Как создать заказ на покупку в Word (и почему это важно)

17 марта 2022 г.

Многие предприятия полагаются на заказы на покупку для записи сведений о своих транзакциях. Создание этих документов с единообразной структурой имеет важное значение для организации документов компании. Понимание того, как создать заказ на покупку в Word, может помочь вам повысить эффективность на рабочем месте и упростить транзакции. В этой статье мы обсудим, как создать заказ на покупку в Word, и объясним, почему важно создать шаблон для этих документов.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на поставку — это документ, который показывает все подробности об услуге или продукте, который покупатель планирует купить. Продавец подготавливает этот документ, включая такие сведения, как тип продукта или услуги, модель, количество, название и цена. Поставщики обычно выдают заказы на поставку предприятиям, которые покупают большое количество расходных материалов или сырья.

Бизнес, который продает обычным потребителям, может также выдавать заказы на покупку своим клиентам, поскольку эти документы представляют собой предложения о продаже. Важно отметить, что хотя в заказах на покупку подробно описывается предложение компании, они не являются счетами-фактурами. Компания выставляет счета-фактуры, которые являются официальными запросами на оплату, после того, как покупатель принимает условия заказа на покупку.

Почему важно создать шаблон для ваших заказов на покупку?

Важно создать шаблон для ваших заказов на покупку, потому что он устанавливает единообразие. Когда покупатель принимает условия заказа на поставку, этот документ становится юридически обязывающим контрактом. Чтобы свести к минимуму путаницу и повысить прозрачность, предприятия могут установить определенный формат для всех своих заказов на покупку. Предприятия могут использовать этот шаблон для создания всех будущих документов и оптимизации каждой транзакции.

Как создать заказ на покупку в Word

Вот список шагов по созданию заказа на покупку в Word:

1. Откройте новый документ Word и выберите шаблон

Вы можете открыть Microsoft Word, щелкнув программу на рабочем столе. Перейдите к «Новый документ» и введите «Заказ на покупку» в строке поиска. Эта задача предлагает Word отображать различные шаблоны, и вы можете выбрать любой из них. Выбрав понравившийся шаблон, дважды щелкните значок, чтобы открыть его.

2. Выберите размер страницы, который вы предпочитаете

Следующим шагом является выбор размера страницы, который вы предпочитаете. Шаблоны Microsoft Word поставляются с предустановленным размером, но вы можете изменить его по своему усмотрению. Перейдите к значку «Макет» и выберите нужный размер страницы. Большинство предприятий выбирают вариант «Полный размер» при создании заказов на покупку. Вы также можете настроить поля, перейдя к значку «Поля». Стандартом для создания размеров полей является ввод 0,25 для нижнего, верхнего, левого и правого, поэтому вы можете реализовать эту опцию, если вы не решили, какой размер использовать.

3. Сделайте линии сетки видимыми

Заказы на покупку имеют линии сетки для определения различных строк и столбцов. Эти линии сетки могут быть видны автоматически, но часто это не так. Вы можете просмотреть их, нажав на вкладку «Дизайн» на верхней ленте. Затем вы можете перейти к кнопке «Границы» и выбрать поле с надписью «Просмотр линий сетки».

4. Вставьте логотип и слоган вашей компании

Этот шаг может помочь вам создать окончательный заказ на покупку, уникальный для организации. Клиенты могут использовать эти сведения, чтобы определить, что заказ на покупку исходит от конкретного бизнеса. Начните с поиска поля с надписью «Ваш логотип здесь», так как в большинстве шаблонов заказов на покупку есть это поле. После того, как вы нажмете на поле, вы можете перейти к «Вставить» и выбрать «Изображение». Найдите сохраненный логотип на своем компьютере и нажмите «Вставить». Это действие заменяет поле с логотипом выбранным вами изображением.

