как Microsoft Excel и Word. Понимание того, как печатать этикетки из Excel, может повысить производительность и освободить время для выполнения других действий. В этой статье мы обсудим, как создавать и печатать этикетки из Excel, чтобы помочь вам сделать свои собственные.

Как создавать ярлыки в Excel

Вот список шагов, которые помогут вам упорядочить данные для создания меток в Excel:

1. Создайте столбцы для информации, которую хотите упорядочить

На пустом листе Excel первое, что вы можете сделать, это создать столбцы для всех данных, которые вы хотите упорядочить. Если вы создаете этикетки для доставки, у вас, вероятно, будет информация об именах и адресах получателей. Начните создавать свои столбцы в A1.

Вы можете пометить свой первый столбец как «Название», чтобы вы могли обращаться к получателю как к доктору, мистеру, миссис, мисс или другому подходящему титулу. Затем пометьте последующие столбцы заголовками, такими как «Имя и фамилия», «Адресная строка 1», «Адресная строка 2», «Город», «Штат» и «Почтовый индекс». Вы можете добавлять или удалять столбцы в зависимости от того, какую информацию вы хотите включить. Создав все заголовки в строке 1, вы можете выделить эту строку и выделить ее жирным шрифтом, чтобы отличить заголовки от других данных.

2. Введите информацию в соответствующие столбцы

После того, как вы создадите все свои столбцы, вы можете начать вводить свою информацию. Убедитесь, что вы вводите каждую часть информации в правильный столбец. Может быть полезно, чтобы кто-то проверял вашу работу, когда вы вводите данные, чтобы убедиться, что вся информация находится там, где она должна быть.

3. Сохраните рабочий лист на свой компьютер.

Как только вы закончите вводить всю информацию, вы можете сохранить рабочий лист на свой компьютер. Дайте файлу соответствующее имя, чтобы вы могли легко найти его позже и поместить в соответствующую папку. Вы можете вносить любые изменения или дополнения по мере необходимости, но убедитесь, что вы делаете это до того, как начнете процесс слияния в следующем разделе. Кроме того, убедитесь, что нет пустых строк или столбцов и что все данные, которые вы хотите напечатать, относятся к первому листу вашей книги.

Как печатать этикетки из Excel

Вы можете использовать Excel для организации своих данных, но Word — это программное обеспечение, которое поможет вам распечатать этикетки. Вот список шагов о том, как печатать этикетки с помощью Word, используя данные из Excel:

1. Откройте пустой документ Word и начните слияние.

Первым шагом к печати этикеток в Word является открытие пустого документа. Перейдите на вкладку «Рассылки» на ленте Word. Эта вкладка находится между вкладками «Ссылки» и «Обзор». Под вкладкой «Рассылки» найдите кнопку «Начать слияние» и нажмите «Ярлыки».

2. Выберите тип этикетки, который вы хотите использовать

После выполнения первого шага появится всплывающее окно. Вы можете перейти в раздел «Информация о этикетках» и выбрать, у какого поставщика этикеток вы покупали этикетки. Затем вы можете выбрать конкретный номер продукта, чтобы обеспечить точный размер. Если вы не можете найти точную марку или номер продукта, вы можете нажать «Новая этикетка», чтобы ввести размеры для пользовательской этикетки. После того, как вы выберете тип ярлыка, который вы хотите использовать, вы можете нажать «ОК», чтобы закрыть всплывающее окно. Это действие приводит к появлению множества рядов меток в документе Word.

3. Импортируйте информацию для ваших этикеток

Вы можете начать импортировать информацию для своих ярлыков, нажав «Выбрать получателей» на вкладке «Рассылки». Выберите «Использовать существующий список» и найдите документ Excel, созданный в предыдущем разделе. Выберите «Открыть». В диалоговом окне подтвердите, что первая строка всех ваших данных содержит заголовки столбцов, установив соответствующий флажок. Нажмите «ОК». Это приводит к тому, что все ячейки, кроме первой, заполняются текстом «Следующая запись». Первая ячейка остается пустой.

4. Убедитесь, что данные отображаются правильно

Нажмите «Редактировать список получателей» под вкладкой «Рассылки». Просмотрите заголовки, чтобы убедиться, что они верны. Вы также можете просмотреть данные под заголовками, чтобы убедиться, что они находятся в соответствующих ячейках.

5. Создайте контур своей первой этикетки

Вы можете создать свою первую метку, щелкнув в любом месте левой верхней ячейки. Выберите «Вставить поле слияния» на вкладке «Рассылки». Нажмите «Имя и фамилия». Нажмите клавиши «Shift» и «Enter» на клавиатуре одновременно, чтобы перейти на следующую строку. Нажмите «Адресная строка 1» под раскрывающимся меню «Вставить поле слияния». Повторите эти действия, чтобы создать каждую строку вашей этикетки.

6. Настройте стиль вашей этикетки

При необходимости вы можете изменить стиль своей этикетки. Нажмите на вкладку «Главная», чтобы просмотреть параметры цвета, размера и других элементов шрифта. Выделите весь текст в первой ячейке и выберите любые изменения, которые вы хотите внести.

7. Поместите все свои данные на оставшиеся этикетки.

Вернитесь на вкладку «Рассылки» и нажмите кнопку с надписью «Обновить ярлыки». Это приводит к тому, что все ячейки заполняются информацией, которую вы ввели в первую ячейку на пятом шаге. Вы можете просмотреть ячейки с вашими реальными данными, выбрав «Предварительный просмотр результатов». Вы можете использовать синие стрелки страниц для перехода к другим страницам помимо первой страницы.

8. Сохраните файл на свой компьютер.

Если все выглядит правильно, вы можете сохранить эту версию файла на свой компьютер. Нажмите «Файл» в верхнем левом углу экрана. Выберите «Сохранить» и нажмите «Обзор», чтобы найти, где вы хотите сохранить файл. Как только вы назовете файл, вы можете нажать кнопку «Сохранить».

9. Подготовьтесь к печати этикеток

Сохранив документ Word, вы можете вернуться в него и снова открыть вкладку «Рассылки». Нажмите кнопку «Готово и объединить» и выберите «Печать документов». Выберите «Все» и нажмите «ОК». Это приводит к отображению всплывающего окна. Здесь вы можете выбрать все параметры печати. Прежде чем нажать кнопку «ОК», чтобы начать печать, удалите всю обычную бумагу из принтера. Вставьте один лист печатных этикеток, чтобы обеспечить плавный процесс печати. Вы можете вставить больше, когда принтер предложит вам сделать это.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.