Вы можете переместить изображение в любое место внутри ячейки. Вы также можете использовать инструменты преобразования Word, чтобы уменьшить или увеличить изображение, если его размер неверен. В большинстве шаблонов Word для заказов на покупку также есть место, которое можно заполнить слоганом компании. Если у компании нет слогана или вы хотите опустить эту информацию, вы можете полностью удалить слова, выделив текст и нажав клавишу «Удалить» на клавиатуре.

5. Измените заголовок формы

Некоторые шаблоны Word для заказов на покупку могут иметь небольшие вариации заголовка, например «Заказ на работу». Если вы хотите изменить название вашего заказа на покупку, нажмите на текст заголовка и введите новый заголовок. Если добавление другого заголовка влияет на размещение текста, вы можете настроить размер текста с помощью панели инструментов шрифта.

6. Вставьте информацию о компании

В шаблонах заказов на покупку вы чаще всего можете найти раздел с информацией о компании под заголовком. Эта информация может включать название компании, владельца, номер телефона, адрес и основное контактное лицо. Если у компании нет слогана, некоторые люди переносят информацию о компании в раздел слогана, чтобы создать более целостный вид. Какую бы ячейку вы ни решили использовать, вы можете настроить выравнивание текста, просмотрев параметры в области «Свойства таблицы» после того, как вы щелкните правой кнопкой мыши ячейку.

7. Закрепите разделы для данных и номера заказа на поставку.

Каждый заказ на покупку, который распространяет компания, имеет разные дату и номер заказа на покупку. Вы можете подготовить шаблон документа, доработав места для даты и номера заказа на поставку. Убедитесь, что вы оставили место для вашей команды, чтобы заполнить соответствующую информацию в будущем. Вы можете сделать шрифты согласованными с помощью «Format Painter», который вы можете найти на вкладке «Главная».

8. Обновите разделы выставления счетов и доставки.

В некоторых шаблонах Word могут отсутствовать соответствующие разделы выставления счетов и доставки. Например, вы можете изменить разделы «Кому» и «Услуга» на «Кому выставить счет» и «Кому отправить». Вы можете оставить разделы выставления счетов и доставки на одной строке или переместить их на две отдельные строки. Удалите любой текст из соответствующих ячеек, чтобы вы могли заполнить разную информацию для нескольких клиентов.

9. Вставьте условия компании

Все заказы на покупку имеют условия, с которыми клиенты соглашаются перед отправкой платежа. Компании часто имеют разные условия, касающиеся поставок, поврежденных товаров и возвратов. Не забудьте включить все условия и размеры раздела, чтобы все соответствующие детали поместились.

10. Создайте столбцы для информации о продукте

Вы можете настроить все заголовки столбцов, чтобы включить необходимую информацию о продукте. Например, вы можете включить такие столбцы, как «Название продукта», «Описание продукта», «Количество», «Цена за единицу» и «Общая цена». При необходимости вы можете добавить или удалить столбцы, щелкнув правой кнопкой мыши существующий столбец и выбрав «Добавить столбец» или «Удалить столбец». Также может быть полезно добавить строку «Сумма заказа на покупку» внизу всех строк, чтобы клиенты могли видеть общую сумму, которую они должны были бы заплатить, если бы приняли заказ на покупку.

11. При необходимости обновите цвет, размер и стиль шрифта.

Вы можете сохранить цвет, размер и стиль шрифта, которые изначально предоставляет шаблон. Обратите внимание, что может оказаться полезным изменить некоторые из этих элементов, чтобы документ было легче читать. Например, вы можете заменить шрифты с засечками на шрифты без засечек. Вы также можете заменить светло-серый текст стандартным черным текстом.

12. Сохраните заказ на покупку для использования в будущем.

Теперь, когда вы создали форму заказа на покупку, вы можете сохранить ее для будущего использования. Перейдите к значку «Файл» в левом верхнем углу документа Word и выберите «Сохранить». Вы можете назвать файл «Форма заказа на покупку» или как угодно. Вы также можете преобразовать файл из документа Word в другой формат, который можно распечатать или отправить в цифровом виде.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.